Les espaces de bureaux inchangés attirent la sous-utilisation, pas les employés

La « sauce secrète » qui ramène les employés au bureau est l’expérience, écrit Daniel Nesci.

Derrière les mandats de retour au pouvoir de 2022 se cache une vérité inconfortable : les organisations qui publient ces missives n’ont clairement pas trouvé de raison impérieuse qui verrait les gens revenir de leur propre gré.

Pour les employés, le bureau n’est qu’un atout occasionnel : un changement de décor, un endroit pratique pour travailler tout en faisant des courses en ville ou, si suffisamment de collègues coordonnent leur présence, une occasion de collaborer un peu en personne.

Là où des mandats existent, c’est souvent parce que ces bureaux sont devenus des capsules temporelles, inchangées puisqu’il s’agissait de lieux de travail à temps plein.

Mais pour créer une demande ou un désir parmi les employés de retourner au bureau de manière plus qu’occasionnelle, ces espaces doivent être beaucoup plus nombreux qu’ils ne l’étaient il y a deux ans. Ils doivent être beaucoup plus invitants et compatibles avec le numérique, et ils doivent offrir des expériences flexibles, immersives et sans friction. L’expérience est le maître mot ici. Les concepteurs de lieux de travail voient une plus grande importance accordée « à l’expérience d’être au travail ».

Les recherches de PwC Australie mettent l’accent sur l’expérience. Les bureaux, dit-il, devraient être repensés pour contenir “plus de zones de collaboration, d’espaces sociaux, de centres d’équipe et de technologie… pour faire progresser l’expérience de travail et améliorer l’utilisation”.

Une autre enquête suggère que si “l’opportunité de rencontrer des collègues, de collaborer sur des projets et de socialiser sont parmi les principales raisons pour lesquelles les gens vont au bureau”, une fois sur place, le personnel en veut plus. Pour répondre à cela, les dirigeants, les RH et les gestionnaires d’installations doivent réinventer leurs espaces de bureau à travers une lentille centrée sur l’expérience des employés.

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Les espaces de bureaux inchangés attirent la sous-utilisation, pas les employés.

Il est temps de refaire du bureau un « lieu où il faut être » : un endroit avec les avantages de la maison et plus encore. Il est temps de réinventer les bureaux en tant qu’espaces hautement efficaces, sociaux, collaboratifs, productifs et – surtout – sûrs dans lesquels les employés souhaitent revenir régulièrement.

Ce que les dirigeants font bien

Parlons de ce que les principales organisations australiennes font différemment du point de vue de la stratégie et de l’exécution. L’activation numérique est l’une des stratégies clés.

Chaque maison est devenue un «bureau d’un». Qu’il s’agisse d’une simple configuration d’ordinateur portable exécutant un logiciel de collaboration basé sur le cloud ou de quelque chose d’un peu plus sophistiqué, les gens se sont habitués à des espaces de travail où tout le monde et chaque « espace » est prêt pour la collaboration. Au minimum, cela doit également se refléter dans la refonte des bureaux.

Nous voyons déjà cela se jouer. Alors que par le passé, le nombre de salles équipées pour la visioconférence était souvent à un chiffre, les principales organisations souhaitent désormais que chaque salle ou espace soit équipé.

Bien que cela représente potentiellement beaucoup de matériel et de logiciels supplémentaires à gérer, les organisations se prévalent de nouveaux modèles de services gérés qui éliminent la complexité et leur laissent les avantages de chaque espace prêt pour la visioconférence.

Les organisations recherchent également la même simplicité à laquelle les employés se sont habitués à la maison lorsqu’ils ont besoin de collaborer.

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La vieille expérience des réunions commençant tard alors que les gens se débattaient avec le système AV dans la chambre n’est pas acceptable. Domicile ou bureau ; en personne, numérique ou un hybride des deux ; se connecter avec les autres doit être facile et à la demande. L’accent est mis sur des solutions simples pour des problèmes de collaboration complexes.

L’avenir est numérique et axé sur les données

Les espaces prêts pour l’avenir offrent plus que cela. Ils sont beaucoup plus activés numériquement, et cette activation continue et cette amélioration continue sont de plus en plus axées sur les données.

Alors que les lieux de travail deviennent hybrides en permanence – un mélange de personnes travaillant au bureau et à distance un jour donné – il est naturel que l’empreinte des bureaux se réduise et que la surface au sol restante soit configurée différemment : moins de bureaux et plus d’espaces sociaux. Après tout, si les gens doivent rester à leur bureau toute la journée, autant rester à la maison.

Dans ce contexte, la planification et la gestion des capacités sont essentielles. La technologie qui permet aux organisations de se contenter d’un espace au sol réduit est désormais très importante. Comment vous assurez-vous que vos 200 employés ne se présentent pas tous en même temps et n’essaient pas de réserver tous les 50 sièges disponibles en même temps ?

Pour les employés qui entrent, l’expérience numérique sur le lieu de travail devrait se poursuivre dès leur entrée. Cela pourrait inclure la signalisation numérique pour mettre en évidence les services disponibles et la messagerie interne ; orientation numérique pour naviguer entre les espaces nouvellement conçus ; et des applications de réservation numérique qui aident le personnel à trouver un bureau, une salle de réunion ou un espace libre où la technologie de cet espace est prête à l’emploi.

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Tout cela est étayé par des données et des analyses. Lorsque les espaces sont numériques, les analyses sur la façon dont les espaces sont utilisés, qui les utilise et potentiellement les raisons de leur utilisation, deviennent toutes accessibles. Cette compréhension peut ensuite être utilisée pour rester agile et encadrer la refonte des bureaux : pour mettre à niveau, réduire, rafraîchir ou réaffecter les espaces à tout moment, en fonction de l’évolution des besoins. Lorsqu’un espace existant devient fatigué ou sous-utilisé, il peut être réutilisé.

Pour que les bureaux restent pertinents, il doit y avoir une nouvelle vision définie pour ces espaces qui met l’accent sur les expériences des employés, associée à de nouvelles solutions et modèles qui peuvent permettre un véritable lieu de travail hybride.

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