Apprivoiser la bête de la licence de fournisseur multi-états pour la télémédecine

Le secrétaire adjoint du HHS pour la planification et l’évaluation Le Bureau de la politique de santé a constaté que l’utilisation de la télésanté pendant le pic initial de COVID-19 est passée de moins de 1 % des visites à 80 %.

Mais même si certaines questions importantes sur la pérennité des soins virtuels ont reçu une réponse récemment, les systèmes de santé et les startups de télésanté continuent de faire face à des défis majeurs pour naviguer dans les exigences de licence pour opérer à travers les frontières des États.

Qu’il s’agisse de politiques confuses et divergentes, État par État, de pénuries de personnel entraînant des retards massifs ou d’une demande plus élevée que jamais de soins virtuels, les systèmes de santé et les startups doivent trouver des moyens de réduire les coûts administratifs et de raccourcir les délais.

Nouvelles de l’informatique de la santé s’est entretenu avec Eric Demers, PDG de Madaket, fournisseur d’une plateforme de gestion des données des fournisseurs, pour discuter de son point de vue sur la façon de rationaliser les licences de télésanté et d’assurer des soins de haut niveau et à la demande pour les patients qui en ont le plus besoin.

Q. D’une manière générale, quels sont les défis auxquels sont confrontés les systèmes de santé et les entreprises de télémédecine en matière de licences de soignants multi-États ?

UN. L’octroi de licences est un réseau complexe et enchevêtré d’exigences, de délais et de formalités administratives variables, quel que soit l’état. Pour compliquer encore plus les choses, chaque État a ses propres règles sur les documents nécessaires à la vérification, les différentes vitesses de traitement des documents, les plates-formes uniques de soumission et, plus important encore, les différentes durées d’éligibilité avant le renouvellement des licences.

La gestion de ces mises à jour de licence pour un réseau de prestataires, qu’il s’agisse d’un cabinet unique ou d’un système de santé, est plus qu’un simple travail à temps plein – c’est un service à temps plein. Pourtant, le personnel non clinique fait défaut depuis des années, avec 61 % des prestataires connaissent une pénurie de candidats qualifiés.

Cela laisse de nombreux médecins, infirmières et autres professionnels de la santé responsables de la vérification et des mises à jour de leur propre licence, une tâche pour laquelle ils ne sont pas formellement formés et n’ont pas le temps. Non seulement ce processus crée des inefficacités et de la confusion, mais les erreurs peuvent être très coûteuses.

Une fois que l’information est soumise à l’État, elle entre dans un trou noir de communication, avec un temps de traitement allant de quelques mois à une bonne partie de l’année. Ce retard peut déjà exposer les fournisseurs à un risque de non-conformité, mais il se multiplie s’il y a des erreurs dans la soumission, ce qui entraîne la réinitialisation du processus et le redémarrage de l’horloge à zéro.

Les entreprises de télémédecine rencontrent ces défis plus fréquemment que les fournisseurs traditionnels. Avec un modèle commercial basé sur des soins flexibles et à distance, il est dans l’intérêt des fournisseurs de télémédecine de s’étendre dans autant d’États que possible, en élargissant leur réseau de soins.

Bien sûr, cette croissance rapide s’accompagne d’une plus grande bureaucratie, un défi qui pèse lourdement sur ces petits fournisseurs.

Q. Comment les systèmes de santé et les entreprises de télémédecine peuvent-ils réduire les coûts administratifs et raccourcir le délai d’octroi de licences multi-États ?

UN. L’octroi de licences est une tâche lourde qui nécessite une attention aux détails, un suivi à long terme et beaucoup de patience. L’étendre à plusieurs États nécessite une compréhension des différences de niche qui peuvent affecter le succès de la vérification. Le processus a une marge d’erreur étroite et les erreurs peuvent être extrêmement coûteuses.

L’automatisation est un outil précieux pour tout fournisseur qui cherche à réduire ce risque et peut représenter un gain de temps et d’argent considérable. Les plateformes de gestion des données des fournisseurs agissent comme des sources centrales de vérité, en suivant les délais et le statut de tout le personnel médical inscrit sur la liste de paie et en stockant leurs informations.

Ces hubs d’informations évitent les processus manuels onéreux de saisie et de ressaisie des informations de licence pour plusieurs États ou prestataires du même réseau hospitalier, en remplissant automatiquement ces informations à l’aide de sa banque de connaissances existante.

Les plates-formes de gestion des données des fournisseurs suivent également les délais pour tous les États concernés, garantissant que les fournisseurs sont informés des renouvellements avec un préavis suffisant et ne sont pas surpris à se démener pour s’assurer qu’ils sont en conformité.

Tout comme d’autres logiciels d’automatisation conçus pour rationaliser les formulaires gouvernementaux – TurboTax, par exemple – les plates-formes de gestion des données des fournisseurs énoncent clairement les exigences spécifiques pour chaque état nécessaire de manière digeste, simplifiant le processus et réduisant le risque de soumettre des informations incorrectes.

Comme je l’ai souligné, il y a des conséquences économiques réelles aux retards dans le processus d’octroi de licences. Les prestataires individuels ne seront pas autorisés à pratiquer tant que leur licence n’aura pas été approuvée, ce qui peut durer plusieurs mois si les informations fournies ne sont pas exactes et complètes.

Tous ces facteurs contribuent au gaspillage administratif massif dans le secteur de la santé. 15 à 30 % des dépenses médicales sont consacrées aux dépenses administratives, dont la moitié est gaspillée en tâches inutiles et en blocages causés par la bureaucratie.

Et avec des pénuries de personnel dans toutes les phases des soins, il y a moins de professionnels formés pour gérer des processus de plus en plus compliqués. De nombreux sites sont tellement à court de personnel administratif que le fardeau incombe directement aux prestataires de soins pour gérer les exigences de licence, ainsi que l’inscription, l’accréditation et d’autres tâches administratives générales.

L’automatisation allège le fardeau du personnel, permettant de consacrer davantage de ressources (personnel et argent) aux visites des patients. Les médecins peuvent voir plus de patients par jour, recevoir des paiements plus rapidement et consacrer une plus grande partie de leur temps limité à la pratique plutôt qu’à des tâches administratives.

Q. Vous avez dit que votre entreprise avait aidé des clients comme MindStrong à gérer des millions de transactions de fournisseurs rien qu’en 2022, aidant à fournir les soins nécessaires aux patients dans de nombreux États. Comment avez-vous fait?

UN. L’automatisation n’est pas seulement une solution pour les licences. Il existe plusieurs autres charges administratives qui grugent le temps et les bénéfices des prestataires. Chaque système de paiement a son propre processus d’inscription et, comme pour les licences, les retards peuvent avoir des conséquences désastreuses.

Lorsqu’un fournisseur n’est pas correctement inscrit dans le système d’un payeur, le payeur ne sera pas en mesure de rembourser le fournisseur pour les soins facturés à ce plan. Cela place les prestataires dans la position peu enviable de devoir soit supporter le coût des soins pendant des mois, attendre que le problème soit résolu, soit refuser les patients sur ces plans jusqu’à ce que les choses soient réglées.

Et comme pour les obstacles liés à l’octroi de licences, les prestataires doivent conserver leurs informations d’identification en ordre avec leurs groupes médicaux, prouvant leur admissibilité à fournir des soins avant de pouvoir exercer.

L’octroi de licences, l’accréditation et l’inscription nécessitent tous une grande partie des mêmes informations. La plate-forme de Madaket couvre l’écosystème de gestion des données des fournisseurs pour automatiser toutes ces tâches et bien d’autres. Au lieu de saisir les mêmes informations dans plusieurs solutions d’automatisation différentes, les fournisseurs peuvent les saisir une seule fois dans une plateforme qui agit comme une source unique de vérité pour tous leurs renouvellements administratifs.

L’étendue de la plate-forme et sa fonction secondaire en tant que société de transaction permettent également de valider un répertoire d’informations qui facilite les tâches des tiers, tels que les payeurs, les fournisseurs individuels et autres. Bien que les licences puissent nécessiter un renouvellement toutes les quelques années, les utilisateurs actifs de la plate-forme mettent à jour leurs informations mensuellement, ce qui se traduit par un pool de données plus précis que d’autres accessibles au public.

Les payeurs, par exemple, peuvent trouver des informations à jour sur un fournisseur qui ont été saisies lors d’une récente accréditation, et utiliser ces informations pour maintenir leurs propres bases de données exactes et rationalisées. Ces éléments de base de données affectent la conformité aux réglementations fédérales qui exigent que les payeurs et les fournisseurs soutiennent la transparence des prix et limitent les facturations surprises aux consommateurs.

Tous ces éléments se combinent pour offrir un contrôle total des opérations administratives de soins de santé.

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