Publié le 30 septembre 2025 11:41:00. À partir de janvier 2026, les petites et moyennes entreprises (PME) polonaises devront dématérialiser leur livre des revenus et dépenses (KPIR), une obligation qui s’ajoute à la mise en place du système national de facturation électronique (KSEF) et qui implique des investissements et une adaptation des processus comptables.
- Le livre des revenus et dépenses (KPIR) deviendra entièrement numérique à partir du 1er janvier 2026.
- Le nouveau format inclura le numéro de facture du KSEF et l’identification de l’entrepreneur.
- Les entreprises devront s’adapter aux nouvelles exigences pour éviter des sanctions financières.
Les entrepreneurs polonais sont confrontés à une nouvelle vague de changements fiscaux. Si l’attention est actuellement focalisée sur le lancement du KSEF (Krajowy System e-Faktur, Système National de Facturation Électronique), une transformation tout aussi significative, mais qui interviendra plus tôt, est en préparation : la numérisation du livre des revenus et dépenses (KPIR). À compter du 1er janvier 2026, le KPIR ne pourra plus être tenu sous forme papier ou sur tableur, mais uniquement de manière numérique.
Le KPIR est une méthode de comptabilité simplifiée, très prisée par les PME et les travailleurs indépendants dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 2 millions d’euros. Il permet de tenir des registres simplifiés des revenus et des dépenses, en alternative à une comptabilité complète.
Fin du papier, place au numérique
Actuellement, les entreprises jouissent d’une grande liberté dans la manière de tenir leur KPIR. Elles peuvent utiliser du papier, des feuilles de calcul Excel ou des logiciels comptables dédiés. Les enregistrements doivent être mis à jour avant le 20e jour de chaque mois pour le mois précédent, mais les réglementations offrent une certaine flexibilité, que beaucoup d’entreprises utilisent.
Dès janvier 2026, cette flexibilité disparaîtra. Le ministère des Finances (MF) impose un format numérique conforme à ses exigences. Les entreprises devront respecter scrupuleusement les délais de saisie mensuels et d’envoi du fichier JPK_KPIR (Jednolity Plik Kontrolny, Fichier de Contrôle Uniforme) à l’administration fiscale à la fin de l’année d’imposition. Le modèle du livre lui-même sera modifié, avec l’ajout de nouvelles colonnes, notamment pour le numéro de facture du KSEF et l’identification de l’entrepreneur.
« Les agriculteurs ayant de faibles revenus, par exemple les exploitations sans salariés réalisant jusqu’à 10 000 PLN (environ 2 300 euros) par an, perdront leur droit à un modèle simplifié du livre et devront tenir leur KPIR selon les règles générales. Les exonérations accordées jusqu’à présent par les bureaux d’imposition ne seront plus possibles, et un reçu sans identification de l’entrepreneur ne pourra plus être déduit fiscalement. »
Wojciech Frankiewicz, associé chez Staniek & Partners et Saldeosmart Expert
Une révolution comparable au KSEF
Le ministère des Finances présente cette numérisation du KPIR comme une étape vers la simplification et l’automatisation des déclarations fiscales. L’objectif est de réduire les erreurs, de faciliter l’intégration avec le KSEF, de garantir une plus grande cohérence des données et de simplifier leur vérification. Cependant, pour les entreprises, cela implique des obligations supplémentaires : la collecte de nouvelles données, l’investissement dans des logiciels KPIR adaptés et l’adaptation des procédures de déclaration.
Les entreprises qui ne se conformeront pas aux nouvelles dispositions s’exposeront à des sanctions financières pour des irrégularités dans leurs déclarations et des retards de transmission.
Wojciech Frankiewicz de Saldeosmart Expert souligne qu’il reste trois mois avant l’entrée en vigueur de la nouvelle réglementation et qu’il est temps pour les entreprises de se préparer :
« Les entreprises devraient commencer par examiner leurs processus comptables existants et vérifier si le logiciel qu’elles utilisent pourra gérer le KPIR numérique et générer les fichiers JPK. L’étape suivante consiste à choisir ou à mettre à jour un système intégré au KSEF et capable de collecter les données requises. Il est également important de prévoir une formation pour les employés et de budgétiser la mise en œuvre de ces nouvelles solutions. Des tests pilotes seront également utiles pour identifier et corriger les erreurs avant que le livre numérique ne devienne une obligation. »
Wojciech Frankiewicz, associé chez Staniek & Partners et Saldeosmart Expert
Cette transformation, qui touchera des centaines d’entreprises habituées à tenir leurs registres sur papier ou sur des feuilles de calcul simples, représente l’un des changements les plus importants dans la comptabilité quotidienne des PME depuis des années. Une préparation rapide est donc essentielle pour faciliter cette transition vers une plus grande transparence et automatisation.