Que vous l’appeliez toujours Ressources humaines ou que vous ayez changé de nom comme People and Culture, Talent Management ou People Operations, la fonction commerciale qui gère l’intégration des nouveaux employés, les départs de ceux qui partent et l’expérience employé entre les deux dépendent de centaines de processus.
Bien que l’équipe des RH se concentre fortement sur la réussite de chacun, il s’agit d’une fonction souvent surchargée qui dépend fortement du traitement manuel pour que les choses se passent bien. Comme un canard glissant doucement sur l’eau, HR est souvent une ruche d’activités cachées sous la surface.
Cela peut être la mise à jour d’un système de paie avec les coordonnées bancaires correctes, le traitement des demandes de congé, l’envoi de lettres d’offre ou de commisération pendant le processus d’embauche, ou la combinaison de données provenant de différents endroits pour le reporting. Il existe une myriade de possibilités d’automatisation.
Avantages de l’automatisation
Bien que le « H » dans les RH signifie humain, il s’agit d’une fonction commerciale responsable de nombreux processus critiques. Et ces processus peuvent prendre tellement de temps qu’ils empêchent les professionnels des RH de travailler directement avec les gens.
L’automatisation intelligente, à l’aide d’outils logiciels intelligents tels que l’automatisation des processus robotiques (RPA), transfère les tâches répétitives et souvent fastidieuses à des logiciels automatisés, permettant aux membres de l’équipe RH de se concentrer sur des activités à plus haute valeur ajoutée qui ont un impact direct sur les personnes avec lesquelles ils travaillent.
Lorsqu’un processus est automatisé, il peut s’exécuter à tout moment ou même en continu. Et, parce qu’il suit un ensemble de règles et ne se fatigue jamais, il est moins sujet aux erreurs. Cela libère l’équipe RH du travail répétitif et banal, lui permettant de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur et de gérer les exceptions à l’activité normale. Au lieu de s’enfoncer dans la paperasse administrative, ils peuvent se rapprocher des équipes qu’ils accompagnent et les aider à améliorer leurs performances, booster l’expérience collaborateur et favoriser une culture dynamique.
Voici trois façons clés de commencer votre parcours d’automatisation :
1. Utilisez l’automatisation intelligente pour intégrer les nouveaux membres de l’équipe
Il n’est pas rare que le processus d’embauche commence par des dizaines, voire des centaines de candidatures. Chacun de ces éléments doit être examiné pour démarrer le processus de présélection et réduire la liste à une taille gérable.
Au lieu d’examiner manuellement chaque lettre ou curriculum vitae, il est possible d’automatiser le processus. Cela peut commencer par simplement extraire les pièces jointes des e-mails d’application entrants et les enregistrer dans un emplacement central. Ensuite, un autre processus automatisé peut analyser le contenu et rechercher des mots-clés et des phrases correspondant aux exigences du poste. Les applications qui sont un « succès » peuvent être déplacées vers une liste restreinte.
Une fois qu’un candidat a été sélectionné, une lettre d’offre peut être générée automatiquement. Cela peut inclure des informations sur le candidat retenu afin qu’il puisse fournir des coordonnées bancaires pour le salaire, des informations sur la pension de retraite et d’autres données dont vous avez besoin. Et une fois reçues, ces données peuvent être automatiquement envoyées aux bons systèmes, ce qui réduit encore le traitement manuel. De même, les lettres peuvent être automatisées à ceux qui ont raté le rôle, ce qui accélère considérablement le processus, fait gagner du temps et rend le travail de l’équipe RH plus agréable.
2. Utiliser l’automatisation pour réduire la charge administrative
Les équipes RH peuvent être chargées de veiller à ce que le suivi des dépenses, les indemnités de déplacement et autres éléments ad hoc soient correctement collectés, rassemblés et gérés. Souvent, ces informations doivent être collectées à partir de systèmes disparates et distribuées à divers autres endroits. Des approbations de la direction peuvent être requises, des entrées dans les systèmes de paie et des rapports pour l’équipe financière gérant les budgets.
Comme les processus de ces tâches administratives sont bien compris et répétitifs, ils sont de bons candidats pour une automatisation intelligente. Par exemple, lorsqu’une demande de remboursement de frais de déplacement est reçue, elle peut être automatiquement transmise au supérieur hiérarchique de l’expéditeur pour examen et approbation. Une fois approuvé, il peut être envoyé aux finances afin que la dépense soit comptabilisée par rapport au budget correct et à la paie afin que le remboursement puisse être effectué lors du prochain cycle de paie. Tout processus répétitif et basé sur des règles comme celui-ci est un excellent candidat pour l’automatisation.
3. Tirez parti de l’automatisation pour simplifier la création de rapports
Les lois du travail exigent que les organisations rémunèrent les travailleurs équitablement, que la sécurité au travail soit bien gérée et que les avantages, tels que les congés et les pensions de retraite, soient gérés conformément à la loi. Cependant, les données relatives à ces exigences et à d’autres sont souvent conservées dans des systèmes différents.
Il est possible d’automatiser la collecte et la compilation de ces données et même de produire les rapports. Comme le processus est basé sur des règles, vous savez que les rapports seront produits de manière fiable et distribués à temps en cas de besoin.
Le meilleur endroit pour commencer est d’identifier un processus répétitif qui est bien compris, car il sera plus facile à automatiser. Recherchez ensuite un partenaire qui peut vous aider avec l’automatisation. Cela pourrait vous conduire à une solution logicielle que vous exécutez sur vos serveurs ou ordinateurs ou à une offre «as-a-service» basée sur le cloud.
Une fois que vous avez compris le fonctionnement de l’automatisation, vous pouvez examiner d’autres processus pouvant être automatisés. Mais la clé est qu’elles sont basées sur des règles et répétitives.
Lire la suite: Let’s Talk -Automation : Être ou ne pas être pour votre entreprise.
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