Où la technologie peut aider avec l’épuisement des autorisations préalables

Ce n’est un secret pour personne que l’épuisement professionnel est un combat dans l’industrie de la santé, et le processus d’autorisation préalable complexe et chronophage y contribue. En fait, le Surgeon General des États-Unis a abordé cette question dans un avis cet été visant à réduire l’épuisement professionnel des cliniciens, recommandant des gains d’efficacité dans les tâches d’autorisation préalable.

La technologie peut activer l’autorisation préalable électronique, un outil de gestion de l’utilisation conçu pour automatiser les processus et fournir des réponses et des approbations plus rapides. Ce type de technologie peut se développer comme une nécessité, avec 84 % des médecins signalent une augmentation de la demande de services et de médicaments nécessitant une autorisation préalable.

Le Dr David Sand est médecin-chef de la société de santé de la population ZeOmega. Nous l’avons interviewé pour parler du rôle de la technologie dans la réduction du fardeau administratif pour les payeurs et les fournisseurs. Ici, il partage les défis d’autorisation préalable qu’il a observés dans son expérience et explique comment l’autorisation préalable électronique peut aider à atténuer ces problèmes.

Q. Quels sont les problèmes d’autorisation préalable pour les organisations de prestataires de soins de santé que vous avez observés au fil des ans ?

UN. La première question qu’un prestataire pose généralement lorsqu’il envisage un test ou un service pour son patient est : “Cela nécessite-t-il une autorisation préalable ?” Les fournisseurs sont à juste titre inquiets car le fait de ne pas obtenir une autorisation préalable requise entraîne généralement un refus de paiement.

Bien que similaire, chaque payeur a une liste différente de procédures, de services et de DME qui nécessitent une autorisation préalable et savoir si la liste dont dispose le bureau est la plus récente est un défi. Le problème suivant consiste à suivre les différents processus, portails de paiement, numéros de fax, mots de passe et tous les autres détails non cliniques requis pour soumettre une demande.

Peu importe la taille du panel de patients dans un cabinet ou le nombre de fois que la couverture d’assurance d’un patient change, le cabinet doit maintenir un inventaire précis et à jour des exigences et des détails de chaque payeur.

Des statistiques circulent sur la quantité de ressources de bureau qui doivent être consacrées au processus d’autorisation préalable. En règle générale, une pratique davantage axée sur la procédure, comme la chirurgie ou la GI, aura un membre du personnel à temps plein affecté au processus. Naturellement, il s’agit d’un fardeau important pour l’entreprise de gestion d’une pratique.

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La nécessité de justifier la nécessité médicale d’une demande d’autorisation préalable pose un double défi. Premièrement, après avoir suivi une formation en médecine et en résidence, la plupart des fournisseurs estiment qu’ils possèdent les connaissances et l’expertise cliniques appropriées pour savoir ce qui est le mieux pour le patient assis devant eux.

Deuxièmement, même si l’information clinique se trouve dans le DSE, elle doit souvent être extraite et envoyée avec la demande. À de nombreuses reprises, les informations envoyées sont insuffisantes, et les allers-retours entre le bureau et le payeur nécessitent beaucoup de temps et de ressources, car des demandes supplémentaires et des documents supplémentaires sont échangés jusqu’à ce que l’autorisation préalable soit délivrée.

Q. Comment le processus complexe d’autorisation préalable contribue-t-il à l’épuisement professionnel dans le secteur de la santé ?

UN. Les prestataires forment et consacrent leur vie aux soins de santé pour aider leurs patients, pas pour s’occuper des tâches administratives et commerciales qui leur sont imposées. Bien que les prestataires plus jeunes puissent commencer à exercer avec une meilleure idée des tâches non cliniques auxquelles ils doivent s’acquitter, ils peuvent tout de même sous-estimer le fardeau.

Les fournisseurs qui ont commencé leur pratique avant l’émergence des soins gérés, des cheminements cliniques, de la gestion de l’utilisation et des lignes directrices sur le rétablissement optimal, et « l’imposition » des meilleures pratiques et des exigences fondées sur des données probantes, ont naturellement le sentiment que leurs efforts acharnés pour acquérir une expertise clinique sont deviné par des personnes qui n’ont jamais vraiment soigné un patient, jamais pris un appel téléphonique au milieu de la nuit ou interrompu le temps passé en famille pour courir aux urgences.

En plus de ce sentiment de dévaluation, les prestataires reconnaissent de plus en plus la différence entre la profession et les affaires de la médecine. Les deux sont très différents et il faut faire attention aux deux.

À mesure que la pression à la baisse sur le remboursement a augmenté, les frais généraux financiers supplémentaires liés à la gestion de l’entreprise ont augmenté. Les professionnels de la santé sont assez intelligents pour faire le « calcul mental » : comparer leur rémunération aux efforts requis et regarder leurs amis et anciens camarades de classe qui ont choisi différentes professions.

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Pendant des années, j’ai dit que la médecine faisait de vous une personne ennuyeuse. Les patients veulent cela chez leurs prestataires, qu’ils en soient conscients ou non. Ils veulent un médecin qui passe son temps à étudier et qui se consacre à cent pour cent à la pratique de la médecine plutôt qu’à jouer au softball, à voyager et à faire des barbecues le week-end avec les voisins.

La plupart des médecins vous diront qu’ils ont abandonné leurs passe-temps pendant un certain temps à l’école de médecine avec l’intention de les reprendre une fois qu’ils étaient en pratique – mais ils ne l’ont jamais fait.

La poursuite singulière de l’excellence médicale était une gratification suffisante ces dernières années. Le respect qui, dans le passé, était accordé aux médecins et aux infirmières, la camaraderie et les expériences partagées de ceux qui se trouvaient dans les tranchées des soins de santé, et oui, la rémunération et le style de vie, valaient historiquement le compromis. Plus maintenant.

Q. Comment la technologie permet-elle l’autorisation électronique préalable, et qu’est-ce que la technologie fait au processus ?

UN. Les termes que j’entends le plus souvent lorsque je parle avec des cadres de la santé sont : automatisation, efficacité, optimisation. L’autorisation préalable est un processus à forte intensité de main-d’œuvre et de ressources. Il est fortement réglementé dans les plans de santé parrainés par le gouvernement (par exemple, Medicare Advantage, Managed Medicaid) et ces réglementations sont transmises aux prestataires de soins de santé.

En règle générale, les fournisseurs n’apprécient aucune valeur de ces réglementations, mais se plaignent plutôt que les payeurs ne respectent pas leur part requise du marché.

Dans la mesure où l’automatisation améliore l’une des fonctions composant l’autorisation préalable, les effets sont ressentis à la fois par le fournisseur et par le payeur. Les gains d’efficacité apportés par les outils technologiques devraient améliorer, et améliorent effectivement certains aspects du processus d’autorisation préalable, tels que le délai entre la soumission de la demande et la décision et la communication de cette décision au médecin et au patient, ainsi que le niveau d’effort nécessaires pour soutenir ce délai d’exécution.

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L’autorisation préalable électronique rassemble des outils technologiques auparavant déconnectés tout en créant des efficacités transactionnelles.

La hiérarchie de l’examen et les règles et directives incluses ; les canaux de soumission et de communication, tels que les portails ; l’abstraction des dossiers médicaux des DSE qui contiennent la documentation qui justifie la nécessité médicale ; tous nécessitent une interaction humaine dans l’état actuel et la plupart, sinon la totalité, de cette intervention peut être automatisée grâce à la technologie électronique d’autorisation préalable.

Q. Comment l’autorisation préalable électronique aide-t-elle à réduire l’épuisement professionnel ?

UN. Les nombreux processus chronophages et financièrement lourds impliqués dans la soumission d’une demande d’autorisation préalable, la réception de cette demande, le processus aller-retour de collecte des pièces justificatives, l’examen manuel des réglementations et directives, l’émission et la communication de la décision, la -la consultation des pairs, l’appel et la soumission d’informations supplémentaires contribuent tous à l’épuisement professionnel.

Ce sont des activités qui sont physiquement, financièrement et émotionnellement épuisantes pour les prestataires de soins de santé et sont universellement considérées comme n’ajoutant aucune valeur aux soins de santé. L’autorisation préalable électronique automatise pratiquement chaque étape du processus et crée des gains d’efficacité qui éliminent le fardeau financier et une grande partie de la charge de travail physique.

Dans le processus, les frustrations inhérentes au processus sont soulagées et une plus grande satisfaction est obtenue avec la fourniture de réponses presque immédiates – souvent pendant que le patient est encore assis avec son médecin. Essentiellement, l’autorisation préalable électronique fournit un meilleur produit avec moins d’efforts et de coûts.

Les améliorations qui en résultent dans la satisfaction des prestataires, des patients et même des payeurs obtenues en éliminant les points faibles de l’autorisation préalable traditionnelle commencent à rééquilibrer les forces décrites ci-dessus et à restaurer la joie et la récompense que la plupart des prestataires de soins recherchaient lorsqu’ils ont initialement poursuivi une carrière dans Médicament.

Twitter: @SiwickiHealthIT
Envoyez un courriel à l’auteur : [email protected]
Healthcare IT News est une publication HIMSS Media.

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