La ville de Regina a payé 26,9 millions de dollars en heures supplémentaires supplémentaires depuis 2018 : rapport

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La ville de Regina verse aux employés municipaux jusqu’à 5,5 millions de dollars de plus par an en heures supplémentaires que ce qu’elle avait prévu dans son budget depuis 2018, selon un rapport présenté au conseil municipal mercredi après-midi.

Élaboré par l’administration sur la direction du conseil municipal lors des négociations budgétaires, le rapport passe en revue les dépenses passées pour éclairer l’idée d’une réduction des heures supplémentaires de 25 pour cent d’ici 2025.

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L’intention était de libérer 2 millions de dollars pour les réorienter vers des projets municipaux ou vers le fonds de réserve général en diminution.

Cependant, un examen des livres de la ville a révélé que la réalisation de cette réduction n’offrirait aucun financement supplémentaire en raison des excédents chroniques.

« Les heures supplémentaires réelles continueraient d’être supérieures au budget des heures supplémentaires », note le rapport.

Les registres de paie montrent que la ville a dépassé son budget de 26,9 millions de dollars en dépenses d’heures supplémentaires entre 2018 et 2023.

En 2022 et 2023, 9 millions de dollars et 9,2 millions de dollars respectivement en heures supplémentaires ont été payés, soit plus du double des 3,7 millions de dollars budgétisés pour chacune de ces années.

Les heures supplémentaires ont diminué pendant la pandémie de COVID-19 pour atteindre 7,1 millions de dollars en 2021 et 5,7 millions de dollars en 2020, contre 8,8 millions de dollars en 2019 et 8,7 millions de dollars en 2018, qui ont tous deux dépassé les budgets fixés à 3,3 millions de dollars.

En faisant la moyenne de ces chiffres, les heures supplémentaires ont dépassé le budget prévu de 2 à 5,5 millions de dollars chaque année au cours des six dernières années.

Barry Lacey, directeur de la stratégie financière, a déclaré que ces coûts supplémentaires ont été largement couverts par les postes vacants, c’est-à-dire lorsque les salaires inclus dans le budget ne sont pas dépensés parce qu’un poste est devenu vacant.

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Il a qualifié cette somme de « en millions », mais n’avait pas de chiffre exact à proposer au conseil mercredi.

Les heures supplémentaires représentent environ trois à cinq pour cent des dépenses salariales brutes de la ville, en hausse de six pour cent par rapport à avant 2018, mais ce que Lacey a qualifié de « conforme aux municipalités comparables ».

“Cela ne veut pas dire que nous n’avons pas la possibilité de réduire les heures supplémentaires”, a-t-il ajouté.

Les départements de l’eau, des déchets et de l’environnement, des services de transport en commun, de flotte et des routes représentaient la plupart des heures supplémentaires, soit un total de 72 pour cent.

Les excédents sont attribués à diverses causes, la principale étant l’appel du personnel municipal en cas d’urgence, comme lorsque des canalisations éclatent ou que de fortes chutes de neige nécessitent un déneigement immédiat.

Les pénuries de personnel dues à des maladies, des congés ou des postes vacants sont également une cause fréquente, tout comme les difficultés à respecter les délais des projets de construction liés aux fonds d’investissement.

Ian Cantello, président de la Regina Civic Middle Management Association, a déclaré que le rapport est « préoccupant » pour le syndicat car il présente un aperçu de la façon dont le personnel municipal travaille avec des marges de dotation « minces comme des rasoirs ».

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“En regardant ce rapport, je vois 5 millions de dollars dépensés en heures supplémentaires qui auraient pu être 2,5 millions de dollars dépensés pour 30 à 40 ETP supplémentaires (personnel équivalent temps plein) qui aideraient à partager le fardeau des travailleurs chroniquement en sous-effectif dans la ville”, a-t-il écrit. , dans une lettre de délégation au conseil municipal, lue au procès-verbal.

Il a conseillé au conseil municipal d’examiner les données en fonction de la question de savoir si la ville dispose du personnel adéquat pour s’acquitter des tâches demandées aux travailleurs.

À partir d’une analyse juridictionnelle auto-réalisée de six autres villes canadiennes, Cantello a découvert que Regina se situe dans le bas de l’échelle du nombre de travailleurs urbains pour 100 000 habitants, soit 1 238.

Saskatoon, selon son analyse, a comparativement un ratio de 1 616 travailleurs pour 100 000 habitants.

« Partir de l’hypothèse que nous disposons d’un personnel adéquat ou en sureffectif entraînera une rotation accrue du personnel et une baisse des niveaux de service », a écrit Cantello.

Lacey a déclaré que le rapport a incité à examiner plus en profondeur la « cause profonde » de la raison pour laquelle les employés effectuent autant d’heures supplémentaires et les pratiques et procédures en place pour superviser cela.

Un chef de projet a été chargé en avril d’examiner les volumes d’heures supplémentaires et d’envisager des « améliorations opérationnelles » susceptibles d’améliorer l’efficacité de la paie.

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Cela pourrait inclure des changements tels que l’introduction de processus d’approbation plus stricts, le contrôle de l’exactitude des feuilles de temps et l’évaluation des compromis financiers liés à l’embauche de davantage d’ETP pour réduire les appels d’heures supplémentaires.

Les travaux devraient avoir lieu en interne jusqu’à l’automne, indique le rapport.

Lacey a déclaré que les efforts d’approvisionnement, l’efficacité de la planification et les considérations budgétaires feront partie de cette conversation sur la façon de s’améliorer.

Les parties prenantes, notamment les syndicats qui représentent les employés de la ville, seront également consultées dans le cadre du processus, a confirmé l’administration.

Le comité de vérification et des finances de Regina a examiné ce point la semaine dernière. Le vote final de mercredi n’a donné aucun mandat de réduction, mais a simplement accepté de recevoir et de déposer le rapport.

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