Il existe de nombreuses opinions différentes quant à la durée de conservation de vos talons de paie. Certains disent qu’il suffit de s’y accrocher pendant un an ; d’autres recommandent de les conserver pendant sept ans, et d’autres vous conseillent de les conserver indéfiniment. Alors, quelle est la bonne réponse ?
En général, il est recommandé de conserver vos talons de paie pendant au moins un an. Après cela, vous pouvez vous en débarrasser en toute sécurité. Il est important de les déchiqueter soigneusement pour s’assurer que personne ne puisse mettre la main sur vos anciens bulletins de paie et obtenir des renseignements personnels que vous ne voulez pas rendre accessibles au public.
Comment conserver les talons de paie – Meilleures pratiques
Gardez-les en sécurité
Vos talons de paie sont des documents importants qui contiennent des informations confidentielles. Il est important de les conserver dans un endroit sûr où personne d’autre ne peut y accéder. Vous devez également protéger votre ordinateur et vos fichiers électroniques avec des mots de passe et un logiciel de cryptage.
Conservez une copie pour vos dossiers
Conserver une copie de vos talons de chèque de paie pour vos dossiers est toujours une bonne idée. Cela vous aidera à vous assurer que les informations sur les talons sont correctes et que vous avez une preuve de vos revenus si nécessaire.
Assurez-vous qu’ils sont exacts
Il est important d’examiner attentivement vos talons de chèque de paie pour vous assurer que les informations sont exactes. Cela comprend la vérification de l’exactitude de vos heures travaillées, de votre taux horaire et des éventuelles déductions effectuées. Si vous remarquez des erreurs, vous devez contacter immédiatement votre employeur pour les faire corriger.
Ne les publiez pas en ligne
Vous ne voudrez peut-être pas publier vos talons de paie en ligne pour plusieurs raisons. D’une part, cela pourrait donner trop d’informations personnelles sur votre situation financière. Cela pourrait également entraîner un vol d’identité ou une fraude si vos talons de chèque de paie étaient compromis. De plus, de nombreux employeurs désapprouvent les employés qui publient leurs talons de paie en ligne, ce qui pourrait être considéré comme un abus de confiance.
Révisez-les régulièrement
Assurez-vous que les informations sur vos talons de paie sont exactes et à jour. La première raison, et la plus évidente, est de s’assurer que vous recevez le montant exact. Vous devriez également examiner vos talons de chèque de paie pour vous assurer que toutes les déductions et cotisations effectuées en votre nom sont exactes. Si vous ne révisez pas régulièrement vos fiches de paie, vous ne remarquerez peut-être pas si des erreurs doivent être corrigées.
Une autre raison de revoir vos talons de paie est de vous protéger contre le vol de salaire. Le vol de salaire peut se produire lorsqu’un employeur ne verse pas le montant exact aux travailleurs ou lorsqu’il effectue des retenues illégales sur les chèques de paie des employés.
Pourquoi avez-vous besoin de conserver les talons de paie ?
Preuve d’emploi
L’une des raisons les plus importantes pour conserver vos talons de chèque de paie est une preuve d’emploi. Si jamais vous êtes licencié ou licencié, vous devrez fournir des documents pour recevoir des allocations de chômage ou prouver que vous étiez employé. Les fiches de paie sont souvent utilisées comme preuve d’emploi. L’utilisation la plus courante des talons de chèque de paie comme preuve d’emploi est lorsqu’une personne postule pour un nouvel emploi. De nombreux employeurs demanderont à voir un talon de paie récent dans le cadre du processus de candidature. En effet, les employeurs veulent s’assurer que l’employé potentiel travaille et reçoit un salaire régulier.
Documents fiscaux
Vos fiches de paie servent également de documents fiscaux importants. Les informations sur vos fiches de paie calculent le montant que vous devez en impôts chaque année. Il est important de conserver ces documents pendant au moins sept ans, car ils peuvent être nécessaires si l’IRS vous audite.
Demandes d’hypothèque et de prêt
Lorsque vous faites une demande de prêt hypothécaire ou de prêt, le prêteur vous demandera souvent de fournir une preuve de vos revenus. Vos fiches de paie peuvent être utilisées pour vérifier votre emploi et vos revenus, ce qui est nécessaire pour obtenir l’approbation du prêt. Ce document est important car il montre combien d’argent vous gagnez et à quelle fréquence vous êtes payé. Les prêteurs utilisent ces informations pour déterminer combien d’argent ils sont prêts à vous prêter et à quel taux d’intérêt.
Si vous êtes travailleur autonome ou si vous avez des revenus irréguliers, vous pourriez avoir de la difficulté à fournir des talons de paie aux prêteurs. Dans ce cas, vous devrez peut-être fournir d’autres documents tels que des relevés bancaires ou des déclarations de revenus.
Budgétisation
Vos fiches de paie peuvent également être utiles lorsqu’il s’agit de budgétiser votre argent. En regardant vos fiches de paie, vous pouvez voir exactement combien d’argent vous rapportez chaque mois et ajuster vos dépenses en conséquence. Cela peut vous aider à rester sur la bonne voie avec vos objectifs financiers.
Planification de la retraite
L’une des plus grandes préoccupations des gens en matière de planification de la retraite est de s’assurer qu’ils ont suffisamment d’argent épargné. Cependant, d’autres façons de se préparer à la retraite sont souvent négligées. L’un de ces moyens consiste à utiliser les talons de paie pour estimer le montant que vous pouvez vous attendre à recevoir à la retraite.
Les bulletins de paie fournissent un historique détaillé de vos revenus au fil des ans, qui peuvent être utilisés pour vous aider dans votre plan de retraite. L’estimation de vos revenus futurs en fonction des talons de paie passés vous donne une idée générale du montant que vous devrez épargner. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour créer un budget et un plan de retraite plus précis.
Comment supprimer les talons de paiement en toute sécurité ?
Si vous êtes sur le point de vous débarrasser de vos talons de chèque de paie, vous devez vous assurer d’en disposer correctement. N’importe qui pourrait obtenir vos données financières si elles ne sont pas correctement éliminées. Le moyen le plus efficace de se débarrasser du talon de paie ou de tout autre document financier crucial est de le détruire. Si vous n’avez pas de déchiqueteuse électronique, vous pouvez vous renseigner sur les services qui détruisent vos documents. De nombreuses communautés offrent également des activités de déchiquetage sans frais.
Conclusion
Cet article fournit un guide sur la durée de conservation de vos talons de paie et les meilleures pratiques pour garder vos talons de paie en toute sécurité. Gardez ce guide à l’esprit pour rester conforme aux lois fiscales et protéger vos informations personnelles.
