Qu’est-ce qu’un agent d’information d’entité ? Et pourquoi vous pourriez avoir besoin de quelques

Agent d’information de l’entité. Ce nouveau rôle marque une évolution significative des technologies de l’information sur les soins de santé dans les hôpitaux et les systèmes de santé.

Qu’est-ce, demandez-vous, qu’un agent d’information d’entité ? L’une des meilleures personnes pour répondre à la question est John P. Donohue, vice-président des services d’entité IS chez Penn Medicine Information Services, qui fait partie du système de santé Penn Medicine basé à Philadelphie, en Pennsylvanie.

Donohue est chargé de diriger le groupe de services aux entités, qui comprend de nombreux cadres technologiques chevronnés, ainsi que les équipes sur site qui soutiennent Penn médecine de nombreuses entités. Ces groupes technologiques d’entités sont chargés de gérer l’entreprise et de faciliter la relation technologique entre les opérations et les services d’information.

Chaque groupe d’entités se compose d’un responsable de l’information d’entité et de ressources qui prennent en charge l’ingénierie clinique, les plateformes et la technologie de réseau dans les entités. De plus, John était le directeur des services d’information qui a piloté l’innovation technologique pour la construction du nouveau pavillon des patients.

Nouvelles de l’informatique de la santé s’est assis avec Donohue pour avoir un aperçu approfondi de ce qu’il fait, afin que d’autres dirigeants d’hôpitaux et de systèmes de santé puissent comprendre pourquoi ils peuvent avoir besoin d’un agent d’information d’entité.

Q. Que sont les services d’entité ? D’où vient le concept ? Avez-vous rencontré de nombreux hôpitaux et systèmes de santé traitant des services d’entité comme le fait Penn Medicine ?

UN. Les services d’entité sont un groupe au sein de notre équipe de services d’information d’entreprise qui se concentre sur les besoins en services d’information des entités de Penn Medicine. Il existe plusieurs entités dans l’entreprise Penn Medicine. Chacun de nos hôpitaux pour patients hospitalisés est considéré comme une entité.

Il existe également d’autres entités. Par exemple : l’École de médecine Perelman, l’entreprise elle-même (finances, marketing, ressources humaines, etc.), nos groupes de médecins, certaines gammes de services clés et les soins à domicile/hospice. Le groupe de services aux entités comprend plus de 250 professionnels et leaders qui fournissent les services suivants : ingénierie biomédicale, dispositif de périphérie et support réseau.

Chaque groupe d’entités est dirigé par un agent d’information d’entité (EIO) – ou mini-CIO. L’EIO a une relation en pointillé avec le directeur de l’exploitation de cette entité et une ligne solide dans mon organisation. L’EIO est en fin de compte responsable du développement et de la gestion des relations commerciales et cliniques locales, ainsi que de l’aide à traduire les exigences commerciales et cliniques en services d’information standardisés.

Notre CIO a développé cette approche pour diriger il y a environ 10 ans alors que le système de santé se développait. Nous avons mûri le programme et le rôle au fil du temps, et cela a joué un rôle déterminant dans l’intégration et la gestion de nos relations avec le personnel de direction de l’entité.

Nous avons été en mesure de doter ces rôles EIO avec des DSI de petits hôpitaux communautaireset de Penn Medicine, des personnes formées en interne qui sont prêtes pour leur premier rôle de direction.

J’ai travaillé avec quelques organisations qui ont un modèle similaire, mais pas beaucoup. La plupart d’entre eux en sont au stade naissant du développement du concept et n’ont pas encore eu la chance de mûrir suffisamment le rôle pour maximiser le potentiel. Je les encourage à venir nous parler de ce qui a fonctionné et des perspectives d’avenir.

Q. Vous êtes le vice-président des services de l’entité IS et un responsable de l’information de l’entité. Veuillez décrire votre travail et comment vous interagissez avec la suite C et les autres cadres et cliniciens.

UN. En tant que vice-président des services de l’entité SI, mon rôle est de superviser l’ensemble de l’organisation de l’entité SI. Nous avons actuellement trois CIO associés (ACIO) qui relèvent directement de moi. Chacun de ces ACIO a plusieurs EIO qui lui sont subordonnés. Chaque EIO a plusieurs responsables qui lui sont rattachés et qui sont intégrés dans les entités avec leur personnel associé.

Les EIO ont des bureaux dans leur entité respective, afin de mieux comprendre les besoins spécifiques de chaque entité et d’établir des relations solides avec l’équipe de direction de l’entité – la suite C de chaque entité. Comme vous pouvez l’imaginer, certaines entités sont plus grandes et plus complexes, et ont donc une équipe d’entités SI plus importante qui relève de l’EIO.

Je consacre une grande partie de mon temps aux aspects administratifs de l’équipe de l’entité. J’ai tendance à me concentrer fortement sur le recrutement, le développement et la rétention de l’équipe de notre entité. Cela nous a très bien servi. Notre chiffre d’affaires est généralement inférieur à 5 %, et cette fidélisation nous permet de fournir un haut niveau de services de manière constante.

En tant que tel, nous avons pu développer ce que nous soutenons au fil du temps sans ajouter un nombre important de nouveaux employés. Je suis avec Penn Medicine depuis plus de 20 ans à ce stade. Je travaille avec notre CIO et d’autres cadres du SI pour m’assurer que nous avons une culture cohésive qui sert notre système de santé de classe mondiale.

En tant que subordonné direct à notre CIO, je passe également beaucoup de temps à développer et exécuter la stratégie SI. Cela comprend l’intégration et le mentorat des membres clés du personnel, l’élaboration et la gestion d’un important budget de fonctionnement et d’investissement, et le travail pour maintenir la culture de responsabilité au sein du SI chez Penn Medicine. Nous avons un dossier très solide d’excellence opérationnelle et d’exécution de projets.

Enfin, j’entretiens une relation avec la majeure partie de l’équipe de direction de Penn Medicine. Cela comprend les chefs d’entreprise, ainsi que les principaux dirigeants des entités. Ces relations permettent une « approche One Penn Medicine » et une concentration sur la priorisation dans l’ensemble de l’entreprise. Mon objectif est de passer au moins une journée par mois avec chaque entité.

Il peut s’agir d’une réunion avec des dirigeants ou d’une marche dans les étages avec des techniciens et des ingénieurs dans des sites cliniques et commerciaux. Mon temps avec la suite C et d’autres cadres de Penn Medicine m’aide à rester au courant des défis et des opportunités, puis à m’assurer que l’équipe des services de l’entité est correctement alignée sur les priorités de l’organisation.

Q. Vous m’avez décrit les services d’entité comme de la gestion de la relation client, mais en interne. Est-ce un bon moyen pour les autres qui ne connaissent pas le concept de le regarder ? Qu’est-ce que les services d’entité partagent avec CRM ?

UN. Je pense que l’un des aspects clés de l’équipe des services aux entités est la gestion des relations avec les principaux dirigeants de l’entité. Mon CIO aime dire que les trois rôles principaux d’un EIO sont “le suivi, le suivi et le suivi”.

Nous sommes à notre meilleur lorsque nous sommes au-dessus des priorités, alignés avec l’entreprise et l’entité et exécutant à grande échelle. Tout cela est rendu possible par des relations solides et de confiance avec les dirigeants des entités. Auparavant, IBM avait un rôle appelé responsable des relations commerciales. J’aime à penser que ce que nous faisons le mieux, c’est de gérer ces relations et de nous assurer que nos ressources SI finies travaillent avec les opérations pour déplacer l’aiguille.

Une partie de cela consiste à traduire les besoins de l’entité, à comprendre quelles sont nos normes technologiques d’entreprise et à rechercher des moyens de tirer parti des plates-formes que nous possédons. En fin de compte, si nous faisons bien notre travail, nous aidons nos hauts dirigeants à maintenir une Penn Medicine harmonisée.

Q. Quels sont les avantages offerts par les services d’entité ? Quels sont les résultats doux et durs ? Comment l’organisation des services aux entités améliore-t-elle les services d’information pour les utilisateurs finaux ?

UN. J’en ai parlé un peu. Alors que nous recherchons des économies d’échelle et tirons parti des plates-formes standard pour l’optimisation des coûts, l’équipe des services aux entités joue un rôle central. Ils vivent dans les entités et comprennent le mieux quelles initiatives contribuent à déplacer l’aiguille.

L’EIO joue le rôle de défenseur de l’entité au niveau du SI d’entreprise et de défenseur du SI d’entreprise au niveau de l’entité. Les résultats sont généralement démontrés par la capacité de standardisation et de solides communications bidirectionnelles avec les entités, où les bonnes attentes sont établies.

Nous poussons vraiment pour une approche «One Penn Medicine» des systèmes, et lorsque les EIO sont efficaces, les entités sont alignées sur les normes et ne poursuivent pas d’autres systèmes et plates-formes.

Les EIO servent généralement de liaison solide entre les opérations de l’entité et le SI de l’entreprise au fur et à mesure de la mise en œuvre des systèmes. Cela garantit que les opérations et les services d’information ont leur mot à dire. Cela a été essentiel à notre succès, car les deux organisations sont fortement investies dans un résultat positif.

Nous intervenons souvent lorsque les opérations sont en retard sur quelque chose et les opérations interviennent lorsque nous sommes en retard. C’est une approche très efficace pour mettre en œuvre des systèmes. Une fois les systèmes opérationnels, les EIO et leur personnel se concentrent sur le soutien opérationnel. La majeure partie de cette assistance est dirigée vers la technologie qui vit sur le site – principalement des appareils de périphérie.

Cependant, les EIO sont de fervents défenseurs d’un soutien supplémentaire de l’entreprise en cas de besoin pour optimiser les systèmes.

Q. Que conseilleriez-vous à vos pairs d’autres hôpitaux et systèmes de santé intéressés à entrer dans les services d’entité et à nommer un cadre supérieur comme vous pour les diriger ?

UN. Je pense que ce modèle fonctionne – en particulier pour les systèmes de santé avec plusieurs hôpitaux et des gammes de services complexes. Comme la plupart des choses qui réussissent, tout dépend des gens. Nous avons soigneusement sélectionné nos EIO. Ce sont des leaders chevronnés qui comprennent à la fois les opérations hospitalières et l’informatique. La plupart des organisations informatiques ont déjà des personnes comme celle-ci qui sont idéales pour une mission étendue.

Je pense qu’il est important de s’assurer que les bonnes attentes sont définies entre les opérations et les EIO. Ils servent dans un équilibre délicat où ils doivent garder les deux camps heureux et prendre des décisions et des recommandations difficiles.

En ce qui concerne la nomination du cadre supérieur d’une équipe comme celle-ci, je pense que vous avez vraiment besoin de quelqu’un qui comprend la culture de votre organisation, entretient de solides relations opérationnelles et est largement reconnu pour garder à l’esprit les meilleurs intérêts de l’organisation.

J’ai passé de nombreuses années en tant que responsable de l’infrastructure, j’ai été notre directeur de la sécurité de l’information pendant plusieurs années et j’ai dirigé des applications mondiales dans une autre organisation. Cette expérience a servi d’arrière-plan agréable pour diriger une organisation SI basée sur les entités.

(Donohue a écrit plusieurs blogs pour Healthcare IT News au fil des ans qui peuvent être trouvés par cliquant ici.)

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