L’économie mondiale continue sur une voie imprévisible et dynamique, bouleversant les plans les mieux conçus des organisations. Ces plans doivent changer plus rapidement et plus fréquemment que jamais auparavant, aux niveaux stratégique et tactique. En réponse, les directeurs financiers augmentent la fréquence de leurs prévisions pour suivre le rythme des changements qui affectent leur entreprise, tout en luttant contre la hausse de l’inflation et un marché des talents tendu.
Le directeur financier doit également débloquer l’investissement qu’il a fait dans le personnel en leur fournissant des outils qui automatisent le travail banal et de faible valeur. “Les directeurs financiers sont pleinement conscients que l’inflation fait grimper le coût d’embauche et de maintien des talents”, explique Karlo Bustos, vice-président des services professionnels chez Board International. “Ils doivent fournir un environnement où les choses ne sont pas difficiles à faire, dans une fonction très manuelle comme la facturation des activités de recouvrement, l’élaboration de plans financiers et la création de modèles financiers.”
Pour que les directeurs financiers réduisent les dépenses liées au recrutement de talents et la nature manuelle de nombreuses tâches, ils doivent fournir un environnement d’automatisation, de collaboration, de partage facile des données et de technologies habilitantes. “Être proactif dans l’automatisation, c’est comprendre l’entreprise”, dit-il. “Les directeurs financiers sont plus enclins à investir dans la technologie d’automatisation pour créer de la valeur, afin de pouvoir réduire certaines des pressions inflationnistes qu’ils exercent sur leur structure de coûts interne.”
Ce point de vue était partagé par Wayne Slater, directeur du marketing produit pour Prophix, un fournisseur de logiciels de gestion des performances. “Ce n’est qu’en faisant cela qu’ils peuvent les éloigner des tâches manuelles et répétitives de collecte de données et de création de rapports et les faire passer à un état plus élevé et proactif pour fournir des informations stratégiques et une vue unique de leur vérité financière”, dit-il.
Slater explique qu’en mettant en œuvre des solutions spécialement conçues pour centraliser les données d’une organisation, permettant la collecte, l’analyse et la communication faciles des données financières, les directeurs financiers peuvent commencer à libérer du temps du personnel pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Le résultat est que le personnel est libéré de la création et de la mise à jour de plusieurs feuilles de calcul Excel complexes et non connectées en ayant accès à des éléments tels que des tableaux de bord visuels, des rapports et des outils d’analyse de données flexibles.
Tout cela peut être facilement accessible via un navigateur Web, ce qui simplifie le déploiement et minimise les demandes informatiques.
Construire un plan de jeu d’automatisation interfonctionnel
« Tout aussi important que d’investir dans une solution d’automatisation, il est nécessaire d’identifier d’abord comment ce type de stratégie peut résoudre les problèmes dans les domaines d’activité en dehors du bureau des finances », déclare Slater.
Slater explique que l’établissement d’un alignement sur la façon dont les problèmes commerciaux d’autres domaines fonctionnels peuvent être résolus – du marketing et de la logistique aux RH et à l’informatique – aidera à formuler un accord unifié sur la façon dont l’automatisation peut bénéficier à l’organisation et accélérer son déploiement.
Bustos ajoute que les responsables financiers doivent faire l’inventaire des endroits où leur équipe passe le plus de temps et les classer par priorité et par valeur. “S’il y a une équipe de 30 personnes impliquées, cela peut ne pas être productif. Les priorités de classement de la pile donnent une perspective sur ce qui va générer la plus grande valeur », dit-il. “Il est important de réaliser que la courbe de maturité de chacun va être différente.”
Il dit que les entreprises doivent être conscientes de ce qu’elles voient et de ce qu’elles entendent par rapport à ce que d’autres entreprises mettent en œuvre. Poser des questions telles que “Est-ce que cela s’applique à mon entreprise?” » et « Sommes-nous à ce stade de notre cycle de vie de maturité ? empêchera les entreprises de prendre de l’avance sur elles-mêmes.
“Je conseille vivement à chaque responsable financier de vraiment tenir compte du fait que l’automatisation n’est pas une technologie mise en œuvre”, déclare Bustos. « Il s’agit de comprendre le processus, ainsi que son impact. Il s’agit de former ces personnes à ce nouveau processus et de surveiller ce processus pour s’assurer qu’il fait exactement ce qu’il est censé faire, puis d’effectuer toute l’activation du changement en aval.
Réduire les coûts, augmenter l’efficacité
John Alves, directeur financier chez Gluware, spécialiste de l’automatisation intelligente des réseaux, explique que l’automatisation est un moyen de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité et la productivité et de renforcer les contrôles (c’est-à-dire d’atténuer les erreurs humaines) sans nuire aux livrables ou au calendrier des livrables.
De son point de vue, l’automatisation est une bonne stratégie à tout moment, mais en particulier pendant les périodes où des pressions sont exercées sur les structures de coûts (c’est-à-dire l’inflation) et la nécessité de maintenir les niveaux de capital, de liquidité et de rentabilité. “Les technologies intelligentes comme les robots, l’IA et l’exploration de processus changent la donne”, dit-il. “Ces technologies ont une énorme valeur opérationnelle et stratégique.”
Alves explique que la valeur opérationnelle provient de l’amélioration des processus et de la réduction des coûts grâce à la simplification et à la réduction des tâches manuelles.
La valeur stratégique provient des données, de la modélisation prédictive et des informations stratégiques qui permettent à un directeur financier et à d’autres directeurs généraux de mieux connecter les systèmes de front et de back-office.
L’automatisation et la simplification des environnements d’exploitation complexes permettent une rentabilité accrue et une intégration transparente des principaux systèmes et processus techniques et commerciaux.
“Tout flux de travail qui implique une intervention ou une interaction humaine est un jeu pour l’automatisation. Le back-office financier et la clôture de fin de mois sont en cours de RPA, tandis que les ventes peuvent s’automatiser autour des commandes pour encaisser le processus », explique Alves.
Il dit que Gluware met en œuvre des outils tiers pour mieux automatiser et renforcer les contrôles concernant les achats et les décaissements. “NetDevOps peut réduire les risques de l’ensemble du processus NetDevOps grâce à l’automatisation”, ajoute-t-il. “Il existe d’innombrables exemples d’opportunités d’automatisation au sein d’une organisation.”
Des objectifs clairs, une gestion de projet solide
Alors que la plupart des organisations peuvent bénéficier de l’automatisation, Alves affirme que des objectifs clairs et une gestion de projet solide sont essentiels pour récolter ces avantages.
Cela signifie que les directeurs financiers doivent chercher à constituer des équipes interfonctionnelles mondiales avec des leaders solides ainsi que des PME de processus et d’exigences des unités commerciales et de l’informatique, y compris les équipes de développement, de réseau, de sécurité et de plate-forme. « Ils sont essentiels à l’élaboration d’une stratégie ainsi qu’à une mise en œuvre rapide », dit-il. “Le parrainage des cadres de niveau C est essentiel à toute initiative à grande échelle.”
Bustos souligne que le déploiement d’une stratégie d’automatisation n’est pas une simple pression sur un bouton, et ce n’est pas quelque chose qui peut être précipité. « Les directeurs financiers peuvent vouloir faire le point sur ce qu’ils ont, et il est très important pour un nouveau directeur financier de faire une évaluation de ce que l’entreprise a actuellement mis en œuvre », dit-il.
Cela leur donnera la possibilité de tirer parti d’autres technologies qui n’ont pas été utilisées à leur pleine capacité, ou d’une procédure ou d’un processus qui n’a pas été entièrement étendu à l’organisation plus large qui peut générer de la valeur. “C’est là que l’automatisation commence vraiment à intervenir – lorsque vous savez exactement ce que vous essayez d’accomplir”, déclare Bustos.
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