Le déploiement efficace d’outils administratifs nécessite l’adhésion du personnel et des déploiements minutieux pour minimiser les contretemps.
Vitas s’efforce d’investir ses unités commerciales et ses équipes cliniques dans de nouvelles solutions en les familiarisant avec la technologie.
“Nous devons être en mesure d’expliquer à nos cliniciens pourquoi ce que nous donnons les aide, et si nous ne pouvons pas, nous n’avons probablement aucune entreprise à mettre en œuvre ce projet”, a déclaré Hale.
Avant de mettre un logiciel en service à l’échelle du système, Vitas sélectionne certains sites pour piloter les solutions. Hale et d’autres employés des technologies de l’information travaillent souvent 10 à 15 heures par jour pendant les phases de test, essayant de corriger les bogues signalés aussi rapidement que possible. Le processus de pilotage dure généralement un mois ou deux avant que les dirigeants ne commencent à discuter de l’adoption à grande échelle, a-t-il déclaré.
Tous les projets pilotes ont des indicateurs de performance clés différents, tels que le gain de temps et l’amélioration des performances cliniques. Si les objectifs ne sont pas atteints, il est important d’avoir un plan de secours et une option pour s’éloigner rapidement afin que les opérations puissent se poursuivre normalement, a déclaré Hale.
Hale a qualifié l’équipe de direction de Vitas d’avant-gardiste lorsqu’il s’agit d’investir dans la technologie. Il n’a pas fourni de détails financiers, mais a déclaré que l’investissement “ne se reflète pas uniquement dans le budget”.
Chez Amedisys, un fournisseur de soins à domicile et de soins palliatifs basé à Baton Rouge, en Louisiane, chaque déploiement a été une leçon apprise pour le leadership en matière de stratégie et de communication, a déclaré Keith Blanchard, vice-président senior et directeur de la technologie. La société utilise plusieurs outils dans son DSE pour aider le personnel à enregistrer, stocker et localiser plus facilement les informations sur les patients.
En 2021, la société s’est associée au fournisseur Homecare Homebase sur une technologie de planification intelligente visant à réduire le travail des coordonnateurs des services aux patients dans les plus de 500 établissements de soins post-aigus du système. Au cours de la phase pilote sur quelques sites, l’outil a mal fonctionné en raison d’un bogue dans le code et a fini par créer une charge administrative plus lourde pour les employés qui l’utilisaient, a déclaré Blanchard. L’approche pilote a réduit le temps qui aurait pu être perdu et le logiciel a finalement été mis en œuvre avec succès.
Les fournisseurs qui évaluent un nouveau fournisseur doivent tenir compte des problèmes spécifiques qu’ils essaient de résoudre, a déclaré Blanchard. Amedisys évalue plusieurs technologies, y compris un outil de synthèse vocale que les cliniciens pourraient utiliser pour accélérer la documentation au chevet du patient et un assistant virtuel pour aider les prestataires à accéder plus facilement aux informations sur les patients, aux plans de traitement et aux données de référence et de transfert. Blanchard a refusé de partager des détails sur les dépenses de l’entreprise.
Les systèmes de santé devraient se demander : « Est-ce que cela va être fructueux pour nous en tant qu’organisation, et allons-nous obtenir le résultat que nous avons l’intention d’obtenir, qu’il s’agisse d’évitement de coûts, d’économies de coûts, d’allègement de la charge, de simplification des notre personnel administratif ou améliorer leur équilibre vie privée-vie professionnelle ? » dit Blanchard.
Comme pour tous les déploiements technologiques, la formation du personnel est nécessaire. Tim Ashe, directeur clinique chez WellSky, qui s’associe à Amedisys et à d’autres organisations pour automatiser le codage des diagnostics et les références, a déclaré que certaines entreprises pourraient essayer de raccourcir le processus d’apprentissage pour accélérer la productivité. Mais consacrer plus de temps à l’éducation aide à créer une main-d’œuvre d’utilisateurs capables qui peuvent gérer le logiciel à son plus haut niveau, a-t-il déclaré.
“Il y a une courbe d’apprentissage abrupte à mesure que les organisations mettent en œuvre de nouvelles technologies ou des avancées technologiques sur des plates-formes qu’elles utilisent peut-être déjà”, a déclaré Ashe.
