La pandémie mondiale a créé de nouveaux défis et opportunités dans presque tous les secteurs, et à mesure que l’économie rouvrira, la concurrence sera intense. Les gagnants seront ceux qui comprennent le mieux les besoins de leurs clients, collaborent pour identifier plusieurs solutions, prototyper, itérer et mettre de nouvelles idées sur le marché. Ces comportements ne se produiront que lorsque les gens se réuniront dans le nouveau lieu de travail moderne.
Selon toutes les indications, l’avenir du travail est hybride : 52 % des travailleurs américains préféreraient un mélange de travail à domicile et au bureau, affirmant que cela a un impact positif sur leur capacité à faire preuve de créativité, à résoudre des problèmes et à établir des relations. Une étude mondiale nous apprend que 72 % des dirigeants d’entreprise prévoient d’offrir un modèle hybride, et seulement 13 % déclarent s’attendre à réduire leur empreinte immobilière au cours de la prochaine année, ce qui suggère que les organisations continueront à tirer parti de leurs lieux de travail dans un avenir de travail hybride.
Mais obtenir le bon hybride sera difficile. Décider qui travaille au bureau et à quelle fréquence est une question complexe, et ce sera différent pour chaque organisation. S’il n’est pas bien fait, il pourrait menacer la culture, la collaboration et l’innovation. À l’inverse, un lieu de travail hybride bien exécuté peut être un aimant qui rassemble les gens et nous aide à travailler mieux que jamais.
Les organisations qui gagneront savent que les lieux de travail conçus pour les personnes et la résilience de leurs organisations les aideront à aller de l’avant, à apprendre et à rester compétitives. Pour commencer, plus de 50 % des entreprises américaines prévoient de piloter de nouveaux espaces dans le cadre de leur retour au bureau cette année, par exemple, en transformant un café en un espace social et de collaboration à haute énergie qui prend mieux en charge les nouveaux modes de travail hybrides.
En tant qu’architectes et concepteurs de mobilier de bureau au service des plus grandes organisations du monde, nous recommandons aux dirigeants de réfléchir à quatre approches de conception lorsque vous envisagez votre stratégie hybride.
Tresse l’expérience numérique et physique
En tant que dirigeants d’équipes mondiales, nous savons qu’il est difficile de combler le fossé entre les participants en personne et à distance, et le travail hybride signifie qu’il y aura inévitablement quelqu’un qui sera à distance, peu importe que les équipes coordonnent bien leurs journées au bureau. Les collègues distants peuvent se sentir frustrés et incapables de participer de manière égale, devenant moins engagés. Cela est particulièrement vrai pour les travaux créatifs et innovants, tels que le brainstorming, qui utilisent souvent des tableaux blancs analogiques ou d’autres produits physiques difficiles à expérimenter pour les personnes de l’autre côté de la caméra.
La solution consiste à intégrer les espaces physiques et la technologie avec trois concepts clés à l’esprit : l’équité, l’engagement et la facilité.
Par exemple, actuellement, de nombreuses salles de conférence se composent d’une longue table avec un moniteur au bout. Les participants en personne s’assoient autour de la table tandis que les participants distants sont présentés dans une grille de minuscules cases, souvent sur le même écran que tout contenu partagé.
Une façon de créer plus d’équité est de donner à chaque participant son propre écran, en plaçant des moniteurs sur des chariots roulants qui peuvent facilement être déplacés. Les équipes peuvent attirer un collègue distant dans une session en petits groupes ou à la table. De nombreux systèmes logiciels vous permettent désormais de diviser les personnes et le contenu sur des écrans séparés.
Pour être pleinement engagés, les gens ont besoin de lignes de vue claires les uns par rapport aux autres et au contenu. Concevoir pour l’engagement des employés dans un espace numérique-physique signifie penser comme un réalisateur de film – lumières, caméra, audio, contenu. Certaines solutions que nous envisageons sont des tables inclinées ou mobiles, un éclairage supplémentaire, des haut-parleurs supplémentaires, des microphones de salle et des tableaux et écrans faciles à déplacer.
De plus, les recherches nous indiquent que davantage de personnes se connecteront à une réunion sur leurs appareils individuels ainsi que sur la technologie de la salle. De nombreuses alimentations, des tableaux blancs et une variété de solutions logicielles contribueront à une expérience de collaboration hybride plus simple et plus transparente pour les utilisateurs.
Retournez les espaces clos et ouverts
Il est temps de repenser le plan ouvert. Depuis des décennies, les postes de travail individuels sont devenus plus ouverts avec une densité toujours croissante, tandis que les réunions se tiennent dans des salles de conférence fermées. Au fur et à mesure que les gens retourneront au bureau, ces espaces commenceront à se déplacer. Les réunions auront lieu plus souvent dans des espaces ouverts avec des limites mobiles, et le travail de mise au point individuel se déroulera dans des espaces clos comme des pods ou de petites enclaves.
Les espaces de collaboration ouverts sont intrinsèquement plus flexibles car ils ne nécessitent pas de fonctionnalités fixes dans leur conception, ils peuvent donc se transformer et changer à mesure que de nouveaux modèles de travail émergent. L’innovation, la résolution de problèmes et la co-création utilisent souvent des approches agiles – par exemple, des réunions debout rapides qui nécessitent un contenu visible et persistant pouvant être hébergé dans des espaces ouverts, définis par un mobilier flexible, une technologie facile d’accès et autres éléments de conception.
Pendant ce temps, les espaces individuels auront besoin de plus d’enceintes pour offrir différents niveaux d’intimité visuelle et acoustique auxquels les gens s’attendent lorsqu’ils travaillent à domicile. Les appels vidéo se produiront partout, donc les boîtiers – écrans, panneaux, modules – donneront aux gens des endroits pour se concentrer et atténuer les perturbations.
Passer du fixe au fluide
Les bâtiments sont construits pour la permanence, tandis que le rythme des affaires et du changement continue de s’accélérer. Nous pouvons voir les tensions entre lent et le rapide émerger dans la montée des pop-ups et des modèles de coworking avec une demande pour des durées de bail plus courtes. La plupart des entreprises qui possèdent des biens immobiliers se demandent de combien d’espace avons-nous besoin ?
L’avenir hybride résout pour un lieu de travail plus fluide qui peut s’adapter à l’évolution des besoins. Non seulement cela accélère l’innovation et fait progresser la culture de l’organisation, mais cela garantit que l’immobilier est toujours optimisé. Chez Steelcase, nous avons optimisé notre propre espace en concevant un espace ouvert qui prend en charge les réunions hybrides le matin, devient le café du déjeuner, accueille une mairie l’après-midi et peut être loué pour un événement en soirée.
Équilibrer le travail « nous » et « moi »
La pandémie nous a amenés à repenser le but et le sens du bureau et de nombreux dirigeants sont arrivés à la conclusion que le bureau est un lieu de travail collaboratif. L’Institut de recherche de Gensler, mené au plus fort de la pandémie, montre que les employés à temps plein travaillant à domicile ont vu une baisse de 37% du temps de collaboration moyen. En conséquence, les dirigeants se concentrent à juste titre sur le renforcement de la collaboration, et les recherches de Steelcase montrent que près des deux tiers des dirigeants souhaitent augmenter les espaces pour les formes de collaboration en personne et hybrides.
Mais la collaboration n’est pas seulement une question de travail de groupe, elle exige aussi de la solitude. Une collaboration efficace se produit lorsqu’il y a un flux et un reflux de personnes qui se réunissent pour travailler en équipe, puis se séparent pour se concentrer individuellement, traiter leurs idées et assurer le suivi des tâches assignées. Trop de temps ensemble, sans suffisamment de temps de concentration individuelle peut entraîner une réflexion de groupe, il est donc important que le pendule ne balance pas trop loin en concevant des bureaux qui sont entièrement axés sur le « nous » et n’équilibrent pas le besoin d’espaces « moi ».
Le jury ne sait toujours pas si le travail à domicile est plus productif ou non, mais au cours de la dernière année, les employés ont signalé des niveaux de productivité plus élevés lorsque leur domicile leur permet de travailler sans interruption. Nous devons également fournir des endroits avec une intimité appropriée au bureau, et les employés devraient pouvoir passer facilement d’un type de travail à un autre sans traverser le campus ou s’embarrasser d’une technologie compliquée.
Le bureau dans lequel nous retournons doit offrir aux gens une meilleure expérience que ce qu’ils ont à la maison et cela signifie donner aux employés la bonne combinaison d’espaces pour les types de travail qui doivent être effectués. Les organisations qui choisissent une approche « attendre et voir » risquent de frustrer leurs employés qui constatent que l’ancien bureau ne prend pas en charge les nouvelles méthodes qu’ils adoptent, ce qui compromet les avantages concurrentiels de rassembler les gens. Les personnes dont les organisations vont de l’avant et créent des lieux de travail qui s’adaptent, s’adaptent et prospèrent attireront et retiendront les meilleurs talents et bénéficieront de l’innovation et de la croissance. Le futur bureau sera un avantage concurrentiel pour les organisations qui profitent de ce moment.
Quand nous serons tous de retour au bureau, ce ne sera plus pareil, et c’est une bonne chose.
