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La dernière chose à laquelle tout propriétaire de petite entreprise veut faire face, ce sont les problèmes informatiques. Mais malheureusement, ils sont inévitables. Presque toutes les entreprises exploitent aujourd’hui un site Web ou une vitrine de commerce électronique, et les entreprises à la croissance la plus rapide dépendent de logiciels de comptabilité complexes ou de plates-formes de gestion des ressources. Lorsque les choses tournent mal, il n’y a parfois personne d’autre vers qui se tourner que vous : le propriétaire de l’entreprise, l’employé et l’équipe informatique ne font qu’un.
1. Embaucher des professionnels
Ce n’est évidemment pas idéal. Votre temps et votre énergie précieux doivent être consacrés à la croissance de l’entreprise et à l’acquisition de plus de clients, et non à l’esclavage des problèmes logiciels. Heureusement, il existe des moyens de surmonter cela. Voici trois étapes que les propriétaires de petites entreprises peuvent suivre pour améliorer les opérations informatiques et les empêcher de siphonner leur temps, leur argent et leur santé mentale.
Voici une évidence : vous ne pouvez pas tout faire vous-même, même si vous le voulez. En ce qui concerne l’informatique, envisagez de constituer une petite équipe possédant une connaissance pratique des logiciels et systèmes essentiels à la mission de votre entreprise. Supposons que les opérations reposent sur un logiciel ERM spécifique. Vous aurez besoin de quelqu’un qui connaît son code interne et ses particularités. Si votre entreprise utilise une application, familiarisez-vous avec son langage de programmation. S’il s’agit d’une plate-forme de commerce électronique, assurez-vous que PHP, Python ou Java figure sur votre offre d’emploi.
Idéalement, vous voudrez nommer un ou deux professionnels à temps partiel ou à distance qui maîtrisent des logiciels ou des systèmes spécifiques mais ne connaissent pas le reste, et ce n’est pas un problème ! L’idée est de sécuriser d’abord les actifs informatiques servant de colonne vertébrale à vos opérations. Ensuite, vous pouvez vous appuyer sur cette base en offrant une formation à votre petite équipe ou en embauchant des développeurs ou des spécialistes indépendants lorsque les problèmes deviennent trop importants pour votre équipe principale.
2) Donnez à votre équipe une surveillance basique mais puissante
Ironiquement, la complexité technologique nécessite une solution technologique telle que la surveillance en temps réel. En effet, une bonne solution de surveillance, lorsqu’elle est correctement installée et configurée, offre une visibilité approfondie sur la santé de l’ensemble de votre réseau d’entreprise et de votre pile technologique. À l’aide des journaux et des données du réseau, les problèmes peuvent être rapidement identifiés et les problèmes émergents rapidement prédits et traités avant qu’ils ne dégénèrent.
Certains propriétaires d’entreprise pourraient penser que les logiciels de surveillance sont coûteux et réservés aux grandes entreprises, mais ce n’est pas nécessairement vrai. Les principaux fournisseurs de solutions logicielles ont souvent des solutions informatiques personnalisées pour les petites entreprises, qui incluent la surveillance du réseau ainsi que des éléments tels que la gestion informatique et les outils de sécurité. Ils établissent un équilibre entre valeur et coût et sont essentiels pour vous offrir une visibilité et un contrôle sur votre pile technologique d’entreprise de plus en plus complexe et entrelacée.
Que pouvez-vous faire avec cette visibilité supplémentaire ? D’une part, votre équipe informatique peut identifier les domaines où l’utilisation approche des points de rupture, mettre en œuvre des prévisions pour déterminer la demande future et se procurer des ressources ou des capacités supplémentaires selon les besoins. Celles-ci rationalisent et éliminent les conjectures des processus d’approvisionnement informatique.
De plus, une surveillance puissante s’avérera essentielle pour améliorer la qualité de votre service client. Vous serez en mesure de détecter les problèmes dans vos plates-formes ou applications destinées aux clients avant qu’ils ne se multiplient et ne frustrent les clients. Donner à vos employés de support l’accès à des plateformes de surveillance leur permet d’identifier rapidement la racine du problème d’un client et de le résoudre rapidement, augmentant ainsi la satisfaction client.
3) Formaliser et documenter les bonnes pratiques
Enfin, votre équipe informatique doit commencer le processus de documentation des processus courants et répétitifs tels que l’intégration des appareils et la création de comptes utilisateur. Et n’oubliez pas non plus les ressources critiques telles que les référentiels de code et les meilleures pratiques pour les applications et les logiciels dépendants de l’entreprise. Disposer de la documentation de ces processus informatiques vitaux organisée et maintenue de manière cohérente est essentiel pour augmenter rapidement l’efficacité et la productivité des futures embauches informatiques et garantir que tous les employés suivent le même processus.
Pour aider à maîtriser la complexité informatique croissante, prenez le temps de documenter les processus commerciaux reposant sur la technologie. Par exemple, vous devez effectuer les opérations suivantes :
- Créer des modules de formation d’intégration pour tous les logiciels, applications et plates-formes essentiels que votre entreprise utilise
- Créez des FAQ sur votre site Web pour répondre aux questions les plus techniques de vos employés ou clients
- Créez des guides sur la façon de vous inscrire et de vous connecter à services tiers. Par exemple, cela peut inclure des sites Web de perfectionnement comme Coursera ou Udemy
Rendre le matériel d’auto-assistance ci-dessus facilement accessible à quiconque en a besoin minimise le nombre de « distractions » non liées à la technologie pour vos équipes informatiques. Cela leur permet de mieux concentrer toute leur attention, leur énergie et leurs ressources sur la stabilité et l’absence de problèmes de vos systèmes d’entreprise et de votre réseau.
Les propriétaires d’entreprise n’ont pas à mettre en œuvre les suggestions ci-dessus d’un seul coup ou même en peu de temps. Bien sûr, mettre en œuvre des éléments tels que la surveillance plus tôt serait plus avantageux pour votre entreprise, mais ce n’est pas très nécessaire. Comme pour tout, réfléchissez à ce dont vos opérations ont le plus besoin en ce moment, faites des plans et exécutez-les, comme vous le faites chaque jour pour réussir.
Lire la suite: Ne remplacez pas tout de suite votre parc informatique
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