Briser la résistance du personnel grâce à la gestion du changement

2022 a été l’année de la numérisation dans tout le Tatarstan, une petite république de Russie.

Dans ce cadre, la digitalisation de l’un de ses principaux hôpitaux, l’Hôpital Clinique Régional (RCH), s’est poursuivie dans le cadre des projets nationaux de santé et de démographie du gouvernement.

Dans les 10 mois suivant la transformation numérique, l’hôpital a satisfait aux exigences de l’étape 6 HIMSS Modèle d’adoption du dossier médical électronique (EMRAM), un modèle qui évalue l’adoption et la maturité d’une organisation dans l’utilisation du DME.

Mais pour réaliser cet incroyable exploit, le RCH a dû faire face à une résistance venant de l’intérieur.

“Les technologies de l’information sont souvent considérées comme moins prioritaires par [staff]c’est pourquoi la mise en œuvre du nouveau système d’information médicale et des protocoles s’est heurtée à la résistance de certains membres du personnel qui sont des acteurs clés dans ce processus”, a déclaré Diana Altynbaeva, responsable du marketing de RCH, lors de la session, “Transformation numérique en 10 mois selon les standards EMRAM : recette d’un des hôpitaux de l’étape 6“.

Pour surmonter la résistance du personnel, RCH s’est tourné vers l’approche HIMSS en matière de numérisation.

“Vaincre la résistance de 300 salariés a été un grand défi pour [us]”, a admis Altynbaeva, chargé de promouvoir l’idée de la mise en œuvre des normes HIMSS et d’un nouveau système d’information médicale.

“Nous avons créé un groupe de commissaires pour la mise en œuvre des normes HIMSS. Des agents de changement ont été affectés dans toutes les divisions structurelles ; ils ont servi de partenaires pour démontrer une culture d’ouverture et de sécurité basée sur les normes HIMSS.”

Les dirigeants de l’hôpital ont également engagé le personnel dans des dialogues ouverts pour discuter des problèmes.

“Les médecins russes sont perfectionnistes par nature. Et le fait qu’un médecin admette une erreur constitue une énorme barrière mentale qui maintient notre médecine conservatrice”, a affirmé Altynbaeva. “Nous avons formé le personnel à l’importance de parler des erreurs et des risques – et nous continuons à le faire.”

L’équipe d’Altynbaeva a également organisé des cours de formation, de courtes conférences et des formations pour intégrer son personnel au nouveau système numérique.

Une culture d’ouverture

Dans le cadre de l’obtention de la certification EMRAM Stage 6, RCH a dû numériser son système de gestion des incidents. Ce nouveau système a entraîné une augmentation des rapports d’incidents, du jamais vu auparavant.

“La préparation à la certification et l’introduction des normes HIMSS ont permis de trouver un modèle de gestion clinique qui répond aux défis modernes, offre une sécurité de haute technologie et jette les bases d’une culture d’ouverture”, a déclaré Altynbaeva.

“Aujourd’hui, nos spécialistes signalent volontiers les incidents auxquels ils sont confrontés car ils savent qu’il s’agit d’un instrument pour [ensure] la sécurité de leurs patients, d’eux-mêmes et de leurs collègues. Nous pouvons dire que notre approche en matière d’enregistrement des incidents est assez transparente.

Dans l’ensemble, Altynbaeva a attribué le succès de sa récente réalisation de l’étape 6 EMRAM à sa gestion efficace du changement.

“Le travail avec le personnel a été organisé selon les meilleures modalités pour l’impliquer dans les étapes de mise en œuvre des changements.”

Le RCH n’aurait pas non plus pu y parvenir sans le soutien massif et opportun du gouvernement du Tatarstan et des parties prenantes de l’hôpital.

“Dans la recherche d’approches optimales dans l’application de solutions numériques et la gestion d’une clinique multidisciplinaire, l’approche HIMSS a été identifiée comme la seule norme au monde qui combine et évalue les processus commerciaux médicaux, le personnel, les normes médicales et les technologies de l’information en un seul. pour garantir la sécurité des patients”, a expliqué Altynbaeva.

RCH poursuit actuellement l’étape 7 EMRAM, qui, en cas de succès, lui permettrait de remporter le deuxième prix pour obtenir cette validation en Russie après le Centre russe Nikiforov de médecine d’urgence et de radiothérapie à Saint-Pétersbourg.