Les établissements de santé français sont confrontés à une hausse imminente des coûts des licences Microsoft, les obligeant à optimiser leurs outils numériques pour ne pas compromettre la qualité des soins. Une analyse approfondie des besoins et une adaptation des contrats sont désormais essentielles pour maîtriser les dépenses.
La première étape consiste à réaliser un audit complet des licences actuellement en usage. Beaucoup d’organisations découvrent qu’elles paient pour des logiciels que leur personnel n’utilise pas, représentant ainsi une perte financière significative. Il est crucial d’identifier précisément qui utilise quel outil et à quelle fréquence.
Une fois cet état des lieux établi, il est possible de s’assurer que chaque utilisateur dispose du niveau de licence approprié. Par exemple, un agent de première ligne n’a pas besoin des fonctionnalités avancées d’un forfait Microsoft 365 E5, alors qu’une licence Microsoft 365 F1, plus économique, serait parfaitement adaptée à ses besoins. Le moment du renouvellement des contrats est idéal pour ajuster ces paramètres et réaliser des économies.
L’optimisation des licences ne se limite pas à la réduction des coûts. Elle permet également de simplifier la gestion informatique en évitant que le personnel n’utilise des logiciels inutiles ou n’accède à des données sensibles sans autorisation. Cependant, il est impératif que cette démarche n’affecte en aucun cas la qualité des soins prodigués aux patients.
Les outils de collaboration comme Microsoft Teams ou les logiciels de reporting comme Power BI, qui sont essentiels au bon fonctionnement des équipes soignantes, doivent être maintenus. Il est donc primordial d’identifier les besoins essentiels de l’établissement et de se préparer à l’évolution des tarifs.
Pour accompagner les établissements de santé dans cette transition, des partenaires technologiques comme CDW peuvent apporter une aide précieuse. Ils peuvent réaliser un audit des licences existantes, proposer des solutions d’optimisation et aider à renégocier les contrats. Même en l’absence de contrat préalable, CDW peut analyser les données de l’établissement pour déterminer le type de remise applicable et l’impact de la nouvelle politique tarifaire.
Des outils de suivi de l’utilisation des logiciels, tels que Huit, récemment déployé par CDW, permettent d’identifier les gaspillages et d’optimiser l’allocation des ressources. Ces outils ne se limitent pas à Microsoft et peuvent être utilisés pour d’autres services également.
CDW propose également des solutions de migration vers un modèle d’abonnement mensuel (ou annuel) via le programme CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft. Ce modèle offre une flexibilité accrue, permettant aux établissements d’ajuster le nombre de licences en fonction de leurs besoins réels, sans pénalité. Bien qu’il n’y ait pas de remise fixe garantie, le recours à un CSP comme CDW augmente les chances d’obtenir des tarifs avantageux.
« Il est crucial de commencer à réfléchir à ces questions dès maintenant, plutôt que d’attendre le moment du renouvellement, afin de pouvoir bénéficier de ces remises », conseillent les experts. Il est également important de ne pas aborder ce processus seul, car tous les établissements de santé utilisant Microsoft sont confrontés à la même problématique. L’échange d’expériences peut s’avérer très bénéfique.
Malgré l’inévitable augmentation des coûts, il est essentiel de ne pas perdre de vue la mission première des établissements de santé : prendre soin des patients et améliorer leurs résultats. L’investissement dans les outils numériques doit être perçu comme un moyen d’améliorer la qualité des soins et de soutenir le personnel soignant.
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