Grâce aux démissions continues, la charge de travail de nombreux employés a atteint des niveaux insoutenables. Il existe quelques solutions courantes aux pénuries de personnel : redistribuer le travail, embaucher des remplaçants et externaliser les tâches de niveau inférieur. Mais au milieu de la pénurie persistante de talents de la Grande Démission, de nombreux managers constatent que leurs solutions habituelles ne suffisent pas. L’auteur présente trois stratégies pour les gestionnaires aux prises avec des équipes en sous-effectif.
Avec des démissions d’emploi toujours en hausse de 23 % par rapport aux niveaux d’avant la pandémie, de nombreuses organisations manquent de personnel. Lorsque seuls quelques employés démissionnent, leur charge de travail peut généralement être redistribuée entre les employés restants. En effet, les ressources abondent pour aider les gestionnaires à répartir équitablement la charge de travail et à aider les employés à gérer l’augmentation de la charge de travail. Cependant, comme des départements de 50 deviennent des départements de 35 et des équipes de 10 deviennent des équipes de sept, la redistribution de la charge de travail est une solution à long terme intenable.
Outre la redistribution du travail, il existe quelques solutions courantes aux pénuries de personnel : embaucher des remplaçants et externaliser les tâches de niveau inférieur. Mais au milieu de la pénurie persistante de talents de la Grande Démission, de nombreux managers constatent que leurs solutions habituelles ne suffisent pas. Voici trois stratégies pour les managers aux prises avec des équipes en sous-effectif.
Repensez les calendriers de projet
L’un des moyens les plus rapides de transformer les plus performants en moins performants consiste à allouer leur temps à tant de projets différents qu’ils n’ont pas le temps de réfléchir profondément. Par exemple, dans mon travail avec une compagnie d’assurance mondiale, alors que le nombre de gestionnaires de trésorerie diminuait, une gestionnaire de trésorerie historiquement très performante s’est retrouvée à consacrer 10 % de son temps à chacune des 10 grandes équipes de projet – sans avoir de temps à perdre pour elle responsabilités professionnelles individuelles. Le résultat a été des calendriers hebdomadaires remplis de réunions à double réservation, de multiples équipes frustrées et de mauvais résultats.
Il est essentiel de prioriser les projets et de différer ce que vous pouvez. Par exemple, y a-t-il vraiment besoin d’être une mise à niveau du système chaque année, ou est-ce que tous les deux ans est vraiment bien? Ce que vous ne pouvez pas différer doit être mis en œuvre de manière plus stratégique et planifié avec plus de soin, de préférence de manière séquentielle. Si le gestionnaire de trésorerie disposait de quatre semaines allouées à chaque projet, avec une semaine de relâche entre les dépassements ou les révisions de projet précédentes, chacun des 10 projets aurait pu être réalisé dans l’année, et avec deux semaines à perdre pour une prise de force bien méritée. . Bien qu’il puisse être tentant de se battre pour des ressources rares et d’exiger que vos projets soient la priorité, en tant que gestionnaire, il est plus important d’obtenir les efforts concentrés des employés plutôt que le temps d’horloge. En d’autres termes, ne vous contentez pas de saisir ce que vous pouvez obtenir, aidez les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes.
Prioriser les besoins principaux des clients
L’enseignement commercial traditionnel met l’accent sur l’importance d’avoir un portefeuille diversifié de clients et de produits pour minimiser les risques et renforcer votre entreprise. En effet, se concentrer sur quelques gros clients est potentiellement précaire. Cependant, lorsque vous êtes dans une situation où vous ne pouvez pas bien gérer l’ensemble de votre clientèle, en donner un peu à chacun peut inciter d’importants clients insatisfaits à passer à autre chose.
C’est un thème récurrent dans tous les secteurs (par exemple, les investissements, les assurances et les soins de santé) que le nombre de polices, de clients ou de patients qu’un employé est censé gérer a considérablement augmenté, doublant ou triplant parfois. Par exemple, un gestionnaire d’actifs avec qui j’ai travaillé dans une société multinationale de services financiers qui, il y a deux ans, devait appeler environ 60 clients par semaine, a maintenant une charge de 246 clients par semaine. Cela revient à moins de 10 minutes par client sans temps alloué pour autre chose, comme rencontrer de nouveaux clients ou mener des études de marché. Aucun client n’obtenait un excellent service et l’employé travaillait de longues heures et était constamment sous une pression énorme. Sans surprise, ils viennent d’accepter un nouvel emploi.
Parfois, donner la priorité aux clients implique de les licencier, mais il existe des mesures moins drastiques à essayer. Par exemple, chaque client a-t-il vraiment besoin d’un appel téléphonique personnel chaque semaine, ou certains pourraient-ils se contenter d’un appel tous les trimestres accompagné d’e-mails hebdomadaires automatisés ou de newsletters mensuelles ? Considérez également si des algorithmes ou même un simple tri/filtrage de groupe dans Excel pourraient être introduits pour déterminer quel client devrait être prioritaire sur une semaine donnée – par exemple, ceux dont les investissements connaissent actuellement la volatilité du marché. Idéalement, une solution de milieu de gamme sera efficace pour réduire la charge de travail des employés tout en conservant votre clientèle. Mais si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être donner la priorité à vos principaux clients plutôt qu’à un large portefeuille de clients.
Trouver des interventions rapides
Recherchez des interventions qui peuvent considérablement améliorer le travail quotidien des employés et être maîtrisées en moins d’une semaine. Par exemple, existe-t-il des moyens d’automatiser la saisie des données, comme la conversion de formulaires papier en formulaires électroniques que les clients saisissent eux-mêmes ? Enseigner aux employés quelques formules dans Excel ou créer des modèles de rapport pourrait-il économiser des heures de calculs manuels ? Les trois niveaux d’approbation pourraient-ils être réduits à un ou le montant en dollars nécessitant une approbation pourrait-il être augmenté? Un référentiel de documents partagé pourrait-il être utilisé pour économiser les heures de projet liées à l’intégration des commentaires des e-mails de 10 personnes ?
Alternativement, si ce sont les tâches moins fréquentes – par exemple, les rapports financiers ou opérationnels mensuels – qui sont le fléau de l’existence de vos employés, essayez de rendre les interventions d’amélioration des processus encore plus courtes (idéalement, un jour ou moins). Si vous le pouvez, faites appel à des consultants externes ou à des ressources humaines pour gérer une grande partie de la conception et du déploiement des interventions afin d’éviter de submerger davantage une main-d’œuvre déjà surchargée. Bien qu’investir dans l’amélioration des processus puisse être coûteux, c’est probablement beaucoup moins cher que de recruter, de former et de gérer une porte tournante d’employés qui sont tous frustrés par des processus défaillants.
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En raison des pénuries de personnel, la charge de travail de nombreux employés a atteint des niveaux insoutenables. Pour les lieux de travail fonctionnant avec une équipe réduite, il est maintenant temps de mettre en œuvre des interventions d’amélioration des processus, de hiérarchiser vos principaux clients et produits et d’affecter vos employés à moins de projets simultanés, pas plus.
