Un grand système de santé de 27 hôpitaux comme Advocate Aurora Health recherche toujours l’efficacité opérationnelle – avec la sécurité des patients au premier plan. Les systèmes de santé essaient toujours de s’améliorer, peu importe où se trouve la ligne de base.
LE PROBLÈME
Dans un grand système de santé, il est essentiel d’intégrer la technologie verticalement et horizontalement au sein de l’organisation – et cette intégration doit être efficace avec le dossier de santé électronique, a déclaré Kersten Weber Tatarelis, PharmD, vice-président, opérations pharmaceutiques, chez Advocate Aurora Health.
“Après avoir pris des décisions plutôt agressives sur l’unification de nos dossiers de santé électroniques, nous avons évalué comment nous voulions automatiser et intégrer”, se souvient-elle. “Nous savions que nous pouvions gagner en efficacité opérationnelle en prenant des décisions plus larges et plus audacieuses avec nos plateformes de gestion des médicaments.
“En plus de gagner en efficacité dans les flux de travail opérationnels de la pharmacie et des soins infirmiers, nous étions très intéressés par l’optimisation de la gestion des stocks”, a-t-elle poursuivi. “Advocate Aurora dispose d’un centre de distribution central avec 27 hôpitaux primaires. Nous voulions travailler de manière universelle plutôt qu’en parallèle, et voir dans nos installations pour réduire davantage les frais généraux et réduire les coûts.”
Enfin, un problème avec lequel le système de santé a toujours lutté était la gestion et l’analyse des données, comme l’ont fait de nombreuses organisations de sa taille. L’alignement sur une plate-forme lui permettrait d’extraire les mêmes informations et de les analyser plus en profondeur pour améliorer l’efficacité opérationnelle et optimiser la sécurité des patients, a-t-elle ajouté.
PROPOSITION
Récemment, Advocate Aurora Health a déployé Pyxis Logistics du fournisseur de technologie BD dans les 27 hôpitaux Advocate Aurora, permettant à l’organisation de fonctionner à partir d’un processus de distribution central dans un modèle en étoile avec efficacité et de générer certaines de ces économies de coûts de gestion des stocks, Weber Tatarelis a expliqué.
“Et nous pouvons maximiser l’optimisation de notre gestion des stocks à l’aide de BD HealthSight Inventory Optimization Analytics, activer l’extraction de données et utiliser le Big Data pour l’optimisation au niveau PAR”, a-t-elle déclaré.
RELEVER LE DÉFI
L’avocat Aurora Health a mis en place BD Pyxis Logistics pour aider à relever ses défis de gestion des stocks. Cela a permis à l’organisation de déployer BD HealthSight Inventory Optimization Analytics pour s’assurer qu’elle a plus de contrôle des stocks à partir d’une fonction centrale par rapport aux workflows précédents.
L’équipe de la chaîne d’approvisionnement de la pharmacie en assure principalement la gestion. Avec ce centre de distribution central, le système de santé a maximisé l’ensemble du flux de travail et a désormais une ligne de mire vers le big data.
“Pour conduire le changement de manière significative, il faut une équipe d’analyse dédiée pour extraire les données et les traduire dans un format digeste pour l’utilisateur final.”
Kersten Weber Tatarelis, PharmD, avocat Aurora Health
“Tout le monde utilise la technologie – de nos directeurs d’hôpitaux, qui sont bien équipés pour gérer et utiliser le logiciel au niveau du site, à nos techniciens et gestionnaires, qui sont bien formés”, a noté Weber Tatarelis. “Il était crucial que tous les dirigeants opérationnels soient très engagés pour que cela réussisse.
“Grâce à cette technologie, nous avons réduit la redondance dans les achats”, a-t-elle poursuivi. “En passant à la centralisation des achats, nous avons éliminé le besoin d’un technicien sur chaque site hospitalier. Avec une vue directe sur les niveaux PAR au sein de notre pharmacie centrale et de nos 27 sites différents, nous pouvons mieux suivre le mouvement des médicaments en temps quasi réel pour prendre des décisions sur les achats appropriés.”
De plus, parce que le système de santé dispose d’un centre de distribution central, il peut être en étoile et gérer le mouvement des médicaments à travers le système de manière assez transparente en minimisant les niveaux de PAR, ce qui oriente les coûts, a-t-elle ajouté.
“Il est important de souligner que cela n’a pas réduit le besoin d’un technicien pour livrer, vérifier et stocker les produits”, a-t-elle déclaré. “Cela reste une fonction manuelle sur chaque site. Mais l’évaluation, les achats, la gestion et le contrôle des stocks au niveau PAR peuvent être effectués à distance et virtuellement.”
RÉSULTATS
Advocate Aurora Health fixe des cibles et des objectifs chaque année. Avec l’optimisation des stocks de BD HealthSight en place cette année, le système de santé a un objectif de réduction des stocks fixé à environ 500 000 $. À mi-chemin du deuxième trimestre, l’organisation est déjà à 50 % pour atteindre l’objectif annuel.
“Nous pouvons extraire ces données et les suivre mois par mois, site par site”, a déclaré Weber Tatarelis. “Les sites peuvent voir comment ils gèrent leur inventaire localement, et l’équipe centrale peut suivre la gestion des stocks dans l’ensemble du système de santé. Nous suivons également les pourcentages de rupture de stock pour atteindre le niveau le plus bas possible dans l’ensemble du système.
“Nous extrayons de nombreuses données que nous disséquons ensuite pour les évaluer du point de vue de l’efficacité de la sécurité et des résultats, y compris l’administration des médicaments urgents et les tableaux de bord de conformité”, a-t-elle poursuivi. “Nous évaluons également le temps à perdre – la variation entre les tirages de BD Pyxis ES MedStation et la documentation du gaspillage de produit au sein de nos ADC.”
Ces données et cette évaluation aident à éclairer les divergences et la documentation entre le dossier de santé électronique et les MedStations BD Pyxis ES, a-t-elle ajouté.
CONSEILS POUR LES AUTRES
Il est essentiel de disposer d’une équipe dédiée à l’automatisation et à l’informatique au sein du système de santé pour vous assurer que vous délimitez, lancez et soutenez ces technologies dans les efforts de mise en service, a conseillé Weber Tatarelis.
“Nous avons une équipe fantastique et les déploiements de la première à la 27e installation se sont déroulés sans heurts”, a-t-elle déclaré. “Parce que nous avions cette équipe dédiée pour résoudre les problèmes, elle a également fourni une formation et une éducation initiales à notre personnel de première ligne.
“En outre, la conduite du changement de manière significative nécessite une équipe d’analyse dédiée pour extraire les données et les traduire dans un format digeste pour l’utilisateur final”, a-t-elle conclu.
Twitter: @SiwickiHealthIT
Envoyez un courriel à l’auteur : [email protected]
Healthcare IT News est une publication HIMSS Media.
