Les médecins se plaignent depuis des années que les tâches de DSE prennent trop de temps et que le système est lourd et inefficace. Le problème est répandu puisque presque tous les hôpitaux et les médecins en cabinet utilisent des DSE, selon un rapport 2021 par le Bureau du Coordonnateur national pour l’informatique de la santé.
Les médecins leaders suppriment une partie de ce fardeau du DSE pour les médecins de leurs organisations en éliminant, simplifiant ou automatisant les tâches.
“Nous savons que l’inefficacité de la pratique est l’un des principaux moteurs de l’épuisement professionnel des médecins et que le DSE est un facteur majeur de frustration. Nous voulons éloigner les médecins de l’ordinateur et leur donner plus de temps avec leurs collègues et les patients au travail ou les membres de la famille la nuit “, a déclaré Nigel Girgrah, MD, PhD, directeur du bien-être chez Ochsner Health à Jefferson, en Louisiane, qui dirige les efforts visant à améliorer la convivialité du DSE.
Les DSE ont été une bénédiction mitigée pour les médecins, a déclaré Jane Fogg, MD, MPH, présidente de la médecine interne et familiale chez Atrius Health, une pratique de 700 médecins de soins primaires et spécialisés à Boston. Elle y dirige les efforts pour éliminer les tâches inutiles de la boîte de réception.
Bien que les DSE aient amélioré le partage d’informations cliniques pour coordonner les soins aux patients, ils ont augmenté le volume de messages et d’informations cliniques que les médecins doivent traiter, ce qui est devenu un fardeau, a déclaré Fogg.
Un étude récente ont constaté que les médecins passaient en moyenne 16 minutes par patient à utiliser les DSE, les fonctions d’examen des dossiers (33 %), de documentation (24 %) et de commande (17 %) prenant la plupart du temps. Cela représente environ 5 heures pour un médecin typique qui voit en moyenne 20 patients par jour.
Un autre étude récente ont constaté que les médecins passent en moyenne près de 2 heures sur le DSE en dehors des heures de travail pour remplir la documentation.
Avec le soutien de leur direction, Girgrah et Fogg ont commencé par les tâches les plus faciles à résoudre pour obtenir des gains rapides.
“Bien qu’une intervention ne puisse pas tout changer comme par magie, certains changements simples permettront aux médecins de gagner du temps pendant des heures”, a déclaré Girgrah.
Les stratégies de DSE, ainsi que d’autres programmes de bien-être chez Ochsner Health, ont contribué à une baisse de 10 % (de 54 % à 44 %) des taux d’épuisement professionnel des médecins, a déclaré Girgrah.
Voici 7 tactiques que les hôpitaux et les médecins ont utilisées pour réduire leur temps sur les DSE. Pour mettre en œuvre certaines de ces idées, vous souhaiterez peut-être obtenir le soutien de vos chefs de pratique ou administrateurs d’hôpitaux. D’autres idées que vous pourrez peut-être mettre en œuvre vous-même.
1. Connectez-vous avec votre badge d’identification.
Le problème: Les cliniciens occupés se connectent généralement à leur système informatique de DSE plusieurs fois par jour, ce qui peut prendre 20 à 30 minutes par jour, a déclaré Girgrah.
La solution: Automatisez le processus. Ochsner Health a eu l’idée que les médecins pourraient utiliser leurs badges d’identification institutionnels pour accéder au DSE, un peu comme une “carte-clé” que les employés utilisent pour accéder aux zones sécurisées des bâtiments.
Un lecteur de carte-clé a été installé à côté des postes de travail des médecins et les médecins y apposaient leur badge pour se connecter.
« Nous nous sommes associés à notre fournisseur de DSE pour créer ce type de fonctionnalité » Tap and Go “. Lorsque vous accédez à un ordinateur, il vous suffit d’appuyer sur votre badge Ochsner et le DSE apparaît immédiatement. C’était l’un de nos premiers gains rapides que nous déployé en 2019 », a déclaré Girgrah.
2. Commandez des tests d’imagerie sans toutes les questions.
Le problème: Les médecins d’Ochsner Health redoutaient d’utiliser le DSE pour commander des tests d’imagerie tels qu’un scanner ou une IRM, car ils devaient répondre à environ 30 questions sur les antécédents médicaux du patient, a déclaré Girgrah.
La solution: Demandez à votre fournisseur de DSE d’écrire un logiciel qui répond à ces questions au lieu que vous ayez à les faire.
“Il nous est venu à l’esprit qu’EPIC, notre fournisseur de DSE, devrait être en mesure de répondre à près des deux tiers de ces questions car ces données existent déjà dans le dossier du patient”, a déclaré Girgrah.
Désormais, les médecins doivent répondre à beaucoup moins de questions car les informations sont extraites automatiquement des dossiers des patients.
3. Éliminer les messages inutiles de la boîte de réception.
Le problème: Les médecins de soins primaires d’Atrius Health recevaient environ 100 messages par jour. Ils se sont plaints “Ma boîte de réception me tue. Je ne peux pas suivre”, a déclaré Fogg. Les messages des patients ont augmenté avec les visites virtuelles pendant la COVID et ont augmenté la charge de travail des médecins.
La solution: Examinez où vous pouvez éliminer le gaspillage, fournir une automatisation, déléguer ou collaborer pour réduire divers messages aux médecins, a déclaré Fogg.
Une équipe de médecins et de professionnels de la gestion des informations sur la santé et de l’informatique chez Atrius Health a découvert que les documents numérisés joints aux messages avaient souvent une faible valeur clinique, tels que les formulaires de dépistage des patients. “La plupart pouvaient être classés automatiquement dans le dossier et n’avaient pas besoin d’un médecin pour l’accepter”, a déclaré Fogg.
Dans l’ensemble, Atrius a réduit le volume de la boîte de réception de 25 % pour ses médecins de soins primaires de 2016 à 2022, a déclaré Fogg. “Les médecins pouvaient répondre plus rapidement aux messages lorsqu’ils étaient limités aux plus importants et aux plus pertinents sur le plan clinique”, a-t-elle déclaré.
Un médecin d’un autre établissement a déclaré qu’ils utilisaient des IA pour filtrer les messages des patients et s’occuper des renouvellements et des questions médicales, et pour trier les symptômes pour les visites urgentes et les urgences.
4. Repensez la gestion des renouvellements d’ordonnances.
Le problème: Les médecins de soins primaires d’Ochsner Health traitaient un volume élevé de demandes de renouvellement d’ordonnances.
La solution: Ochsner a créé une équipe de recharge en pharmacie de 8 à 10 spécialistes des médicaments, dirigée par un pharmacien, qui pourrait gérer les questions de renouvellement. Ces spécialistes étaient principalement de nouveaux employés qui ont été embauchés et formés pour traiter les demandes de renouvellement. Les médecins ont continué de recevoir des demandes de renouvellement uniquement pour les médicaments contrôlés ou à risque élevé.
Le processus de renouvellement a également été automatisé afin que le DSE puisse répondre automatiquement aux questions relatives aux médicaments en récupérant les informations déjà présentes dans le dossier du patient.
Ces changements ont réduit de 75 % le nombre de demandes de renouvellement auprès des médecins de soins primaires, ce qui leur a permis d’économiser environ 15 à 25 minutes par jour, en fonction du volume de renouvellement du médecin, a déclaré Girgrah.
Le programme a été mis à l’essai auprès de médecins de soins primaires dans un hôpital d’Ochsner Health, puis déployé auprès de tous les médecins de soins primaires du système de santé. Girgrah s’attend à ce que les spécialistes puissent l’utiliser ensuite.
5. Utiliser un scribe clinique ou non clinique.
Le problème: Les médecins peuvent passer au moins 1 heure par jour sur la documentation dans le DSE.
La solution: Recruter des membres de l’équipe clinique tels que des assistants médicaux ou des infirmières auxiliaires autorisées, ou des étudiants non cliniques (pré-médical, pré-kinésithérapie, pré-pharmacie), transcripteurs ou scribes.
UN étude de Kaiser Permanente les médecins de soins primaires utilisant des scribes formés pour documenter les notes dans les DSE ont constaté une réduction significative du temps de documentation de leur DSE et une augmentation significative des interactions face à face avec les patients lors des visites.
Les médecins participants avec des scribes ont passé moins d’une heure par jour à documenter les visites des patients en semaine, contre 1 à 2 heures par jour sans scribes. Les participants avec des scribes ont également passé moins d’une heure par jour à documenter les visites des patients le week-end, contre 1 à 3 heures par jour sans scribes.
Les chercheurs ont également constaté que les médecins étaient plus productifs et satisfaits de leur travail.
Il est également important de prendre en compte le coût des scribes lors du calcul de la valeur de ce service.
Votre DSE dispose peut-être déjà de fonctionnalités permettant de gagner du temps. Ces hacks que vous pourrez peut-être mettre en œuvre vous-même.
6. Devenez plus compétent avec vos modèles de DSE.
Le problème: Les médecins peuvent perdre beaucoup de temps lorsqu’ils ne sont pas familiarisés avec les fonctionnalités du DSE.
La solution: Bénéficiez d’une formation dispensée par des experts. “Lorsque j’ai demandé à notre équipe informatique de me former, je n’avais pas réalisé à quel point j’avais pas connu du programme. Ils m’ont montré des choses que je n’aurais même pas pensé à demander. Quelque chose d’aussi simple que de supprimer des boutons de mon tableau de bord que je n’utiliserais jamais me ferait perdre beaucoup de temps », a écrit Brent Lacey, MD, un gastro-entérologue certifié pour Le champ d’exercice.
Il a découvert d’autres raccourcis, notamment des « phrases à points », qui permettent aux médecins de taper un mot ou une phrase courte prédéfinie qui se convertit automatiquement en un bloc de texte important. Lacey l’utilise pour partager des informations sur la maladie et donner des instructions standardisées sur la préparation de la procédure. “Mon EMR n’a pas cela intégré, alors j’écris mes paragraphes sur un document Word que je peux faire défiler. Ensuite, je peux copier les paragraphes pertinents et les coller rapidement dans ma note”, a-t-il écrit.
Cependant, la fonction copier-coller devrait se limiter à décrire les antécédents médicaux du patient, suggère The Doctors Company. L’étude qu’ils ont menées ont révélé que les réclamations pour faute professionnelle des médecins impliquant des DSE augmentaient lorsque les médecins ne mettaient pas à jour les notes de leurs patients pour refléter leur état de santé actuel.
Lacey utilise une autre fonctionnalité EHR qui génère automatiquement un code médical pour examen et validation sur la base de la documentation clinique. Cela “vous fait gagner du temps que vous auriez utilisé pour créer vous-même un code”.
7. Utilisez un logiciel de reconnaissance vocale.
Le problème: Les médecins passent beaucoup de temps à consigner et à documenter dans le DSE.
La solution: Utilisez un logiciel de reconnaissance vocale et économisez jusqu’à 5 heures par semaine.
“Mon système avait l’option d’un logiciel de reconnaissance vocale, ce qui me fait gagner beaucoup de temps”, a déclaré Peter Basch, MD, médecin généraliste en médecine interne à Washington, DC, et directeur médical de la politique de DSE et informatique chez Medstar Health. Même si la reconnaissance vocale coûte un peu plus cher au départ, elle permet généralement d’économiser de l’argent à long terme car elle augmente l’efficacité, a déclaré Basch. Pratique des médecins.
Il recommande aux médecins de personnaliser le logiciel de reconnaissance vocale avec des macros et des modèles. “Selon votre spécialité ou votre pratique, vous avez tendance à dire les mêmes choses encore et encore”, a déclaré Basch.
“Cela prend un peu de temps au départ, mais cela fait gagner énormément de temps à long terme”, dit-il.
Une option récente pour la documentation est un logiciel de reconnaissance vocale alimenté par l’IA. L’American Academy of Family Physicians s’est associée à une société d’intelligence artificielle pour tester si son logiciel de documentation vocale pouvait réduire la documentation du DSE.
Le les résultats ont montré que le temps de documentation médian des médecins a été réduit de 72 % par note, ce qui a permis à chaque médecin d’économiser 3,3 heures par semaine.
Cependant, un inconvénient des logiciels d’IA est le prix. L’AAFP a collaboré avec la société d’IA Suki, qui vend une solution EHR mensuelle de 150 $.
Christine Lehmann, MA, est rédactrice en chef et rédactrice pour Medscape Business of Medicine basée dans la région de Washington, DC. Elle a été publiée dans WebMD News, Psychiatric News et The Washington Post. Contactez Christine à clehmann@medscape ou via Twitter @writing_health
Pour plus d’informations, suivez Medscape sur Facebook, Twitter, Instagram, Youtubeet LinkedIn
