Les entreprises de soins à domicile doivent redoubler de vigilance concernant les pratiques salariales afin d’éviter des litiges coûteux et des sanctions. Un récent webinaire organisé par le cabinet d’avocats Polsinelli a mis en lumière les erreurs les plus fréquentes et les règles essentielles à respecter.
L’une des principales sources de problèmes réside dans le calcul du taux horaire régulier. Angelo Spinola, directeur chez Polsinelli spécialisé dans les soins à domicile, a souligné que le taux régulier, incluant l’ensemble de la rémunération, est celui qui doit être pris en compte, et non le simple taux horaire.
« Il est crucial de comprendre que le salaire minimum légal varie selon les États et même les villes », a-t-il précisé. « Actuellement fixé à 7,25 dollars (environ 6,70 euros) au niveau fédéral, il peut être significativement plus élevé localement. L’employeur doit toujours appliquer le salaire minimum le plus avantageux pour l’employé. »
Le calcul des heures supplémentaires est également un point sensible. M. Spinola a insisté sur l’importance d’utiliser la méthode de la moyenne pondérée, seule approche juridiquement fiable. Les entreprises qui opteraient pour une méthode alternative, basée sur le taux en vigueur, s’exposeraient à des complications administratives et à un risque accru de contestation en cas de contrôle du ministère du Travail américain (U.S. Department of Labor).
« Le ministère du Travail n’accepte généralement pas cette méthode, même si un argument juridique peut être avancé », a-t-il averti. « En cas d’audit, vous seriez contraint de recalculer les heures supplémentaires en utilisant la moyenne pondérée, même dans un État où le taux en vigueur était techniquement autorisé. »
Par ailleurs, le paiement à la visite est déconseillé pour les employés non cadres. « Quel est l’intérêt de payer à la visite si, de toute façon, cela se traduit toujours par un taux horaire ? », s’est interrogé M. Spinola. Cette pratique est généralement réservée aux professions exonérées, telles que les infirmières autorisées, les physiothérapeutes et les travailleurs sociaux.
Les règles relatives aux périodes de garde sont également sources d’erreurs. Mettre du personnel non cadre en attente (on-call) peut s’avérer coûteux en cas de litige. « Cela ne fait qu’augmenter le coût de cet employé si un contentieux survient », a-t-il expliqué.
Enfin, le temps de trajet est un sujet délicat. En règle générale, le temps de déplacement entre le domicile et le premier lieu de travail n’est pas rémunéré, à condition qu’aucun travail ne soit effectué pendant ce trajet. Cependant, tous les déplacements effectués pendant le quart de travail sont considérés comme du temps de travail effectif et doivent être payés. M. Spinola recommande d’enregistrer systématiquement les temps de trajet, tout en déconseillant le versement d’une allocation forfaitaire, qui pourrait ne pas couvrir l’ensemble des frais et engager la responsabilité de l’employeur.
« Si vous essayez d’estimer le temps de trajet, payez simplement le temps de trajet. Ne faites rien d’exotique. Cela vous évitera des problèmes juridiques », a-t-il conclu.