Face à une vague de nouvelles technologies, les établissements de santé repensent leur approche de la formation du personnel médical. L’enjeu : éviter de submerger les soignants et garantir une adoption efficace des outils numériques, tout en maîtrisant les coûts.
Lors d’un récent webinaire organisé par CIO, trois responsables de systèmes de santé ont partagé des stratégies concrètes pour adapter la formation aux réalités du terrain, réduire les frictions liées au déploiement des dossiers patients électroniques (DPE) et démontrer le retour sur investissement aux décideurs.
Gretchen Britt, vice-présidente de l’information et de la technologie de Liberty Market et CIO du système de santé de l’Université du Kansas, Clara Lin, MD, vice-présidente et CMIO de Seattle Children’s, et Dirk Stanley, MD, CMIO d’UConn Health, ont souligné un point commun : la formation ne doit plus être considérée comme un simple complément à la mise en place de nouvelles technologies, mais comme un véritable produit nécessitant une conception soignée, des ressources dédiées et des indicateurs de performance.
« La formation n’est pas un outil unique, mais une véritable boîte à outils », explique Dirk Stanley. Il préconise une approche modulaire, combinant assistance personnalisée, présence de référents internes, vidéos courtes, conseils intégrés aux applications, conventions de nommage claires dans le DPE et formations plus formelles, en fonction de la complexité et des risques associés à chaque projet.
Clara Lin insiste sur l’importance d’une aide pratique et personnalisée. « La formation la plus efficace est celle qui se déroule au chevet du patient », affirme-t-elle. Pour répondre aux contraintes de ressources, elle propose de multiplier les formats : formateurs itinérants, stands d’information éphémères dans les cliniques, ligne d’assistance téléphonique dédiée et « tutoriels TikTok », c’est-à-dire des vidéos courtes et ciblées accessibles directement dans les applications.
Gretchen Britt, infirmière de formation, plaide pour une diversification des modalités d’apprentissage afin de s’adapter aux préférences de chacun. « Nous devons préparer les soignants à réussir, ce qui implique d’adapter la formation à leurs besoins », souligne-t-elle. Certains préféreront une vidéo, d’autres un accompagnement personnalisé, d’autres encore un apprentissage par la pratique.
L’équipe de Britt a mis en place un système de soutien dès le premier jour, avec un accompagnement personnalisé lors des premières prises de poste et une ligne d’assistance directe pour répondre aux questions et résoudre les problèmes rapidement.
Les trois responsables insistent sur la nécessité de se rendre auprès des soignants plutôt que d’attendre qu’ils viennent vers l’équipe informatique. L’équipe de Clara Lin a formalisé cette approche en se déplaçant lors des réunions de corps médical et des pauses déjeuner, en proposant des formations conviviales et en intégrant l’apprentissage dans les activités existantes. « Si nous ne réservons pas une heure de formation, nous allons vers vous », explique-t-elle.
Pour encourager l’adoption de la prescription électronique, l’équipe de Britt a même utilisé des cartes virtuelles ludiques avec son numéro de téléphone, affichées près des postes de travail. « Vous allez soumettre cette prescription par voie électronique ? » Ce rappel léger a incité de nombreux médecins à adopter la nouvelle procédure.
Dirk Stanley souligne que plus l’engagement est personnel, plus l’apprentissage est efficace. Les formations synchrones permettent aux formateurs d’anticiper les besoins des apprenants et de renforcer les concepts clés en temps réel. Cependant, lorsque les budgets ou les calendriers sont limités, les enregistrements et les micro-leçons peuvent combler les lacunes, à condition de prévoir un suivi personnalisé.
Obtenir les financements nécessaires reste un défi majeur. Clara Lin explique que chaque heure consacrée à la formation représente une heure de moins consacrée aux patients, ce qui peut entraîner une perte de revenus visible. Pour surmonter cet obstacle, elle propose de lier la formation à des obligations réglementaires, comme la formation requise pour l’utilisation de l’intelligence artificielle dans le cadre de l’enregistrement ambiant des données de santé dans l’État de Washington.
Gretchen Britt a progressivement constitué son équipe de soutien aux médecins en s’appuyant sur les témoignages positifs des soignants et sur l’amélioration visible des processus. Elle met toutefois en garde contre une personnalisation excessive du DPE, qui pourrait rendre la formation des fournisseurs inefficace.
Dirk Stanley dénonce une « myopie budgétaire » qui conduit les dirigeants à se concentrer uniquement sur l’achat du logiciel et sa mise en service, en oubliant l’importance de la formation et de l’adoption. Il recommande de présenter la formation comme une condition préalable au succès du projet, et non comme un simple avantage.
La structure organisationnelle joue également un rôle crucial. Clara Lin a récemment regroupé les équipes de formation, de santé numérique et d’informatique clinique sous une même direction afin d’aligner les priorités et les indicateurs de performance. « Auparavant, les formateurs étaient un peu isolés », explique-t-elle. « Désormais, ils travaillent en étroite collaboration avec les informaticiens pour concevoir des programmes de formation pertinents et adaptés aux besoins des soignants. »
En conclusion, pour concilier coûts, résistance au changement et complexité croissante, les établissements de santé doivent considérer la formation comme un service conçu avec des objectifs clairs, des indicateurs de performance et des canaux de communication adaptés aux besoins des soignants. Comme le souligne Dirk Stanley, « La formation est un livrable comme tous les autres. »
