Les travailleurs éloignés qui ont quitté la ville semblent penser que l’employeur devrait payer leur transport, leur hôtel et leurs repas lorsqu’ils reviennent travailler en ville. En plus d’être une dépense supplémentaire pour une petite entreprise, cela semble également injuste pour les employés locaux, puisque nous ne couvrons pas leurs frais de déplacement lorsqu’ils viennent au bureau. Des pensées à ce sujet?
Karla : Alors que la poussière retombe après la Grande Démission / la Grande Réinstallation / le Grand Peu importe-nous-l’appelons-maintenant, le travail à distance a permis à plus de travailleurs que jamais de quitter leurs bureaux – et dans certains cas, loin d’eux. Certains recherchent un logement plus abordable et plus spacieux, ou se rapprochent de leur famille ou vivent dans un quartier qui convient à leur bien-être général.
Mais les employés qui modifient brusquement et unilatéralement les termes de leurs conditions de travail, sous prétexte qu’il est plus facile de demander pardon que permission, doivent comprendre qu’ils risquent toujours d’entendre « non ». Avec un marché du travail favorable aux travailleurs et des employeurs cherchant désespérément à retenir les talents, de nombreux travailleurs ont décidé qu’ils étaient prêts à prendre ce risque.
Cet exode motivé par les employés a obligé de nombreux employeurs à repenser leur modèle d’entreprise et la façon dont ils gèrent leurs effectifs dispersés. Certains, dont Meta/Facebook, Novartis, Dropbox et Slack, adoptent un modèle de « travail à distance » pour la plupart ou tous les employés. D’autres, dont Apple, Amazon, Microsoft et Tesla, choisissent de limiter ou d’interdire le travail à distance. Entre ces extrêmes se trouvent des employeurs comme vous, à la recherche d’une solution hybride légale, rentable et équitable pour les travailleurs de l’extérieur et locaux.
Premièrement, il y a la question de ce qui est légal. Comme vous le notez, les frais de déplacement réguliers entre le domicile et le travail ne sont généralement pas couverts par les employeurs, et ce temps de trajet n’est généralement pas considéré comme du temps de travail. Mais lorsque le domicile d’un travailleur devient son lieu de travail principal, cela peut changer la façon dont la loi considère les déplacements entre ce lieu de travail principal et d’autres sites appartenant à l’employeur.
La loi fédérale n’oblige pas les employeurs à rembourser les employés pour toute dépense à moins qu’elle ne réduise leur salaire en dessous du salaire minimum. Mais la Californie et d’autres états exigent le remboursement de certaines dépenses liées au travail, y compris les déplacements. Vous devez donc commencer par déterminer si vous êtes légalement tenu de couvrir les frais de transport des employés jusqu’à votre bureau ou si vous avez la possibilité de refuser de le faire.
Ensuite, il y a la question du coût. La prise en charge des frais de déplacement serait une dépense supplémentaire. Permettre aux domiciles des travailleurs distants de devenir leur lieu de travail principal, en particulier s’ils ont déménagé dans un autre État ou pays, peut également signifier une exposition fiscale supplémentaire et d’autres nouvelles dépenses. Mais refuser d’autoriser ces changements peut également vous coûter cher si ces travailleurs démissionnent et que vous devez les remplacer.
Si vous décidez que payer pour un voyage est le meilleur investissement, vous pouvez contrôler ces coûts grâce à une politique de dépenses claire et cohérente ; limiter la fréquence des visites de bureau requises; et la révision de votre structure de rémunération pour tenir compte du coût de la vie variable dans différentes zones géographiques, y compris les réductions de salaire ou le nivellement des futures augmentations et primes pour les travailleurs des zones à moindre coût. Vous pourrez peut-être même atténuer le coup financier si les nouvelles dépenses que vous payez sont déductibles d’impôt. Dans tous les cas, vous devriez parler à des experts en fiscalité, en droit et en avantages sociaux pour déterminer les options les plus rentables.
Enfin, il y a la question de ce qui est juste. Comme vous le dites, il n’est pas tout à fait normal que les employés qui ont pris la décision unilatérale de quitter la zone de navettage doivent voyager, dormir et manger aux frais de l’entreprise alors que les employés locaux assument eux-mêmes ces coûts. Et ne vous leurrez pas que les employés locaux ne remarqueront pas ou ne se soucieront pas de cette disparité.
Mais comme pour tout choix de style de vie personnel qui peut entraîner des frictions sur le lieu de travail – les travailleurs avec enfants contre ceux qui n’en ont pas, les lève-tôt contre les noctambules – il existe des moyens d’équilibrer les assiettes. Si vous ne le faites pas déjà, vous pouvez offrir aux employés locaux des avantages en matière de transport en commun et de stationnement ; offrir des repas de groupe au bureau; et, bien sûr, permettre aux travailleurs locaux le même type de flexibilité et d’autonomie sur leurs heures de travail dont bénéficient leurs collègues de l’extérieur. Et vous devez concevoir une politique décrivant la manière dont votre entreprise traitera les demandes de travail à distance et de relocalisation à l’avenir.
Il n’y a pas de solution garantie pour rendre tout le monde heureux, mais si vous êtes délibéré, cohérent et transparent dans votre réponse à ces changements, votre entreprise peut en sortir plus forte.
Requête du lecteur : Votre employeur exige-t-il que ses employés habitent à une distance de navettage d’un bureau? Faites-le moi savoir à [email protected].
