Redéfinissons la « productivité » pour l’ère hybride

La frontière entre le travail et la maison n’a jamais été une ligne claire. Même lorsque je suis au bureau, par exemple, je suis de garde si l’un de mes quatre enfants a besoin de moi. Je me souviens à quel point il était difficile de faire avancer les choses à mes débuts chez Microsoft quand ils étaient bébés – j’avais beaucoup de temps libre pendant qu’ils faisaient la sieste ou jouaient, mais je ne pouvais pas utiliser ce temps de manière productive parce que je devrais peut-être tout laisser tomber pour s’occuper d’eux à tout moment.

Ils disent que la nécessité est la mère de l’invention, et en tant que mère et chercheuse, essayer de gérer la frontière entre le travail et la maison a apporté beaucoup d’inventions dans ma vie. Par exemple, alors que la plupart des recherches sur la productivité ont tendance à se concentrer sur l’élimination des distractions, j’ai commencé à imaginer ce que nous pourrions faire si nous utilisions les micro-moments que nous avons chaque jour de manière productive. Cela m’a amené à développer des approches pour décomposer algorithmiquement les tâches en microtâches qui s’intègrent plus facilement dans la manière fragmentée dont nous travaillons réellement. Le concept résultant, que nous appelons la microproductivité, a élargi notre façon de penser la productivité chez Microsoft.

Avance rapide jusqu’au 4 mars 2020, lorsque la frontière entre le travail et la maison est vraiment tombée et que Microsoft a renvoyé ses employés de la région de Seattle chez eux pour travailler. Nous ne le savions pas à l’époque, mais nous étions au début de l’une des plus grandes perturbations du travail depuis des générations, et cela nous a donné l’occasion d’élargir encore notre compréhension de la productivité. Des centaines de chercheurs de Microsoft, LinkedIn et GitHub se sont réunis pour former la plus grande initiative de recherche de l’histoire de Microsoft, désormais appelée le « Nouvel avenir du travail ». Ensemble, tout en découvrant comment travailler à domicile et en luttant nous-mêmes avec la garde des enfants, nous avons mené plus de 50 projets de recherche sur le travail à distance.

Malgré un an et demi de recherche, il est presque impossible de prédire à quoi ressemblera le travail dans des mois, sans parler des années. Nous voyons, par exemple, que si les gens manquent beaucoup de choses sur le travail au bureau, l’idée de perdre la flexibilité du travail à distance est effrayante ; Le PDG Satya Nadella appelle cela le «paradoxe hybride». Mais la recherche indique un besoin clair pour les gestionnaires de créer une nouvelle définition de la productivité qui prend en compte le paradoxe hybride – une qui tient compte non seulement du travail accompli, mais aussi de la façon dont ils travaillent réellement lorsque la frontière entre le travail et la maison n’existe plus. .

Une nouvelle définition de la productivité

La productivité des travailleurs de l’information est difficile à définir et à mesurer, mais les chercheurs utilisent deux types de données clés pour l’approcher : 1) les données des travailleurs autodéclarées, ou demander aux gens s’ils se sentent productifs, et 2) les données d’activité des travailleurs, ou compter le nombre de e-mails envoyés ou lignes de code écrites. Lorsque les entreprises se sont éloignées pour la première fois, beaucoup ont été surprises de constater que ces mesures standard de productivité restaient élevées. Par exemple, un an après le début de la pandémie, l’enquête Work Trend Index de Microsoft a montré que la productivité auto-évaluée de plus de 30 000 travailleurs mondiaux externes à Microsoft est restée la même ou supérieure. L’enquête annuelle de Microsoft auprès des employés a montré des résultats similaires.

En examinant les données d’activité, une étude dans une division de Microsoft a montré que le nombre de fonctionnalités enregistrées par les développeurs par heure a augmenté de 1,5% tandis que le temps de mise au point a augmenté de 6%. Les dépôts dans GitHub ont également connu une activité stable ou en augmentation.

Mais lorsque nous examinons la recherche de plus près, il est clair que ces mesures ne disent pas toute l’histoire. Au fur et à mesure que le travail pénétrait dans nos maisons, les limites utiles ont commencé à s’estomper. Près de la moitié (49 %) des employés de Microsoft dans une étude ont déclaré travailler plus longtemps, et seulement 9 % ont déclaré travailler moins. Dans une étude mondiale sur les travailleurs externes à Microsoft un an après le début de la pandémie, 54% ont déclaré se sentir surmenés et 39% ont déclaré se sentir épuisés.

Nous avons également perdu beaucoup des avantages de travailler ensemble au bureau. Les participants à nos études ont signalé que le travail créatif comme le brainstorming en groupe était plus difficile à distance. Il y a aussi de plus en plus de preuves d’une perte de connexion avec des collègues. Un article récent que nous avons publié dans Nature Comportement Humain ont constaté que nos réseaux au travail deviennent de plus en plus cloisonnés, ce qui présente des risques pour l’innovation, le transfert de connaissances et, en fin de compte, la productivité.

Étude après étude, il a été démontré qu’il ne suffit pas d’être guidé par de simples mesures de productivité pour déterminer comment passer au travail hybride. Bien qu’il puisse être tentant d’assimiler des niveaux élevés d’activité des employés au succès, cela passe à côté des facteurs qui stimulent l’innovation durable à long terme. Nous devons élargir notre vision de la productivité pour nous concentrer sur le bien-être, les liens sociaux, la collaboration et l’innovation qu’ils apportent pour assurer le succès de l’entreprise.

Travailler avec cette nouvelle définition

Sur la base de ce que nous voyons dans la recherche, voici quelques façons dont les managers peuvent adopter une vision plus large de la productivité dans un monde hybride – un monde qui favorise le bien-être, la collaboration et l’innovation pour vous et votre équipe.

Bien-être

Malgré l’épuisement que beaucoup d’entre nous ressentent, l’environnement hybride offre une opportunité de créer une approche plus durable du travail. Le travail à distance et en personne présentent tous deux des avantages et des inconvénients distincts, et plutôt que d’attendre les mêmes résultats de chacun, nous pouvons nous appuyer sur ce qui les rend uniques.

Au bureau, donnez la priorité aux relations et au travail collaboratif comme le brainstorming autour d’un tableau blanc. Lorsque vous travaillez à domicile, encouragez les gens à organiser leurs journées pour inclure d’autres priorités telles que la famille, la forme physique ou les loisirs. Ils devraient faire une sieste s’ils en ont besoin et sortir entre les réunions. Des études sur le cerveau montrent que même des pauses de cinq minutes entre les réunions à distance aident les gens à penser plus clairement et à réduire le stress.

De même, faites attention aux risques que chaque type de travail comporte. Les gens peuvent éviter les longs trajets quotidiens qu’ils avaient l’habitude d’avoir en échelonnant leurs horaires pour éviter la circulation. Encouragez-les à établir des limites à la maison afin qu’ils ne travaillent pas à chaque heure de la journée simplement parce qu’ils le peuvent.

L’astuce consiste à trouver ce qui fonctionne pour chaque individu. Un thème clé de notre recherche est qu’il existe d’énormes différences individuelles quant à savoir si et comment le travail à distance peut être efficace. Les gens ont des expériences différentes en fonction de leur mandat dans une entreprise, de leur lieu de résidence et de leur sexe, race ou rôle. Même les individus ayant des contextes similaires ont des expériences idiosyncratiquement différentes. Par exemple, certains employés de Microsoft citent l’équilibre travail-vie personnelle et le temps de concentration comme raisons d’aller au bureau, tandis que d’autres citent ces éléments précis comme raisons de travailler à domicile.

Au cours des prochains mois, demandez aux gens de prendre le temps de réfléchir au moment et à l’endroit où ils se sentent le plus ou le moins productifs. Demandez-leur de se demander : est-ce que je travaille mieux le matin ou le soir ? Lorsque je travaille à partir d’un certain endroit, y a-t-il moins d’interruptions ? Est-ce que je me sens plus concentré ?

Collaboration

Chez Microsoft, les principales raisons pour lesquelles les employés souhaitent retourner au bureau sont la collaboration et les connexions sociales. Mais si quelqu’un se rend au bureau un jour où le reste de son équipe travaille à domicile, il n’aura pas ces interactions en personne. Un aspect clé pour rendre le travail hybride productif est de trouver un compromis entre les styles de travail individuels et les besoins de l’équipe.

Une façon d’y parvenir est de conclure des accords d’équipe. Chez Microsoft, nous demandons à chaque équipe de créer un ensemble de normes d’équipe qui définissent comment ils aimeraient travailler ensemble dans notre lieu de travail hybride. Les individus peuvent partager comment ils fonctionnent le mieux. Les équipes peuvent établir des jours sans réunion ou planifier des réunions d’équipe régulières en personne. Pour éviter que les horaires de travail flexibles d’une personne ne deviennent le message après les heures de travail d’une autre personne, les responsables peuvent définir des normes concernant les moments de la journée auxquels les réponses sont attendues.

Il est également important de s’assurer que les réunions hybrides sont aussi inclusives et intentionnelles que possible. Utilisez une fonction de lever la main pour vous assurer que tout le monde a la possibilité de parler et, si vous utilisez le chat de réunion, affectez un modérateur distinct de la personne qui dirige la réunion pour suivre le chat et amener les sujets clés dans la conversation. Ces choses sont particulièrement importantes si les personnes éloignées sont plus jeunes que celles présentes dans la pièce. D’autres choses que nous expérimentons incluent de demander aux participants en personne de rejoindre les réunions dès qu’ils arrivent dans la salle de réunion afin que les participants distants soient inclus dans le chat de pré-réunion. Les participants en personne peuvent également vouloir se joindre sur leurs ordinateurs portables individuels afin que les participants distants aient une meilleure vue d’eux.

Sous l’ancienne définition de la productivité, la coordination de la collaboration d’équipe autour des styles de travail individuels et la réflexion approfondie sur la question de savoir si votre équipe devait modifier ses pratiques de réunion pouvaient sembler inutiles, nécessitant beaucoup de maintenance ou même gênants. Avec la nouvelle définition de la productivité à l’esprit, ces activités sont essentielles.

Innovation

Dans le sens le plus simple, l’innovation nécessite souvent que les gens se réunissent pour échanger et prototyper des idées et réfléchir à des solutions, avec du temps pour une concentration et une réflexion individuelles. S’il est bien fait, le travail hybride peut créer exactement ces conditions. Si elles sont mal faites, ces liens sociaux importants peuvent s’éroder et avoir un impact sur l’innovation. Penser la productivité de manière plus large – en optimisant les conditions qui stimulent l’innovation – peut aider à se prémunir contre ces risques.

Tout d’abord, réfléchissez au travail qui doit être effectué à distance par rapport à celui en personne. Le travail à distance est idéal pour la productivité individuelle et les tâches de routine, tandis que les tâches qui dépendent largement et dynamiquement d’autres personnes et les tâches créatives telles que le brainstorming et la résolution de problèmes sont les domaines où la collaboration en personne prospère. Par exemple, le début d’un grand projet est une excellente raison de se réunir en personne, mais une fois les problèmes formalisés, les flux de travail standardisés et les responsabilités définies, de nombreux projets passent à un mode à couplage lâche, où le travail à distance peut être plus efficace.

De même, rencontrez de nouvelles personnes en personne. Se réunir lorsqu’une équipe est constituée et encourager les nouvelles recrues à passer du temps au bureau peut créer des liens sociaux fondamentaux qui alimentent l’innovation et les servent bien dans le travail à distance qui suit.

Enfin, encouragez votre équipe à nouer des relations avec des personnes extérieures à leur cercle de travail immédiat. Ces liens faibles sont essentiels à l’innovation, car ils constituent le meilleur moyen d’accéder à de nouvelles informations, qu’il s’agisse d’une nouvelle idée, d’un accès à un collaborateur potentiel ou d’une nouvelle opportunité d’avoir un impact. Au bureau, créez des opportunités pour votre équipe de discuter et d’apprendre de personnes avec qui elles n’ont jamais travaillé auparavant. Vous pouvez également créer des liens faibles de manière proactive tout en travaillant à distance, en encourageant les petites discussions au début des réunions, en demandant aux personnes d’autres équipes de partager leurs apprentissages et en recherchant des commentaires divers.

Bien que de nombreuses choses soient incertaines alors que nous regardons vers l’avenir, notre travail n’est pas de prédire l’avenir du travail, mais de contribuer à le façonner. Comme bon nombre de nos clients, et Microsoft lui-même, passeront au travail hybride dans les mois à venir, nous utiliserons cette définition large de la productivité non seulement pour guider notre façon de travailler, mais aussi pour stimuler l’innovation dans nos outils que plus d’un milliard de les gens utilisent pour faire le travail.

En fin de compte, nous saurons que nous avons réussi si le travail est meilleur qu’avant, non seulement en termes de mesures à court terme, mais en aidant les personnes, les équipes et les organisations à être productifs et à atteindre leurs objectifs d’une manière qui soutient le bien-être, la collaboration et l’innovation.

Sonia Jaffe et Brent Hecht ont aidé à écrire cette pièce.