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Les PME ont été largement affectées par les fermetures liées au COVID-19, mais les choses reviennent lentement aux conditions d’avant la pandémie. En prenant des mesures de planification de la continuité des activités lors de la réouverture, vous pouvez assurer la pérennité de votre organisation et la maintenir à flot en ces temps incertains.
Quels sont les défis uniques auxquels sont confrontées les PME?
La planification de la continuité des activités n’est pas une approche universelle. Voici quelques-uns des problèmes qui affectent généralement les petites PME :
- Un manque de professionnels de l’immobilier pour aider à réduire les surfaces de bureaux et à repenser les flux de circulation
- Espace limité pour permettre la distanciation sociale
- Espace de stockage limité pour sécuriser le matériel et les dossiers
- Difficulté à prendre en charge le personnel distant en l’absence de flux de travail automatisés numériquement
- Les services informatiques qui ne sont pas préparés à prendre en charge un grand nombre de télétravailleurs sur le long terme
Autrefois détesté par de nombreux employeurs pour son manque de responsabilité et de transparence, le travail à distance a gagné un nouveau respect pendant la pandémie, selon la Society for Human Resource Management. De nombreuses organisations réalisent désormais qu’elles peuvent fonctionner tout aussi efficacement avec une main-d’œuvre partiellement ou entièrement distante.
« Certaines entreprises ferment même plusieurs sites et s’éloignent à 100 % », déclare Doug Wick, chef de produit chez Iron Mountain et responsable du service de transformation Clean Start de l’entreprise.
De combien d’espace de bureau avez-vous vraiment besoin ?
Compte tenu du succès généralisé de la main-d’œuvre distante, l’une des meilleures étapes de planification de la continuité des activités à prendre au départ consiste à déterminer l’espace de bureau dont vous avez besoin.
Certains employés peuvent vouloir travailler à distance à temps plein, tandis que d’autres peuvent être satisfaits de venir au bureau un jour sur deux. D’autres employés peuvent avoir besoin – ou vouloir – être sur place, à temps plein. En tenant compte d’un éventail de préférences, vous constaterez peut-être que vous disposez d’un espace de bureau plus grand que ce dont vous avez besoin. Vous pouvez récupérer cet espace pour la distanciation sociale, l’utiliser pour regrouper plusieurs bureaux, le sous-louer ou le remettre au propriétaire.
Regardez également l’espace occupé par les équipements qui peuvent être donnés ou transmis à un tiers de confiance. Par exemple, de nombreux dossiers papier sont rarement consultés ou sont conservés uniquement à des fins d’archivage. La numérisation ou le stockage de ces fichiers hors site vous permet de supprimer les classeurs encombrants et de libérer de l’espace, qui peut ensuite être utilisé pour des bureaux permettant une distanciation sociale appropriée.
Si vous suivez cette voie, vous constaterez probablement que seule une petite fraction de vos fichiers papier nécessite une numérisation. « Les clients peuvent dire qu’ils souhaitent numériser dix classeurs, mais nous pouvons déterminer qu’un seul tiroir doit peut-être être numérisé », explique M. Wick.
L’un de vos flux de travail peut-il être automatisé ?
C’est également un excellent moment pour envisager de mettre en œuvre des flux de travail numériques. Parfois, tout ce qui est nécessaire est un changement de culture, note Wick, car les employés ont tendance à devenir figés. La numérisation des enregistrements importants les rend accessibles de n’importe où, mais cette solution ne profitera pas à votre organisation si les employés conservent leurs anciennes habitudes. « Vous trouverez des personnes qui créent des fichiers par voie électronique, puis les impriment pour les stocker dans un fichier », explique M. Wick.
Ainsi, lorsque vous adoptez un nouveau flux de travail numérique, adoptez une approche disciplinée dans la planification des outils qui seront utilisés, de la manière dont ils seront déployés et de la manière dont ils seront enseignés à vos employés. Idéalement, vous voudrez éviter certaines des solutions de contournement inventives utilisées pendant la pandémie pour partager et stocker des informations, car elles ne sont pas nécessairement compatibles avec les normes de sécurité et de conformité. Par exemple, prendre une photo d’un document sensible avec un smartphone et la partager par e-mail peut créer une énorme faille de sécurité si la photo n’est pas supprimée de l’appareil.
Départ propre d’Iron Mountain® peut être une bouée de sauvetage pour les PME qui naviguent dans cette nouvelle normalité. L’évaluation Clean Start fournit les recommandations nécessaires aux dirigeants d’organisations pour évaluer leur préparation à la réouverture. Les experts d’Iron Mountain sont également disponibles pour recommander des stratégies d’adaptation au lieu de travail, fournir des conseils sur la création de flux de trafic efficaces, suggérer des processus pouvant être numérisés et identifier les actifs pouvant être déplacés vers un stockage hors site à faible coût.
Clean Start apporte des ressources de classe entreprise aux petites et moyennes entreprises, leur permettant de mettre en œuvre des étapes de planification de la continuité des activités qui peuvent redémarrer les opérations de manière sûre, efficace et tournée vers l’avenir, quoi qu’il en soit.
En savoir plus sur Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE : IRM) est le leader mondial des services innovants de stockage et de gestion de l’information, stockant et protégeant des milliards d’actifs de valeur, notamment des informations commerciales critiques, des données hautement sensibles et des artefacts culturels et historiques. Fondée en 1951 et approuvée par plus de 225 000 clients dans le monde, Iron Mountain aide ses clients à monter plus haut™ pour transformer leurs entreprises.
Grâce à une gamme de services comprenant la transformation numérique, les centres de données, le stockage sécurisé des enregistrements, la gestion des informations, la destruction sécurisée et le stockage et la logistique des œuvres d’art, Iron Mountain aide les entreprises à mettre en lumière leurs données sombres, permettant aux clients de libérer de la valeur et de l’intelligence à partir de leurs données numériques stockées. et des actifs physiques rapidement et en toute sécurité tout en les aidant à atteindre leurs objectifs environnementaux.
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