Le Canada se joint à un accord international pour rendre la certification des documents plus rapide et moins coûteuse

Les Canadiens qui ont besoin de certifier des documents destinés à être utilisés à l’étranger devraient trouver le processus plus rapide — et moins cher — à partir d’aujourd’hui, maintenant que le Canada a adhéré à la plus grande convention internationale de vérification de documents.

La Convention Apostille de 1961 rationalise le processus de certification des documents destinés à être utilisés dans les 125 autres pays signataires de la convention. Le Canada a accepté d’adhérer à la convention en mai 2023 et les changements entrent en vigueur aujourd’hui dans tout le pays.

En vertu de la convention, l’Ontario, l’Alberta, la Colombie-Britannique, la Saskatchewan et le Québec pourront certifier unilatéralement les documents utilisés par les Canadiens travaillant ou vivant à l’étranger – documents officiels du gouvernement, documents financiers, relevés de notes scolaires et documents juridiques, entre autres.

Les autres provinces et territoires continueront de soumettre des documents à Affaires mondiales Canada (AMC), qui continuera de gérer le processus de certification.

Mais une fois qu’un document est certifié – soit par GAC, soit par l’une des cinq provinces effectuant leur propre certification – il peut être utilisé dans n’importe quel pays membre de la Convention Apostille sans avoir besoin de certifications répétées.

Il s’agit d’une grande amélioration par rapport à l’ancien arrangement, a déclaré Todd McCarthy, ministre de la Prestation des services publics et commerciaux de l’Ontario.

“Ce sera plus rapide, plus simple et moins coûteux”, a-t-il déclaré. “C’est donc bon pour les particuliers, pour les familles, pour les entreprises en particulier. Et c’est un guichet unique.”

Auparavant, les Canadiens devaient soumettre les documents de certification à GAC par la poste, dans un délai d’exécution prévu de 30 à 45 jours ouvrables. Ils devraient ensuite présenter ces documents certifiés au consulat ou à l’ambassade du pays dans lequel ils envisagent de les utiliser.

Le processus devrait alors être répété pour chaque document ou copie de document qu’un particulier ou une entreprise devait utiliser dans un pays étranger.

“Nous sommes heureux que le gouvernement fédéral ait pris les mesures nécessaires pour mettre en œuvre ce programme à l’échelle du Canada”, a déclaré la procureure générale de la Colombie-Britannique, Niki Sharma. « Nous pensons donc que c’est certainement un avantage pour les gens, en particulier pour la Colombie-Britannique. »

Différents processus, délais plus rapides

Le processus fonctionnera légèrement différemment dans chaque province autorisée à certifier des documents. Les Ontariens seront autorisés à présenter leurs documents en personne à certains endroits, avec la possibilité de les faire certifier par la poste.

Au Québec, en Alberta et en Colombie-Britannique, les résidents peuvent utiliser un formulaire en ligne, puis poster leurs documents à un emplacement centralisé. Les délais de traitement sont estimés entre cinq à 14 jours ouvrables.

Tout document délivré par Terre-Neuve-et-Labrador, le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle-Écosse, le Manitoba, le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest ou le Nunavut doit être certifié par Affaires mondiales Canada, peu importe l’endroit où réside la personne qui demande la certification.

Les Canadiens à l’étranger peuvent obtenir une certification auprès des consulats ou des ambassades, mais il y aura une période de transition du 11 au 28 janvier pendant laquelle seules les demandes urgentes seront satisfaites.

Le Canada n’exige généralement pas du tout que les documents étrangers soient certifiés. Le gouvernement fédéral s’appuie plutôt sur d’autres facteurs pour déterminer l’authenticité des documents étrangers.

Sean Stephenson, avocat chez Dentons Canada et vice-président de l’Association du Barreau canadien, a déclaré que la profession juridique est heureuse de voir le Canada se joindre à la convention.

“Il s’agit d’une méthode éprouvée de certification de documents pour les non-Canadiens ou les personnes essayant d’utiliser des documents étrangers au Canada”, a-t-il déclaré.

Stephenson a déclaré que la convention ouvre également des opportunités au secteur privé pour rationaliser davantage le processus en proposant des services de certification. De tels services sont courants aux États-Unis et dans d’autres pays membres de la Convention Apostille et pourraient rapidement arriver au Canada une fois que le processus sera mieux connu.

Comment cela fonctionnera :

Ontario

• À compter du 11 janvier, les résidents pourront apporter leurs documents en personne à Ottawa, Toronto, Windsor, Thunder Bay et St. Sault Marie.

• Les résidents peuvent également envoyer leurs documents par courrier au bureau du Service de documents officiels situé au 222, rue Jarvis à Toronto après avoir reçu l’approbation en ligne et payé des frais de 15 $.

• Le délai d’exécution prévu est de 15 jours, selon le volume.

Saskatchewan

• Les documents doivent être soumis par courrier au ministère de la Justice et procureur général de la Saskatchewan.

• Il y aura des frais de 50 $ pour chaque document.

Alberta

• Les documents doivent être soumis au Bureau du secrétaire provincial adjoint pour certification.

• Il y aura des frais de 10 $ pour chaque document.

• Le délai d’exécution prévu est de 5 à 7 jours, selon le volume.

Colombie britannique

• Les documents doivent être envoyés par la poste au bureau d’administration du Commissariat du ministère du Procureur général après avoir rempli le formulaire en ligne de demande d’authentification de document de la Colombie-Britannique.

• Il y aura des frais de 20 $ par document.

• Le délai d’exécution prévu est de 15 jours, selon le volume.

Québec

• La certification des documents doit être demandée via un formulaire en ligne. La certification est effectuée par le ministère de la Justice.

• Il y aura des frais de 65 $ pour chaque document.

Reste du Canada

• Affaires mondiales Canada (AMC) continuera de fournir le service pour le reste du Canada

• Tout document délivré au Yukon, au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Manitoba, à l’Île-du-Prince-Édouard, au Nouveau-Brunswick, en Nouvelle-Écosse ou à Terre-Neuve-et-Labrador devra être certifié par Affaires mondiales Canada, peu importe où réside actuellement la personne qui demande la certification.

• Il n’y a aucun frais pour le service de GAC au-delà du coût de l’envoi des documents.

• Les délais d’exécution devraient être « considérablement réduits » par rapport aux 30 à 45 jours ouvrables actuels, mais GAC n’a pas donné d’objectif précis.