PEPPOL et la facturation électronique expliqués: ce que cela signifie pour votre entreprise

Dans le budget fédéral de cette année, le gouvernement a engagé 15,3 millions de dollars supplémentaires pour le déploiement de la facturation électronique. Il s’agit d’une priorité essentielle pour le gouvernement dans la poursuite de la numérisation de l’économie et de récolter les avantages de productivité de paiements plus rapides.

Qu’est-ce que PEPPOL?

De nombreux propriétaires de petites et moyennes entreprises peuvent se demander ce qu’est la facturation électronique et ce qu’elle signifie pour eux. La première chose à noter est que la facturation électronique ne consiste pas à envoyer une facture PDF par e-mail. La facturation électronique (facturation électronique) est l’échange de factures de système à système via une norme commune appelée PEPPOL (Pan European Public Procurement Online), que l’Australie et la Nouvelle-Zélande ont adoptée en 2019.

Vous vous demandez peut-être pourquoi l’Australie et la Nouvelle-Zélande ont adopté une norme européenne? La raison simple est qu’il s’agit d’une norme très largement utilisée et bien établie, actuellement utilisée dans 34 pays à travers le monde. De nombreux pays de la région Asie-Pacifique, dont Singapour, le Japon et la Malaisie, ont également mis en œuvre le PEPPOL ou sont en train de le faire. Un cadre de passation de marchés international commun facilite le commerce transfrontalier pour les entreprises australiennes.

Pourquoi e-facture?

L’ATO affirme que la facturation électronique pourrait rapporter 28 milliards de dollars à l’économie au cours des 10 prochaines années. Tout simplement, c’est parce que la méthode actuelle d’envoi et de réception de factures est incroyablement inefficace. La plupart des factures étant générées et traitées manuellement, une erreur humaine de chaque côté peut retarder considérablement les paiements. Naturellement, cela a un effet d’entraînement sur l’économie dans son ensemble, mettant un frein à la croissance.

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Avec la facturation électronique, les données sont échangées dans un format structuré, ce qui les rend plus précises et complètes. De plus, comme il arrive directement au système financier, il y a moins de points de contact humains et un taux plus élevé de traitement direct peut être obtenu.

Qui adopte la facturation électronique?

Le point de départ du déploiement national de PEPPOL est les transactions entre entreprises. En septembre de l’année dernière, le gouvernement a annoncé un mandat selon lequel toutes les agences du Commonwealth feraient la facturation électronique d’ici le 1er juillet 2022, 80% le faisant avant le 1er juillet 2021.

Pour encourager ses fournisseurs à commencer la facturation électronique, le gouvernement s’est engagé à payer les factures électroniques correctement rendues jusqu’à concurrence de 1 million de dollars dans un délai de cinq jours ouvrables ou à payer des intérêts sur celles-ci. La transition étant bien engagée au niveau fédéral, il est probable que les gouvernements des États suivront bientôt.

Au fur et à mesure que la facturation électronique gagne du terrain dans l’économie, vous constaterez peut-être que, que vous fournissiez au gouvernement ou non, vos clients commerciaux vous demandent de les facturer par voie électronique. L’avantage pour vous est que vous serez payé plus rapidement, en particulier si vous facturez une grande organisation; l’avantage pour votre client professionnel est que son coût de traitement des factures sera considérablement réduit.

Comment faire une facture électronique?

Cela peut dépendre du logiciel de comptabilité que vous utilisez pour savoir si la facturation électronique est une évidence pour votre entreprise ou nécessite plus de travail de votre part. Pour pouvoir effectuer une facturation électronique, les systèmes de votre entreprise doivent être intégrés à un point d’accès PEPPOL pour l’envoi et la réception de factures. En effet, les données sont échangées sur le réseau du point d’accès du vendeur au point d’accès de l’acheteur. Par conséquent, peu importe si les partenaires commerciaux utilisent des systèmes financiers différents, à condition qu’ils soient tous deux connectés aux points d’accès appropriés pour l’échange de données.

Dans de nombreux cas, le logiciel de comptabilité que les entreprises utilisent déjà intégrera la facturation électronique sans frais d’abonnement supplémentaires. Mais ce n’est pas toujours le cas, il vaut donc la peine de vérifier auprès de votre fournisseur de logiciels. Certains peuvent, par exemple, proposer uniquement la facturation électronique sur leurs dernières versions et nécessiter une mise à niveau pour accéder à cette fonctionnalité.

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Si vous ne souhaitez pas mettre à niveau ou modifier votre logiciel, vous disposez de plusieurs options pour vous préparer à PEPPOL. Ceux-ci comprennent les éléments suivants:

  • Ajouter une application tierce qui comprend un point d’accès PEPPOL,
  • Engagez un fournisseur de services de point d’accès PEPPOL pour intégrer votre logiciel existant,
  • Utilisez un portail en ligne proposé par un fournisseur de services pour envoyer des factures électroniques.

Choses à considérer:

Cela vaut la peine d’examiner comment la facturation électronique fonctionnera dans votre entreprise et comment elle affectera les processus et les pratiques de l’entreprise aujourd’hui et à l’avenir.

Par exemple, en tant que petite et moyenne entreprise, votre principal moteur peut être payé plus rapidement et réduire la correspondance liée aux factures avec vos clients, vous pouvez donc vous concentrer sur l’émission de factures électroniques. Cependant, si vous recevez également un volume de factures, vous devrez peut-être réfléchir à la manière d’optimiser les flux de travail de traitement des factures pour maximiser les avantages de PEPPOL.

Naturellement, toutes les entreprises ne commenceront pas la facturation électronique en même temps. Par conséquent, même si vous envoyez et recevez des factures électroniques, vous êtes susceptible de continuer à recevoir de nombreuses factures non PEPPOL de la part de vos fournisseurs. Comment allez-vous gérer un processus d’approbation manuelle des factures pour ces factures, parallèlement à un flux de travail automatisé pour les factures électroniques?

Une option pourrait être d’obtenir le point d’accès PEPPOL de votre destinataire de factures via une solution d’automatisation des comptes fournisseurs. Cela signifie que vous pouvez appliquer la même rigueur à toutes vos factures, en réduisant les délais et les coûts de paiement et en garantissant l’exactitude des dépenses de l’entreprise.

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