Les feuilles de calcul dominent la Terre depuis trop longtemps : les entreprises doivent adopter le cloud

La seule certitude dans les logiciels et services d’entreprise est qu’il y aura toujours plus d’acronymes. À l’heure actuelle, cependant, le secteur ne se limite pas à une simple explosion de jargon : nous nous dirigeons vers une nouvelle façon de voir l’informatique, une manière qui applique les meilleures pratiques des processus métier à toute entreprise, aussi petite soit-elle et quelle que soit la vite il peut grandir.

Cela semble bien, mais parcourir des sites Web remplis de listes d’avantages génériques peut laisser de nombreux responsables informatiques se demander encore exactement ce qu’ils sont vendus.

Pour cette fonctionnalité, nous avons discuté avec de nombreux fournisseurs majeurs (SAP, Sage, Microsoft et IBM) de la nouvelle génération de services commerciaux qu’ils proposent. Nous examinerons les avantages de l’achat de l’informatique en tant que service, ce que signifie réellement travailler dans le cloud et comment évoluer vers une gestion d’entreprise entièrement intégrée, plus communément appelée planification des ressources d’entreprise ou ERP. Nous nous concentrerons principalement sur les PME (petites et moyennes entreprises ou entreprises), mais une grande partie de ce qui est discuté ici est également facilement applicable aux grandes organisations qui ne sont pas encore passées aux logiciels d’entreprise modernes.

Les décisions que vous devez prendre avant de choisir une solution dépendront considérablement de la nature de votre entreprise, mais un bon point de départ est de comparer les fonctions informatiques de base avec lesquelles la plupart d’entre nous sont familiarisés avec les nouvelles approches proposées.

Les derniers outils de gestion d'entreprise supposent que le personnel et les clients peuvent utiliser n'importe quel type d'appareil.
Agrandir / Les derniers outils de gestion d’entreprise supposent que le personnel et les clients peuvent utiliser n’importe quel type d’appareil.

Au-delà d’Excel

Si PowerPoint est le langage universel utilisé par les entreprises pour se parler, leur monologue interne est Excel. Il n’y a rien que vous ne puissiez mettre dans l’application principale de Microsoft, que des millions d’organisations utilisent comme tout, d’un package de comptes à une base de données de stock. Cependant, il a son côté sombre.

Écrivant pour Forbes en 2013, l’analyste Tim Worstall a conclu que « Excel pourrait être le logiciel le plus dangereux de la planète ». Le problème, a-t-il écrit, est que les données sont « devenues si complexes et qu’elles sont traitées de manière si bâclée que plus personne n’est vraiment au courant ».

Même dans l’environnement hautement technique de la banque d’investissement, il s’est avéré que les cadres fonctionnaient « via une série de feuilles de calcul Excel qui devaient être remplies manuellement, en copiant et collant des données de l’une à l’autre », une recette évidente pour l’erreur et le désastre. Mauvaise nouvelle pour la finance internationale, mais tout aussi indésirable pour une agence de design ou un fleuriste.

Vous pouvez utiliser Excel pour travailler avec des données provenant d'un large éventail de sources, mais cela ne signifie pas que c'est le meilleur outil pour tout.
Agrandir / Vous pouvez utiliser Excel pour travailler avec des données provenant d’un large éventail de sources, mais cela ne signifie pas que c’est le meilleur outil pour tout.

Il existe un meilleur moyen, parfaitement exprimé par un terme informatique : « une seule version de la vérité », parfois également connue sous le nom de point unique ou source de vérité. Cela signifie conserver les données en un seul endroit, mises à jour en temps réel, de sorte que, peu importe où dans le système à partir duquel il est accessible, les utilisateurs obtiendront la même réponse.

Ce n’est pas possible avec le type d’informatique ad-hoc dont dépendent la plupart des petites entreprises. Nous avons entendu la même histoire encore et encore de la part de personnes qui travaillent avec des PME : les feuilles de calcul ne suffisent pas. Même si tout va bien, les informations sont « cloisonnées », saisies dans un contexte mais indisponibles dans d’autres. Du temps est gaspillé à dupliquer les efforts et des opportunités sont manquées parce que les données restent là au lieu de contribuer activement à la prise de décision.

C’est une chose de savoir que de plus gros rivaux avec des poches plus profondes font les choses mieux que vous, mais comment pouvez-vous rivaliser ? Eh bien, vous pouvez maintenant acquérir des logiciels plus intelligents qu’Excel, presque prêts à l’emploi, et migrer vos systèmes vers celui-ci plus rapidement que vous ne le pensez.

La clé de cette nouvelle génération de gestion d’entreprise numérique réside dans ce nouveau suffixe « en tant que service ». Le logiciel en tant que service (SaaS), l’infrastructure en tant que service (IaaS) et la plate-forme en tant que service (PaaS) sont des mots à la mode imbriqués qui informent l’informatique non pas comme une branche coûteuse et complexe d’une organisation, mais comme un package presque prêt à l’emploi avec une redevance mensuelle ou annuelle. Et grâce au cloud, il n’a même pas besoin d’impliquer de matériel serveur ou de maintenance sur site.

Bureau dans le cloud

Au-delà des feuilles de calcul et des documents cloisonnés, le premier port d’escale évident est l’une des suites de productivité bureautique en ligne. Ceux-ci peuvent commencer à surmonter les principaux obstacles pour les PME, tels que la collaboration en temps réel et l’indépendance des appareils.

Les suites bureautiques modernes fonctionnent souvent sur plusieurs appareils.
Agrandir / Les suites bureautiques modernes fonctionnent souvent sur plusieurs appareils.

Comme Alex Faupel, responsable client PME de Microsoft UK, déclare à Ars : « Toute petite entreprise manque de temps, avec des individus essayant d’effectuer plusieurs tâches. Ils ont besoin de collaborer et de communiquer. Cela signifie changer la façon dont les utilisateurs accèdent aux logiciels et aux fichiers, une idée simple avec de grandes conséquences.

Plutôt que d’avoir tout le monde assis devant un PC de travail exécutant son propre traitement de texte, passant des documents dans les deux sens si nécessaire, ou y accédant à partir d’un serveur, le nouveau modèle conserve les documents dans le cloud, accessibles en temps réel à plusieurs utilisateurs à la fois de n’importe où .

La plupart des grandes suites de productivité bureautique ont désormais des versions d’applications Web, soutenues par de grandes quantités de stockage en nuage et d’autres fonctionnalités utiles fournies par les fournisseurs, et sont vendues sous forme d’abonnement continu. Ainsi, vos utilisateurs peuvent accéder à n’importe quel appareil avec un navigateur, qu’il s’agisse (avec quelques mises en garde de sécurité) du matériel de l’entreprise ou du leur. Les entreprises ont lutté avec cela pendant des années ; maintenant c’est une fonctionnalité de base.

Une fois que vous considérez comme acquis que tout est disponible partout (avec un contrôle granulaire, bien sûr, sur qui peut voir quoi), il est naturel de commencer à réfléchir à la façon dont vous pouvez utiliser les données de votre organisation de manière totalement nouvelle.

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