6 Importance d’inclure les conditions de paiement dans les factures pour les petites entreprises

Source : paysimple.com

L’objectif de presque toutes les personnes en affaires est de fournir un excellent travail et d’être payé à l’échéance sans aucun retard. Parce qu’après tout, pourquoi quelqu’un voudrait-il être en affaires si ce n’est pour générer des revenus ? Et comment ces revenus peuvent-ils être générés si les clients ne paient pas quand ils le devraient et comment doivent-ils le faire ?

C’est en raison de la nécessité d’éliminer toute forme de confusion lors des processus de paiement que les propriétaires d’entreprise sont invités à intégrer les conditions de paiement dans leurs factures. Il s’agit de s’assurer que le client comprend les conditions entourant le paiement du service rendu, comment l’entreprise a l’intention d’être payée et quand le paiement est dû.

Différentes entreprises incluent différents types de conditions de paiement dans leurs relations commerciales et cela n’est pas propre à une seule entreprise. Les critères inclus dans les conditions de paiement dépendent uniquement des propriétaires d’entreprise ou de l’équipe.

Que sont les conditions de paiement ?

Source : essentialaccountingsupport.com

Les conditions de paiement sont un accord ou des critères inclus dans un contrat de paiement qui indiquent le choix de paiement préféré d’une entreprise ainsi que les dates d’échéance de paiement. Les conditions de paiement sont généralement incluses dans la facture et contiennent des informations détaillées sur la façon dont l’entreprise s’attend à être payée, quand l’entreprise s’attend à un paiement et quand sera considéré comme un paiement en retard ou en retard, ce qui pourrait parfois entraîner des frais supplémentaires.

Il est important d’indiquer clairement les conditions de paiement dans le document de facturation pour s’assurer que le client et l’entreprise sont sur la même longueur d’onde. Les conditions de paiement peuvent être ajoutées de manière transparente dans la facture à l’aide d’un modèle de facture en ligne gratuit. Cela aide également le client à comprendre comment fonctionnent les critères de paiement préférés de l’entreprise et, éventuellement, la meilleure façon de travailler avec eux pour éviter de faire défaut sans le savoir de quelque manière que ce soit.

La plupart du temps, certains clients ignorent complètement de répondre aux notifications de facturation et effectuent des retards de paiement à la place, ce qui pourrait totalement perturber les opérations commerciales de l’entreprise et pourrait même entraîner plus de stress et un fonctionnement désorganisé de l’entreprise. En effet, si les revenus ne surviennent pas comme prévu et quand ils sont attendus, cela peut avoir un impact considérable sur la manière dont l’entreprise fonctionne et entraîner davantage de dépenses ou une superposition de dépenses.

Lire aussi  Le dernier album d'Alvvays 'Blue Rev' est sorti aujourd'hui

Un rapport de Shopify a indiqué qu’environ 82% des petites entreprises ferment leur entreprise en raison d’une mauvaise gestion des flux de trésorerie, parmi lesquelles le mauvais paiement des clients joue un rôle énorme. Avec des statistiques aussi stupéfiantes, il n’est pas étonnant que la plupart des petites entreprises luttent pour survivre et se développer aussi bien qu’elles le devraient.

Importance d’inclure les conditions de paiement dans la facture

Être payé à temps est l’une des choses les plus importantes pour chaque propriétaire de petite entreprise et la meilleure façon d’y parvenir est d’incorporer des conditions de paiement. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les conditions de paiement doivent être incluses dans une facture, parmi les plus importantes, citons

Il aide le propriétaire de l’entreprise à être payé à temps

Bien que tous les clients n’aient pas besoin de conditions strictes pour les amener à payer les services à temps. Mais il y a d’autres clients qui pourraient ne pas être aussi enclins à payer à temps et l’incorporation de conditions de paiement aide à donner cet élan supplémentaire pour effectuer des paiements anticipés comme le souhaite le propriétaire de l’entreprise.

C’est dans le but d’être payé à temps que certains propriétaires d’entreprise incluent des frais de retard. Les frais de retard de paiement se sont avérés efficaces pour promouvoir les paiements anticipés pour les propriétaires d’entreprise, car personne n’aime engager des frais supplémentaires sur leurs factures.

Il aide le propriétaire de l’entreprise à planifier ses revenus et ses impôts

Recevoir les paiements à temps des clients est également très important pour qu’un propriétaire d’entreprise puisse mieux s’organiser, planifier le réapprovisionnement si nécessaire et régler les dettes également en temps opportun. Si le propriétaire de l’entreprise est payé à temps, les fournitures peuvent être livrées à temps et l’entreprise peut fonctionner plus facilement avec moins de stress.

Mais s’il y a des retards de paiement simultanés, l’entreprise peut évoluer à un rythme encore plus lent qu’elle ne le devrait. Si les projections de revenus sont correctement calculées et que les clients paient dans les délais impartis, cela aide également le propriétaire de l’entreprise à planifier et à calculer efficacement les impôts dus, y compris les paiements de salaire et d’autres facteurs nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Des conditions de paiement claires garantissent que le client et le propriétaire de l’entreprise sont sur la même longueur d’onde

Indiquer clairement les conditions de paiement sur la facture permet de s’assurer que le propriétaire de l’entreprise et le client sont sur la même longueur d’onde. Cela permet également d’éviter les litiges inutiles car les conditions de paiement préférées sont clairement indiquées sur la facture pour que les deux parties les comprennent et les suivent.

Lire aussi  Le scénario original du tournage du réalisateur de Railway Children Lionel Jeffries en vente

Ce qui devrait être inclus dans les conditions de paiement

Source: legalzoom.com

Les conditions de paiement incluent des détails importants pour s’assurer que les conditions sont respectées et éviter toute forme de désaccord. Certains de ces détails importants comprennent

1. Date de facturation

La date de facturation est une mesure importante à inclure lors de la rédaction des conditions de paiement dans la facture envoyée aux clients. La date joue un rôle très important dans la facture, et pas seulement pour spécifier la date sur la facture, mais elle sert également d’indicateur de la date à laquelle la facture a été envoyée et peut être utilisée pour déterminer quand le paiement sera en retard . La date aide également l’entreprise à savoir combien de temps la facture a été envoyée et quand commencer, y compris les frais de retard de paiement.

2. Numéro de facture

Le numéro de facture aide à la fois le propriétaire de l’entreprise et le client à organiser ou à trier les factures dans l’ordre chronologique. En plus d’être important pour trier les factures envoyées, le numéro de facture aide à identifier les factures plutôt que de les rechercher au hasard.

Les numéros de facture sont conçus pour être uniques à chaque facture selon un modèle convenu par l’entreprise, par conséquent, deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro. Dans le cas où une facture particulière est nécessaire pour clarifier un malentendu ou vérifier plus de détails, le numéro de facture aide le propriétaire de l’entreprise et le client à identifier facilement la facture.

3. Le montant total de la prestation

Le montant total dû pour le client est essentiel à indiquer dans les conditions de paiement. Il s’agit également de faciliter les choses pour le client en organisant et en identifiant clairement le montant total à payer pour la prestation. Un aperçu détaillé des services offerts et du prix est suivi d’un total de tout ce qui devrait être payé.

4. La date de paiement prévue et le délai de paiement sont attendus

Les conditions de paiement doivent également indiquer clairement la date à laquelle le client est censé payer et si, pour une raison quelconque, le client manque la date de paiement prévue, le délai de grâce autorisé. Ces détails sont importants à inclure clairement dans les conditions de paiement, car parfois les clients ne sont pas au courant de ces conditions, ils peuvent faire défaut sans le savoir, créant des problèmes involontaires.

Lire aussi  Bell : Brian Jean dans la maison, bouclez votre ceinture Premier Blue Truck

En dehors de cela, certains clients utilisent ces informations importantes dans leur planification et leur budgétisation afin que l’entreprise soit payée pour son service et que les deux parties soient satisfaites.

5. Arrhes ou acomptes exigés

Cela ne s’applique pas toujours à toutes les entreprises, mais certains propriétaires d’entreprise autorisent des montants spécifiques ou des dépôts en pourcentage ou des paiements anticipés. Lorsqu’une facture est envoyée, certaines entreprises ont tendance à être prévenantes et à inclure des indemnités flexibles telles que le client peut effectuer un dépôt en pourcentage ou payer en plusieurs versements selon certains montants préférés.

Cependant, cela ne s’applique pas à toutes les entreprises car d’autres préfèrent être payées en totalité et non en plusieurs versements.

6. Modes de paiement préférés

L’inclusion d’un mode de paiement préféré devrait être l’une des informations les plus importantes à inclure dans les conditions de paiement. Certains commerçants commettent l’erreur de n’inclure qu’un seul moyen de paiement ce qui n’est pas conseillé car en cas d’erreur dans la transaction, le client n’aurait pas d’autre moyen de paiement à tester. C’est aussi généralement plus pratique lorsque plusieurs options de paiement sont incluses dans la facture.

Conditions de paiement courantes que les propriétaires de petites entreprises doivent connaître

Source : businessnewsdaily.com

Communiquer clairement est important, mais en termes de paiement, il y a certains termes essentiels à comprendre afin qu’ils puissent être utilisés en conséquence.

S/N Délai de paiement Sens
1. AIP Payer à l’avance
2. Adjuc Payer avec la commande
3. LA MORUE Paiement à la livraison
4. CIA Paiement d’avance
5. CND Cash le lendemain
6. MOE Le paiement est dû à la fin du mois
sept. SCS Espèces avant expédition
8. Net 7, 10, 15, 30, 60 ou 90 Le paiement est dû 7, 10, 15, 30, 60 ou 90 jours après la date de facturation.
9. 21 IMF Le paiement doit être effectué le 21 du mois suivant. MFI signifie un mois suivant la facture.
dix. Dès réception Le paiement doit être effectué dès que le client reçoit la facture

Conclusion

Les conditions de paiement aident les propriétaires d’entreprise à être payés à temps pour leurs services et indiquent également s’il y a des frais de retard de paiement facturés par l’entreprise. Il est également très important pour un propriétaire d’entreprise de recevoir les paiements des clients à temps, afin qu’il puisse mieux s’organiser, planifier le réapprovisionnement si nécessaire et régler les dettes en souffrance.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Recent News

Editor's Pick