Un expert en carrière révèle l’erreur de réunion en ligne que nous devons arrêter

La nouvelle culture du travail à domicile a poussé les réunions de la salle de réunion au salon, mais les changements ont conduit les gens à commettre des erreurs de réunion virtuelle.

La fondatrice d’Inventium et psychologue organisationnelle, le Dr Amantha Imber, a déclaré qu’une chose qui fait trébucher les gens est de ne pas avoir un objectif clair pour les réunions en ligne, ce qui peut laisser les employés se sentir déconnectés et désengagés.

« Ne fixez pas de réunion à moins d’avoir un PAO qui représente l’objectif, l’ordre du jour et le résultat », a-t-elle déclaré.

“Trop souvent, nous nous retrouvons dans des réunions où nous n’avons aucune idée de l’objet de la réunion, aucune idée de ce à quoi nous essayons d’arriver et aucune idée de notre rôle [in the meeting]. ”

Au lieu de cela, le Dr Imber recommande à l’organisateur d’être proactif dans la planification avant la réunion pour s’assurer que tout le monde peut se joindre avec un « objectif vraiment clair ».

“Dans le calendrier d’invitation, l’organisateur peut spécifier le but de la réunion, l’ordre du jour, le plan d’attaque et les résultats que nous essayons d’obtenir en nous réunissant”, a-t-elle déclaré.

Alors que les réunions en ligne peuvent rassembler de grands groupes de personnes, le Dr Imber déconseille d’inviter plus de personnes que nécessaire.

“Si vous voulez la contribution de tout le monde lors d’une réunion d’une demi-heure, n’invitez pas 10 personnes car tout le monde n’aura pas vraiment voix au chapitre dans le laps de temps”, a-t-elle déclaré.

« Je trouve que plus la réunion est grande, plus les gens ont de chances de se désengager et, dans un sens, de faire perdre du temps à tout le monde. »

Le Dr Imber conseille aux gens d’être réalistes avec ce qu’ils attendent des participants en termes d’interactions et d’engagement pour éviter la « fatigue en ligne ».

“S’il s’agit d’une grande réunion, l’utilisation de la boîte de discussion est un excellent moyen de s’assurer que tout le monde est entendu … ou d’envoyer un document Google afin que tout le monde fournisse une mise à jour de son statut”, a-t-elle ajouté.

Lors des réunions en ligne, il est également important de définir des règles de base et des attentes communes en termes d’« étiquette virtuelle ».

“Décidez d’avoir ou non votre vidéo car cela peut être déconcertant lors de l’organisation d’une réunion et la moitié des personnes ont leurs vidéos désactivées et vous ne savez pas s’ils sont engagés”, a déclaré le Dr Imber.

“Assurez-vous de désactiver les notifications sur tous vos autres appareils, car il n’y a rien de pire que de se présenter lors d’une réunion et de voir les gens recevoir un e-mail pendant que vous parlez”, a déclaré le Dr Imber.

Alors que les lieux de travail continuent de passer à un « hybride » de travail à domicile et au bureau, le Dr Imber recommande également d’investir dans une configuration technologique de bonne qualité.

“Il y a tellement de réunions où vous regardez le nez de quelqu’un ou la moitié de sa tête est hors écran”, a-t-elle déclaré.

« En trouvant une caméra Web et un microphone de qualité décente et en positionnant la caméra au niveau des yeux, l’expérience que les gens auront lorsqu’ils vous rencontreront sera bien meilleure. »

Cet article a été créé en parrainage avec SEEK