L’adoption des dossiers de santé électroniques (DSE) est devenue incontournable pour les professionnels de santé, mais leur implémentation et leur maintenance représentent un défi constant. Une préparation adéquate du personnel informatique et une communication fluide avec les équipes médicales sont essentielles pour garantir une transition réussie et un support efficace.
Pour les équipes informatiques, la maîtrise d’un nouveau DSE ne se limite pas à la configuration technique. Il est crucial de s’impliquer dès le début dans les phases de formation, d’intégration et de migration des données afin de comprendre pleinement les fonctionnalités du système. « Devenir un expert DSE doit commencer par une implication dans la formation », souligne Chris Mercier, vice-président de la Recherche et Développement chez Juno Santé.
Cependant, de nombreux établissements de santé ne consacrent pas suffisamment de temps à la formation de leurs équipes informatiques, ce qui peut retarder l’acquisition des compétences nécessaires et l’assistance aux utilisateurs cliniques. Il est donc primordial de jongler avec les exigences de l’apprentissage du DSE tout en assurant la continuité des opérations quotidiennes.
La clé réside dans l’agilité et la formation continue. Les équipes informatiques doivent examiner régulièrement la documentation et les mises à jour pour adapter les flux de travail à l’évolution du DSE. Les notes de version des fournisseurs et les scripts de test sont des outils précieux pour maintenir le système à jour et comprendre les nouveaux cas d’utilisation.
Un système de support robuste est également indispensable. Il peut être structuré en trois niveaux : un premier niveau assuré par des super-utilisateurs cliniques et des spécialistes informatiques pour une assistance immédiate, un second niveau géré par le personnel informatique spécialisé pour les problèmes complexes, et un troisième niveau dédié à l’assistance des fournisseurs et des administrateurs système en cas de pannes ou de mises à niveau critiques.
Le service informatique doit également se concentrer sur la résolution rapide des problèmes mineurs rencontrés par les cliniciens, tels que les problèmes de connectivité, les vérifications des ressources système et les problèmes logiciels courants. La règle d’or du dépannage est de ne jamais sauter d’étapes et de rechercher des schémas pour identifier l’ampleur des problèmes et leur impact sur les utilisateurs ou les configurations système.
Lorsque des problèmes plus complexes surviennent, il est essentiel de soumettre des tickets d’aide au fournisseur pour une investigation et une correction rapides. Par ailleurs, l’analyse des données et la surveillance des performances, notamment l’utilisation du processeur, de la RAM et du réseau, permettent de garantir le bon fonctionnement du système et d’anticiper les problèmes potentiels.
Enfin, une communication claire et une collaboration étroite entre les équipes informatiques et les cliniciens sont essentielles pour combler le fossé clinico-technique. Il est important de recueillir les commentaires des cliniciens sur les fonctionnalités du système et de travailler avec des utilisateurs experts pour personnaliser les flux de travail et les modèles en fonction des besoins spécifiques de chaque spécialité. Des réunions régulières de comités transversaux, réunissant des représentants de l’informatique, de la gestion des produits et de la direction clinique, permettent de discuter des problèmes et de fournir des commentaires constructifs.
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