Réussissez votre présentation – même lorsque votre temps est compté

L’une des mauvaises surprises les plus courantes que vous avez probablement rencontrées en tant qu’orateur public est de perdre du temps. Vous entrez dans la réunion avec un plan de ce que vous allez couvrir en fonction du temps qui vous est imparti. Et puis, la technologie ne fonctionne que 15 minutes après le début de la réunion. Ou le décideur arrive en retard et vous avez attendu qu’il arrive. Ou quelqu’un (et peut-être tout le monde) dans le groupe court quelques minutes de plus, et au moment où c’est votre tour, ces quelques minutes se sont accumulées et vous vous précipitez pour terminer. Être un excellent orateur exige de la planification ainsi que de la flexibilité et de la résilience. Ce n’est pas parce que vous n’avez pas autant de temps que prévu que vous ne pouvez pas avoir autant d’impact que prévu. Cet article couvre trois plans B dont chaque orateur a besoin au cas où le temps serait écourté.

En tant que conférencier professionnel depuis trois décennies, j’ai dû faire face à ma juste part de surprises qui auraient pu complètement faire dérailler ma présentation. Comme quoi?

Comme parler pendant deux coupures de courant distinctes sans lumières, AV ou toilettes fonctionnelles. Comme animer une session de formation de deux jours où, au milieu de la première journée, tous les participants ont reçu un e-mail les informant que des licenciements étaient imminents. Comme présenter dans une salle de conférence vitrée à l’intérieur de l’exposition Congo au zoo du Bronx, où un gorille martelait les fenêtres chaque fois que j’avançais une diapositive. (J’ai éteint le projecteur assez rapidement et j’ai continué quand même.)

L’une des mauvaises surprises les plus courantes que vous avez probablement rencontrées en tant qu’orateur public est de perdre du temps. Vous entrez dans la réunion avec un plan de ce que vous allez couvrir en fonction du temps qui vous est imparti. Et puis, la technologie ne fonctionne que 15 minutes après le début de la réunion. Ou le décideur arrive en retard et vous avez attendu qu’il arrive. Ou quelqu’un (et peut-être tout le monde) dans le groupe court quelques minutes de plus, et au moment où c’est votre tour, ces quelques minutes se sont accumulées et vous vous précipitez pour terminer.

Cela peut être un perdant pour les participants et les présentateurs.

Tout d’abord, les participants risquent de subir une répartition inégale du contenu si les premiers orateurs d’un groupe prennent leur temps mais que les orateurs suivants voient leurs messages tronqués. Deuxièmement, les participants peuvent manquer l’occasion de poser des questions, de clarifier leur compréhension et de participer à une discussion si une présentation est raccourcie ou accélérée. Les participants sont également moins susceptibles de comprendre ce que dit l’orateur s’ils parlent rapidement pour finir avant que leur temps ne soit écoulé.

Les présentateurs ne l’ont pas beaucoup mieux. Ils sont susceptibles de se sentir pressés par le temps et frustrés par la situation (ou les membres de leur équipe), ce qui ne se prête pas à un style de présentation engageant. Ils peuvent rater la livraison informations importantes pour le public en faveur du partage de ce dont ils préféreraient vraiment parler. Et s’ils n’ont pas pratiqué une version plus courte de ce qu’ils ont l’intention de dire, ils peuvent sembler non préparés, nerveux et décousus.

Une façon de gérer cette dynamique à l’avance consiste à demander à chacun de pratiquer sa partie de la présentation avec un chronomètre et de réduire ses propres présentations pour respecter le temps qui lui est imparti. Cela peut aider à prévenir l’inévitable « fluage du temps » dans un contexte de groupe. Une deuxième étape dans la gestion de cela consiste à s’assurer que l’hôte ou le président ne surprogramme pas la réunion. Ils doivent s’assurer que l’événement a suffisamment de marge pour permettre des questions, des commentaires, des tangentes et même un problème ou deux. Troisièmement, celui qui dirige la réunion doit être habile à gérer les questions, les commentaires et les tangentes par rapport au temps alloué à la réunion.

Et une autre façon de gérer tout cela est de s’assurer que tous les participants ont un plan B qu’ils sont prêts et capables d’adapter dès que possible. Voici trois plans B dont chaque orateur a besoin au cas où le temps serait écourté :

1. Venez préparé avec deux versions de votre présentation.

Venez avec la version complète de la présentation que vous avez planifiée et une version correspondant à 50 % de ce que vous avez planifié. Assurez-vous que vous avez pratiqué les deux (le simple fait d’avoir un jeu plus court ne vous préparera pas à faire une présentation efficace et plus courte). Dès que vous commencez à réaliser que vous n’allez pas avoir tout votre temps imparti, revenez à votre version plus courte. Vous devrez peut-être prendre des décisions rapides pour savoir si vous devez encore couper du contenu. Et prévoyez de faire savoir à vos auditeurs que vous fournirez un contexte ou un contenu supplémentaire par écrit après la réunion. Suivez les conseils de l’écrivain anglais Sir Arthur Quiller-Couch, qui a inventé l’expression “tuez vos chéris”, ce qui signifie être prêt à couper le contenu qui vous tient à cœur de manière objective et sans sentimentalisme.

2. Faites la une des journaux.

Cela signifie que vous devez créer vos titres de présentation au lieu d’en-têtes. Quelle est la différence entre un en-tête et un titre ? Un en-tête est un fourre-tout neutre pour ce dont vous allez parler dans la diapositive, tandis qu’un titre fournit l’histoire de la diapositive tout en haut. Cela permet à la fois à l’orateur et au public de connaître le résultat final en premier.

Comparez-les :

En-tête de la diapositive : “Perspectives économiques 2023”
Titre de la diapositive : “Les perspectives économiques pour 2023 semblent optimistes”

En-tête de la diapositive : “Ventes du 2e trimestre”
Titre de la diapositive : “Les ventes du deuxième trimestre rebondissent après un premier trimestre décevant”

En-tête de la diapositive : “Étapes suivantes”
Titre de la diapositive : “Étapes suivantes : embauche, intégration et formation”

Lorsque vous disposez d’un temps limité pour présenter vos conclusions, vous pouvez fournir un récit efficace (bien que bref) en couvrant simplement les titres de votre deck, même si vous ne pouvez pas expliquer les détails de chaque diapositive.

3. Ne vous excusez pas, ne jetez pas vos collègues sous le bus et ne boudez pas.

Comportez-vous comme si c’était exactement la version que vous aviez toujours prévu de présenter. (Il est fort probable que votre public ne le sache pas à moins que vous ne le lui disiez.) Même si vous pourriez être tenté de dire quelque chose comme « Si seulement notre équipe technique avait été préparée ce matin… » ou « Puisque mes collègues ont fait des heures supplémentaires … », ne le faites pas. Restez professionnel et soyez collaboratif. Toutes ces conversations peuvent avoir lieu après la réunion — pas pendant.

Enfin, faites quelques gestion émotionnelle afin que vous n’ayez pas l’air d’être en colère, frustré, plein de ressentiment ou résigné. Les émotions sont contagieuses, et les émotions négatives le sont particulièrement. À moins que vous ne vouliez que votre public ressente la tension que vous ressentez, respirez profondément ou deux et penchez-vous sur votre réalité actuelle plutôt que sur la façon dont vous le souhaiteriez.

Être un excellent orateur exige de la planification ainsi que de la flexibilité et de la résilience. Ce n’est pas parce que vous n’avez pas autant de temps que prévu que vous ne pouvez pas avoir autant d’impact que prévu.