Le système de santé MetroHealth a considérablement amélioré son processus d’autorisation préalable, passant d’une situation de surcharge à une gestion proactive grâce à l’automatisation. Cette transformation a permis d’accélérer les délais de traitement, de réduire les refus de remboursement et de libérer du temps précieux pour le personnel soignant.
Avec plus de 300 000 patients accueillis chaque année, MetroHealth était confronté à une augmentation constante des demandes d’autorisation préalable. Les équipes passaient un temps considérable à effectuer ces démarches manuellement, par le biais d’appels téléphoniques et de portails spécifiques à chaque organisme payeur. Ce processus laborieux entraînait des retards dans la prise en charge des patients, des rendez-vous reportés et un risque accru de refus de remboursement, impactant négativement les finances de l’organisation.
L’implémentation de la solution d’automatisation des autorisations d’Experian Health a permis de rationaliser ce flux de travail. Le système s’intègre directement au dossier médical électronique Epic, déclenchant automatiquement la demande d’autorisation dès qu’un médecin prescrit un acte médical. Les informations nécessaires sont capturées et soumises en quelques secondes, avec des mises à jour en temps réel disponibles pour le personnel. Le système ne sollicite une intervention humaine que lorsque cela est nécessaire, guidant les utilisateurs vers les tâches prioritaires.
Un atout majeur de cette solution réside dans les relations établies par Experian Health avec les principaux organismes payeurs, tels que UnitedHealthcare, Aetna, Humana, Cigna, eviCore, AIM et NIA. Quelle que soit la spécialité médicale, les demandes sont acheminées vers le partenaire approprié, accélérant ainsi le processus de décision. MetroHealth peut désormais gérer un large éventail de types d’autorisations via un seul flux de travail, simplifiant considérablement les opérations.
La base de connaissances intégrée à la solution est également un avantage significatif. Au lieu de devoir déterminer manuellement si une procédure nécessite une autorisation, le personnel peut consulter une bibliothèque constamment mise à jour des règles spécifiques à chaque organisme payeur. Des règles personnalisées peuvent être ajoutées pour répondre à des exigences particulières, offrant ainsi un contrôle accru et garantissant l’exactitude des demandes.
Les résultats sont impressionnants : le nombre de transactions mensuelles d’autorisation a augmenté de 173 %, passant de 2 200 à 6 000. Les équipes disposent désormais de 30 jours pour traiter les demandes avant la date prévue de la prestation, contre seulement 14 jours auparavant, soit une augmentation de 114 % du temps disponible. Le temps moyen consacré à chaque demande a été réduit de 10 minutes à moins de 4 minutes, et les suivis sont 50 % plus rapides. Les évaluations par les pairs sont également réalisées 4 à 5 jours plus tôt.
« L’une des plus grandes améliorations a été de pouvoir assumer davantage de travail », explique un responsable de MetroHealth. « Une demande d’autorisation qui prenait environ dix minutes en prend désormais un peu moins de quatre, et les suivis sont 50 % plus rapides grâce aux contrôles de statut exécutés en arrière-plan. »
Grâce à cette capacité accrue, la même équipe a pu traiter un volume de demandes multiplié par près de trois, permettant à MetroHealth d’étendre ses services et d’accueillir davantage de patients sans embaucher de personnel supplémentaire. Du côté clinique, la réduction de 60 % du temps consacré aux autorisations et les examens plus rapides entre pairs se traduisent par des décisions plus rapides pour les patients et un allègement de la charge de travail des cliniciens.
Pour l’équipe dirigeante de MetroHealth, le succès de cette transformation repose sur trois éléments clés : s’entourer des bonnes personnes dès le départ pour assurer l’alignement sur les objectifs et le flux de travail, rendre les données facilement accessibles en intégrant les codes CPT au système, et investir dans la formation continue pour permettre aux équipes de maîtriser la solution et d’en tirer le meilleur parti.