Quelques instants après le début d’un processus d’intégration des employés virtuels de trois jours en mars, Marcus Nelson a commencé à réfléchir aux modifications qu’il apporterait alors que plusieurs idées lui inondaient la tête.
“Je réfléchissais déjà à la façon dont je pourrais changer ce processus pour d’autres nouveaux employés”, a déclaré Nelson, responsable marketing de Xos Trucks, une startup basée à Los Angeles qui fabrique des camions électriques pour UPS et Loomis Security. « Comment pouvons-nous faire passer cette intégration de maladroite et de merde à moins fatigante et beaucoup plus facile ? »
Trois mois plus tard, Nelson, qui travaille à distance dans une banlieue à l’extérieur de Nashville, Tennessee, a présenté une intégration virtuelle remaniée pour un nouveau coordinateur marketing rejoignant son équipe.
Au lieu de trois jours, Nelson a condensé l’intégration virtuelle en une réunion à l’écran de deux heures avec des dirigeants d’entreprise et a partagé des documents sur le marketing et l’image de marque, les concurrents et comment accéder aux données clés de l’entreprise.
« C’était une montée en puissance faite spécialement pour lui. Nous l’avons rendu plus court, plus concis et très axé sur l’équipe », a déclaré Nelson. “Nous ne nous attendions pas à ce qu’il absorbe tout en un jour, mais nous lui avons montré en temps réel quel est son rôle et à qui il peut s’adresser pour obtenir de l’aide.”
En règle générale, l’intégration, également connue sous le nom d’orientation, est un processus en personne qui aide les nouveaux employés à comprendre leur poste et à apprendre les politiques de l’entreprise. Cela va de la formation et de la rencontre avec des collègues au remplissage de documents. Le calendrier d’intégration peut varier selon l’entreprise car le processus peut prendre plusieurs jours, semaines ou même mois.
Mais de nombreux cadres et experts de l’emploi pensent que l’intégration virtuelle restera post-pandémie. Pourquoi? Parce que les méthodes traditionnelles n’ont apparemment pas bien fonctionné pour les nouvelles recrues avant même que COVID-19 n’oblige beaucoup de gens à travailler à distance et en ligne, selon un sondage Gartner 2020 auprès des recruteurs.
Seuls 44 % des recruteurs déclarent que le processus d’intégration de leur organisation a efficacement intégré les nouvelles recruesdans la culture d’entreprise, selon l’enquête. Cette statistique est soutenue par les employés, car une autre enquête de Gartner menée l’année dernière a montré que seulement 32% des personnes embauchées au cours des 12 derniers mois avaient un sentiment d’appartenance à leur organisation.
“Les organisations doivent être beaucoup plus intentionnelles lorsqu’elles repensent la structure de l’intégration”, a déclaré Lauren Smith, vice-présidente de Gartner Research. “Les nouvelles recrues ne s’attendent pas à ce que tout soit parfait le premier jour, mais les managers doivent être authentiques pendant ce moment important de transition.”
Voici quelques conseils pour rendre une expérience d’intégration virtuelle plus efficace.
Bizarreries et avantages virtuels
Alors que de plus en plus de bureaux rouvrent et que de plus en plus d’Américains reçoivent des vaccins COVID-19, pour de nombreuses entreprises, la possibilité de travailler à domicile est là pour rester. Et cela signifie que les nouvelles recrues devront très probablement apprendre les bizarreries et les avantages de leurs nouveaux emplois – virtuellement.
« La plupart des entreprises explorent des modèles hybrides où certaines personnes travaillent au moins à temps partiel à domicile », déclare Andy Challenger, vice-président senior de la société d’outplacement et de coaching commercial et exécutif Challenger, Gray & Christmas. « Donc, l’intégration virtuelle va presque certainement se poursuivre. »
Une intégration réussie est essentielle pour retenir les nouveaux employés et les aider à démarrer, selon plusieurs experts. Mais former les nouveaux employés à la culture d’une entreprise, aux systèmes et aux spécificités de leur rôle particulier peut s’avérer difficile lorsque les gestionnaires et les collègues sont incapables d’interagir en personne.
C’est là que la communication devient la clé, a déclaré Jaime Moran, chef de produit chez Sana, une startup basée à Austin, au Texas, qui aide à fournir des prestations d’assurance maladie aux petites entreprises. Moran, qui a commencé chez Sana en avril et travaille à distance à Chicago, a décrit son processus d’intégration virtuelle comme « transparent », qui a eu moins de réunions et plus d’interactions avec des collègues qu’elle n’a toujours jamais rencontrés en personne.
“C’est une expérience différente car je suis très surpris de voir à quel point je me sens énergisé de faire partie de la communauté et de la culture si rapidement. Je ne m’y serais pas attendu”, a déclaré Moran qui supervise actuellement l’intégration virtuelle de ses trois nouvelles recrues. les 90 prochains jours.
Elle attribue des produits comme Loom, une plate-forme populaire auprès des travailleurs hybrides, pour envoyer des messages rapides enregistrés sur vidéo et partager l’écran au lieu d’un e-mail ou d’une conversation téléphonique pour expliquer les outils et les démonstrations utilisés avec son personnel.
L'”expérience d’intégration, en général, consiste à établir des relations avec des personnes qui seront la clé de votre succès dans l’entreprise”, a déclaré Challenger, “Et il est nettement plus difficile de le faire via Zoom”.
Fidèle à un certain degré, a déclaré Daniel Chait, PDG et co-fondateur de Greenhouse, la société de logiciels de recrutement. Il pense qu’un employé sur cinq partira dans 45 jours s’il a une mauvaise expérience d’intégration et que les organisations ont très peu de temps pour faire bonne impression.
“La question qu’ils doivent se poser est qu’est-ce que tu esfaire pour les faire rester ?”, a déclaré Chait. “Si vous ne les avez pas impressionnés par les possibilités d’opportunités de carrière et de croissance, ainsi que par le sentiment d’appartenance, ils peuvent facilement aller ailleurs comme une expérience d’intégration à la hauteur à cette promesse est essentiel.”
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Assurez-vous qu’il ne s’agit pas uniquement d’affaires
Lors de cette première réunion, donnez à un nouvel employé un aperçu de l’entreprise, car les gestionnaires devraient se réserver du temps, peut-être 10 à 15 minutes, juste pour apprendre à se connaître. “Intégrez-en spécifiquement une partie du travail parce que c’est la pièce qui se perd tellement dans un cadre virtuel”, a déclaré Challenger.
Nelson de Xos Trucksressenti en ajoutant une réunion de groupe de gestionnaires au processus d’intégration virtuel de son nouveau coordinateur marketing, cela a permis de rationaliser les présentations.
“En l’affinant, en étant délibéré et en personnalisant l’intégration (l’expérience, elle) crée un tout nouveau niveau de consolidation d’équipe, pas ce genre d’expérience en classe où vous prenez des notes et essayez de vous souvenir de tout”, a déclaré Nelson.
Quant au nouveau coordinateur marketing de Xos, John Dire, a déclaré qu’il appréciait le rythme rapide et pensait que son intégration virtuelle s’était mieux passée que prévu. Dire, 26 ans, qui commence son troisième emploi, a déclaré qu’il avait suivi une intégration qui avait pris jusqu’à deux semaines. Il a apprécié qu’avant son orientation avec Xos, il ait reçu un e-mail qui répondait à la plupart de ses questions.
“J’ai vraiment apprécié la vitesse à laquelle tout s’est passé car je n’ai pas à me demander quelle est la prochaine étape. Je peux regarder ce qui doit être fait, le faire moi-même et je sais à qui demander si j’ai des questions”, a déclaré Dire, qui est basé à LA “Honnêtement, je me sens beaucoup mieux, j’ai une meilleure idée de ce sur quoi nous travaillons.”
Le superviseur de Dire, Nelson, a déclaré qu’il prévoyait de continuer à peaufiner son “expérience” d’intégration dans l’espoir que d’autres départements de Xos Trucks adoptent un plan similaire.
“J’adorerais leur dire comment nous avons fait”, a déclaré Nelson. “J’aimerais évangéliser cela dans toute l’entreprise.”
Embarquez tôt, envoyez le matériel avant le premier jour
Les organisations devraient envisager de donner leur équipement aux nouvelles recrues bien avant qu’elles ne commencent à travailler afin qu’elles soient prêtes à partir, explique Matt Martin, PDG de Clockwise, le fabricant d’un assistant de calendrier intelligent qui aide les employés à planifier leur temps.
De plus, si possible, les organisations devraient offrir aux nouvelles recrues des opportunités de pré-embarquement avant qu’elles ne commencent officiellement leur travail, selon les experts. Chait, PDG de Greenhouse, mentionne dans son livre avec le co-fondateur et président de Greenhouse Jon Stross, “Talent Makers: How the Best Organizations Win Through Structured and Inclusive Hiring”, ils encouragent fortement une intégration précoce avant cette date de début.
« Que peut-on faire avant le premier jour et pas après ? Il se peut que deux semaines avant ce jour-là, le service informatique ait besoin de contacter la personne avec un e-mail de bienvenue, expliquant à quel type de systèmes elle sera liée et lui demandant certaines informations, afin que les systèmes soient opérationnels dès le premier jour », ont écrit les dirigeants. “Ensuite, une semaine avant le jour de début, le responsable du recrutement peut écrire pour exprimer à nouveau son enthousiasme à l’idée que la personne rejoigne l’équipe.”
Chait et Stross ont également écrit que l’objectif n’est pas « de charger le nouvel employé de tâches ou de tout sentiment de pression », mais de renforcer le fait que l’embauche est valorisée.
Gretchen Alarcon, vice-présidente et directrice générale de l’unité commerciale de prestation de services RH chez ServiceNow, a déclaré qu’elle était en mesure d’accomplir plusieurs tâches avec une intégration précoce dans son rôle actuel après avoir quitté Oracle l’année dernière.
“Ce contenu de préembarquement où je pouvais voir le processus que je traversais m’a fait me sentir plus en confiance pour mon nouveau travail”, a déclaré Alarcon.
