Vos employés vous apportent-ils chaque petit « ralentisseur » de leur journée ? Voici quatre stratégies pour minimiser ces interruptions et permettre aux employés de prendre leurs propres décisions : 1) Mettre l’accent sur la gestion de l’attention. Commencez par déterminer si une « politique de la porte ouverte » est quelque chose qui est déclaré ou promu dans votre organisation. Si c’est le cas, explicitez-le avec une définition claire. Une politique de porte ouverte n’a jamais été conçue pour signifier que quiconque est disponible pour être interrompu à tout moment pour quelque raison que ce soit. 2) Favorisez la confiance en soi de votre personnel. Fixez des limites à vos employés, en vous assurant qu’ils comprennent les responsabilités de leur rôle, les types de décisions qu’ils peuvent et doivent prendre par eux-mêmes et les limites générales de leur autorité. 3) Acceptez les décisions difficiles. S’il y a des employés dont vous ne faites pas confiance au jugement, essayez de comprendre pourquoi, afin de trouver des remèdes. 4) Insistez sur l’idée que les erreurs sont des occasions d’apprendre. Tenir les membres de l’équipe responsables de leurs décisions en utilisant les erreurs comme opportunités d’enseignement.
Vous êtes enfin dans le flux, en tapant et en progressant sur ce document de stratégie. Et puis un membre de l’équipe vous pose une question par messagerie instantanée. Et puis un autre apparaît. Avant que vous ne vous en rendiez compte, votre après-midi est terminé et vous n’avez fait aucun progrès. Semble familier?
Afin de laisser du temps à la réflexion, les managers doivent faciliter l’indépendance des membres de leur équipe. Ceci est particulièrement important si votre équipe n’est pas physiquement ensemble, car les « questions rapides » envoyées via les canaux de discussion d’équipe peuvent autrement être interminables.
Commencez par analyser le problème. Pour quelles raisons les membres de votre équipe pensent-ils avoir besoin de votre contribution ? Est-ce parce qu’ils n’ont pas la confiance nécessaire pour prendre des décisions par eux-mêmes ? Parce qu’ils craignent des représailles s’ils prennent la « mauvaise » décision ? Parce qu’ils ne sont pas qualifiés ou inexpérimentés ? La catégorisation des types de problèmes peut être utile pour reconnaître les tendances et prendre des mesures correctives.
Une fois que vous comprenez quelle ils viennent vers vous, alors vous devez déterminer Pourquoi, et quel rôle vous jouez dans cela. Votre comportement permet-il, voire encourage-t-il, votre personnel à vous apporter chaque petit « ralentisseur » de sa journée ? Cela les amène-t-il à croire que vous êtes le seul autorisé à résoudre des problèmes ou à prendre des décisions ? Est-ce que la façon dont vous interagissez avec eux les fait manquer de confiance en leur propre jugement ou leur rend les limites de leur autorité obscures ? Ont-ils de bonnes raisons de craindre de se tromper ?
Vous trouverez ci-dessous des idées que vous pouvez mettre en œuvre dans quatre catégories spécifiques qui responsabiliseront vos employés tout en favorisant votre propre productivité.
1. Mettez l’accent sur la gestion de l’attention.
Commencez par déterminer si une « politique de la porte ouverte » est quelque chose qui est déclaré ou promu dans votre organisation. Si c’est le cas, explicitez-le avec une définition claire.
Bien sûr, il est important que les dirigeants soient disponibles pour leurs équipes. Mais « être disponible » ne doit pas se faire au prix d’une interruption imprévisible du travail de chacun, tout au long de la journée. Une politique de porte ouverte n’a jamais été conçue pour signifier que quiconque est disponible pour être interrompu à tout moment pour quelque raison que ce soit. Une meilleure mise en œuvre est d’être clair que tout le monde dans votre organisation doit être pris en compte accessible, mais pas nécessairement disponible en permanence. Les membres individuels de l’équipe doivent indiquer quand ils sont disponibles pour être interrompus et quand ils ne le sont pas. Et la culture doit soutenir ce temps de travail sans distraction.
Dans une situation virtuelle, encouragez l’équipe à pratiquer la gestion de l’attention en fermant périodiquement leur client de messagerie, en mettant leur téléphone en mode silencieux et hors de vue, et en réglant leurs outils de discussion sur « ne pas déranger ». Vous devriez modéliser ce comportement, car si vous ne le faites jamais, votre équipe ne le fera pas non plus, peu importe ce que vous dites.
Au bureau, indiquez vos heures de ne pas déranger avec une sorte de signal et donnez à votre équipe les moyens de faire de même : vous pouvez utiliser un panneau de ne pas déranger, un drapeau de cabine ou des écouteurs, par exemple. Tout le monde devrait savoir quels sont les signaux et ce qu’ils signifient. Ensuite, soyez judicieux de les mettre en place pour créer du temps de travail sans distraction et de les supprimer lorsque vous êtes prêt à autoriser des interruptions.
Ces scénarios peuvent sembler impossibles dans votre organisation. Dans ce cas, vous devez regarder la façon dont la communication circule. Mettre l’accent sur la création d’une culture qui soutient asynchrone communication, où la conversation n’est pas toujours « en direct », mais les gens peuvent intervenir quand c’est le mieux pour leur flux de travail. Mon outil de collaboration d’équipe préféré, Twist, offre un excellent guide sur la façon de le faire.
2. Favorisez la confiance en soi de votre personnel.
Fixez des limites à vos employés, en vous assurant qu’ils comprennent les responsabilités de leur rôle, les types de décisions qu’ils peuvent et doivent prendre par eux-mêmes et les limites générales de leur autorité. Ensuite, encouragez-les à trouver leurs propres solutions aux problèmes quotidiens. Au lieu de répondre aux questions, essayez d’utiliser la phrase « J’ai confiance en votre jugement ». Plus vos subordonnés directs réussissent à résoudre leurs problèmes par eux-mêmes, plus leur confiance grandira. C’est un excellent moyen de développer les membres de votre équipe tout en augmentant vos propres opportunités de temps de travail sans distraction.
Une chose qui peut interférer avec l’autonomie de votre équipe est que vous soyez le genre de manager qui aime avoir beaucoup de contrôle et être impliqué dans chaque décision. Ce type de microgestion est un fardeau pour vous et étouffe la croissance de votre équipe. Vous ne pouvez pas faire le travail de tout le monde à leur place, et vous ne devriez pas non plus. Donnez aux membres de votre équipe les moyens de prendre leurs propres décisions. Si vous ne savez pas si vous faites de la microgestion, demandez à un collègue de confiance ou à un ancien employé de vous donner des commentaires honnêtes.
3. Acceptez les décisions difficiles.
S’il y a des employés dont vous ne faites pas confiance au jugement, essayez de comprendre pourquoi, afin de trouver des remèdes. Les employés ont-ils une lacune dans leurs compétences? Une formation supplémentaire serait-elle utile ? La personne est-elle nouvelle dans l’organisation ? Il faudra peut-être plus de temps pour « apprendre les ficelles du métier ». Peut-être qu’il serait utile de trouver un mentor ou un « copain » dans l’équipe. Mais fixez une limite de temps à cela.
De temps en temps, vous pouvez constater que vous avez fait une erreur d’embauche. Les questions les plus difficiles à se poser sont de savoir si vous avez la bonne personne dans le mauvais rôle, ou si la personne n’est pas un bon candidat pour l’organisation. Ne traînez pas les pieds ici. Faites-en une victoire pour vous et l’employé en aidant la personne à trouver un autre rôle dans votre organisation, ou un nouvel emploi ailleurs. Cela vous permettra de réduire vos pertes et de développer la réputation de votre entreprise en tant que lieu de travail agréable.
4. Créez un environnement sûr pour faire des erreurs.
S’il y a des conséquences graves et désagréables aux erreurs honnêtes, votre organisation a une « culture CYA », où les gens ne viennent pas vers vous parce qu’ils veulent votre avis, ils cherchent simplement un moyen de rejeter tout blâme futur. Cela étouffera la croissance et empêchera votre organisation de s’adapter. Souvenez-vous du vieil adage « Louez en public, corrigez en privé ». Parlez aux membres de l’équipe en privé lorsque l’une de leurs solutions ne fournit pas le meilleur résultat. Insistez sur l’idée que les erreurs sont des occasions d’apprendre. Tenir les membres de l’équipe responsables de leurs décisions en utilisant les erreurs comme opportunités d’enseignement. Attirez l’attention sur la leçon apprise et assurez-vous qu’elle reste valable, mais si la décision était éthique et prise de bonne foi, soyez solidaire et empathique.
En mettant en œuvre ces quatre stratégies, vous serez en mesure de minimiser les interruptions de vos rapports directs et vous créerez plus d’opportunités de vous concentrer sur le travail réfléchi que votre poste de direction exige. Ce faisant, vous inspirerez confiance, innovation et créativité aux membres de votre équipe. Lorsque vous donnez à votre équipe les moyens de travailler de manière plus indépendante, vous vous améliorez en tant que leader et, en fin de compte, vous contribuez davantage au succès de l’organisation.
