Comment un programme de remboursement optimisé peut aider à stimuler la croissance

Alors que le travail hybride et à distance continue de devenir la norme, les lieux de travail, les habitudes, les procédures et les politiques évoluent rapidement. Et les outils et processus utilisés par les organisations pour rembourser leurs dépenses aux employés (véhicules, appareils, bureaux à domicile, déménagement et tout le reste) peuvent ne pas suivre le rythme.

Les organisations aux prises avec de multiples fournisseurs de remboursement hérités et des processus manuels inefficaces peuvent avoir du mal à suivre les conditions fluides du marché, les attentes émergentes en matière de main-d’œuvre hybride et les exigences de conformité en constante évolution. Cela peut empêcher les dirigeants de prendre des décisions qui pourraient aider leur entreprise à se développer. Les clients remarquent également que les concurrents de ces organisations sont mieux placés pour fournir ce dont ils ont besoin.

Mais certaines organisations optimisent leur allocation de ressources en mettant en œuvre un remboursement simple, flexible et évolutif et en appliquant des analyses de données en temps réel pour les aider à signaler les problèmes et à améliorer la prise de décision basée sur les données. La mise à jour de ces processus et plateformes les aide à réduire les coûts et à maximiser les dépenses de remboursement sans perturber leurs effectifs. Leur solution consiste en des outils logiciels en tant que service (SaaS) qui réduisent la charge administrative, font apparaître les tendances de manière transparente, stimulent l’intelligence, garantissent la conformité fiscale et signalent les problèmes de conformité sur les marchés et les régions.

Passer à la transparence

Une entreprise de livraison de taille moyenne s’appuie sur des chauffeurs qui utilisent leurs propres véhicules pour effectuer leurs missions. Après avoir adopté un système de gestion de la main-d’œuvre à faible coût pour superviser les remboursements, l’entreprise a rapidement constaté que l’intégration de chaque nouveau conducteur sur la plate-forme était souvent un processus de plusieurs jours qui obligeait l’entreprise à effectuer plusieurs tâches administratives manuelles. C’était un scénario risqué, car les employés ne seraient pas remboursés si des informations étaient saisies de manière incorrecte. “Le but de cette solution était de s’assurer que nos chauffeurs soient remboursés”, explique un responsable opérationnel de l’entreprise, “et cela ne se produisait pas”.

L’organisation a effectué une transition transparente vers un système SaaS évolutif, flexible et rationalisé pour le remboursement. L’ajout de nouveaux pilotes est devenu un processus simple. Tous les chauffeurs sont inscrits et payés avec précision – “Personne ne manque un remboursement”, déclare le responsable opérationnel – et les coûts sont en baisse de 30 %.

En Louisiane, un distributeur de bière et de boissons non alcoolisées a déjà fourni à sa force de vente des véhicules de société. Ces employés avaient de longues journées de travail, chacun visitant environ 15 comptes par jour, et les employés devaient ramener leur voiture à la maison après le travail. Ensemble, cette activité a mis jusqu’à 20 000 miles sur les compteurs kilométriques des voitures de société chaque année.

Mais l’entreprise a appris que les conducteurs étaient durs avec ces voitures de flotte. Les accidents fréquents et l’entretien incohérent ont entraîné une augmentation des risques et de l’exposition à la responsabilité de l’entreprise. Et les chefs d’entreprise pensaient que les employés sous-évaluaient l’avantage de leur véhicule.

Alors que l’organisation mettait en œuvre un changement de politique pour que ses employés conduisent leurs véhicules personnels plutôt que des voitures de société, elle a mis en place une plateforme de remboursement qui a rapidement rendu la gestion continue du programme conviviale et facile à naviguer.

Le fournisseur du système a géré toutes les communications pour lancer le programme sur une nouvelle plate-forme et a effectué des tâches administratives, vérifiant que tous les conducteurs étaient assurés et conformes à la politique de l’entreprise. Le changement a également provoqué un changement culturel bienvenu. Aujourd’hui, les employés conduisant et prenant soin de leur véhicule personnel au travail, la responsabilité de l’entreprise est considérablement réduite et les dépenses d’entretien ne sont plus un problème.

Efficacité de brassage

DG Yuengling & Son, le pilier de Pennsylvanie qui est la plus ancienne brasserie d’Amérique, utilisait depuis longtemps une application de suivi du kilométrage pour rembourser ses employés des ventes pour leurs déplacements. Mais son système était capricieux et souvent imprécis, ce qui entraînait une perte de temps lorsque les commerciaux mettaient à jour manuellement leurs dossiers de voyage.

Les dirigeants de l’entreprise savaient que le brasseur devait mettre à niveau sa plateforme de remboursement, mais hésitaient à perturber potentiellement les flux de travail existants sans être sûrs qu’une nouvelle solution apporterait une réelle amélioration.

Mais Yuengling a adopté une plate-forme conviviale et très précise qui était facile à intégrer à son logiciel de gestion des dépenses, permettant à son équipe de vente de se concentrer sur la vente plutôt que de saisir manuellement le kilométrage dans un ancien système avec un suivi GPS inefficace. Après le changement, 92 % des utilisateurs de la plate-forme de la brasserie ont déclaré que les nouveaux outils leur avaient permis d’économiser un suivi et des rapports importants ou les avaient aidés à rationaliser leur travail et à éliminer les processus manuels.

Un nouvel outil de croissance

Dans un environnement économique difficile avec un marché du travail obstinément tendu, les organisations doivent prendre des décisions cruciales pour optimiser la croissance, les revenus et la culture tout en retenant leurs meilleurs talents. L’examen et la mise en œuvre de vos programmes de remboursement peuvent aider votre organisation à prendre des décisions qui favorisent la croissance de vos employés et de votre entreprise.

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