Publié le 9 janvier 2026 à 00h07. Malgré ses quarante ans, le tableur Excel reste un outil incontournable pour de nombreuses entreprises, mais son utilisation extensive soulève des questions quant à la sécurité des données et à l’efficacité des processus.
- Deux tiers des employés de bureau utilisent Excel au moins une fois par heure.
- Des incidents récents ont mis en lumière les risques liés à la dépendance excessive aux feuilles de calcul, notamment dans le secteur de la santé et du recrutement.
- Des entreprises comme Telus ont entrepris de remplacer Excel par des systèmes plus centralisés et intégrés à l’intelligence artificielle.
Dans les années 1990, certains employés astucieux utilisaient une « touche de patron » dans les jeux informatiques : l’ouverture d’une feuille de calcul Excel pour simuler une activité professionnelle. Aujourd’hui, un responsable pourrait y voir une perte de temps, voire un danger. Le tableur Excel, propriété de Microsoft, fête ses 40 ans, et certains experts du secteur technologique le considèrent comme un frein à la fluidité des flux de travail numériques et au développement de l’intelligence artificielle, voire comme une bombe à retardement.
Excel est omniprésent dans le monde de l’entreprise. Selon une étude réalisée par Acuity Training, les deux tiers des employés de bureau l’utilisent au moins une fois par heure. Cette persistance s’explique en partie par son intégration dans l’enseignement technologique, aux côtés de Word et PowerPoint, explique Tom Wilkie, directeur technique de Grafana, une société spécialisée dans la visualisation de données.
« Excel est tout simplement un très bon outil. Si vous souhaitez examiner un petit ensemble de données, tester une idée ou créer un graphique rapide pour une présentation, il n’y a rien de mieux pour une analyse rapide et facile. »
Tom Wilkie, directeur technique de Grafana
Le problème, selon les experts, est que les entreprises ne parviennent pas toujours à distinguer clairement le traitement des données, leur analyse et leur visualisation. Le professeur Mark Whitehorn, professeur émérite d’analyse à l’Université de Dundee, explique :
« Il existe de nombreux petits services où les données sont saisies, stockées dans une feuille de calcul, traitées à l’aide de macros, puis renvoyées. »
Professeur Mark Whitehorn, Université de Dundee
Une macro est en quelque sorte un raccourci qui automatise une série d’étapes dans la feuille de calcul, permettant d’exécuter des instructions complexes en un seul clic, comme formater des données ou effectuer des calculs. Cependant, ces feuilles de calcul sont souvent mal documentées et mal entretenues. Le professeur Whitehorn ajoute : « La personne qui a écrit les macros a souvent quitté l’entreprise, et les employés actuels ne savent pas comment les utiliser. »
Cela signifie que les données au sein d’une organisation ne sont pas toujours centralisées, ce qui rend leur sécurisation et leur partage difficiles, et entrave leur utilisation pour des analyses plus approfondies et l’alimentation de systèmes d’intelligence artificielle.
Des incidents récents illustrent ces risques. L’année dernière, il a été révélé que Health New Zealand utilisait une feuille de calcul Excel comme « fichier de données principal » pour gérer et analyser ses performances financières. Cela rendait la collecte et la consolidation des données difficiles, créait des incohérences et des erreurs, et empêchait d’obtenir une vue d’ensemble en temps réel. Au Royaume-Uni, le processus de recrutement des anesthésistes a été perturbé en 2023 par des erreurs dans les feuilles de calcul, tandis que le scandale des données afghanes est lié au partage d’une feuille de calcul Excel.
Kate Corden, gérante d’une entreprise de montage de vélos, Hackney Bike Fit, souligne également les faiblesses d’Excel :
« Il est trop facile de perdre des données. Il est facile de modifier les données. »
Kate Corden, gérante de Hackney Bike Fit
Elle a donc opté pour LinkSpace, un outil initialement conçu pour la gestion de cas, mais adaptable à des flux de travail complexes. « Il s’agit simplement d’avoir un système de gestion de données complet dans lequel vous avez tout, au lieu d’avoir plusieurs fichiers Excel, ce qui va vraiment m’aider à mesure que je grandis. »
Les avantages de l’abandon d’Excel peuvent aller au-delà d’une meilleure gestion des données. Julian Tanner, responsable des relations publiques à Londres et trésorier d’une association caritative locale, a remplacé les comptes de l’association par un logiciel de comptabilité en ligne qui extrait les informations des factures. L’intelligence artificielle intégrée au logiciel lui permet de générer des rapports personnalisés en un seul clic, ce qui a permis d’économiser plus de 6 000 £ (environ 7 100 €) par an en supprimant les services d’un comptable. « C’était une dépense importante pour une association caritative », explique-t-il, « que nous essayons toujours d’éviter. »
Microsoft défend son logiciel : « En quatre décennies, Excel a évolué d’un simple tableur à une plateforme polyvalente utilisée par tous. Il est aujourd’hui plus largement utilisé que jamais, avec une utilisation mensuelle en croissance au cours des six dernières années, et reste l’outil par défaut pour l’analyse, la modélisation et la création de rapports dans tous les secteurs. »
Pour Moutie Wali, directeur de la transformation numérique et de la planification chez Telus, le défi consiste à faire évoluer les équipes et les individus. « Il est difficile pour un fournisseur externe de simplement fournir à l’organisation quelque chose qu’elle pourrait utiliser dans toutes ces différentes équipes », explique-t-il. Il a supervisé une campagne visant à remplacer Excel par un système de planification personnalisé pour des centaines d’employés, en interdisant l’utilisation simultanée des deux systèmes.
Le professeur Whitehorn suggère que la solution pourrait résider dans une nouvelle approche de la « touche de patron », en masquant l’utilisation des feuilles de calcul à l’avenir.