Quatre infirmières en soins aigus sur cinq se sentent submergées par une documentation excessive et improductive, une situation qui contribue à l’épuisement professionnel et à la crise du personnel soignant. Une nouvelle étude révèle que la simplification des dossiers médicaux est la principale demande des infirmières, avec des conséquences directes sur leur bien-être et leur intention de rester dans la profession.
Selon un rapport publié en décembre 2025 par le Collaboratif KLAS Arch, basé sur les réponses de 80 147 infirmières en soins aigus interrogées entre septembre 2022 et septembre 2025, la charge administrative constitue un frein majeur à la qualité des soins. Les infirmières qui consacrent trois heures ou plus par semaine à des tâches de documentation inefficaces présentent un risque d’épuisement professionnel 46 % plus élevé et sont 34 % plus susceptibles de quitter leur poste actuel.
L’étude met en évidence trois problèmes majeurs : la duplication ou la redondance des informations, notamment dans les protocoles de traitement, qui affecte 60 % des infirmières ; le manque de standardisation des procédures, pointé du doigt par 26 % des répondantes ; et la quantité excessive de documentation requise, jugée inutile par 16 % d’entre elles.
« Il y a des jours, en soins intensifs, où nous essayons de sauver la vie de quelqu’un et devons conserver tous nos dossiers pour la fin du quart de travail, et le nombre d’exigences minimales pour les dossiers infirmiers peut devenir écrasant. Il y a beaucoup de protocoles à remplir », témoigne une infirmière en soins intensifs.
Les services de soins intensifs sont particulièrement touchés, avec 46 % des infirmières y consacrant au moins trois heures par semaine à des tâches de documentation improductives. Les unités de maternité et de néonatalogie suivent de près avec 37 %, tandis que les unités de soins intermédiaires et les services médico-chirurgicaux affichent un taux de 35 %.
Cependant, des initiatives d’optimisation ciblées ont démontré leur efficacité. Cinq établissements de santé ont réussi à améliorer significativement la satisfaction des infirmières concernant leur dossier patient électronique (DPE) au cours de l’année écoulée, avec des gains allant de 8,1 à 71,4 points sur l’échelle Net DPE Experience Score. L’hôpital pour enfants de Seattle a enregistré la plus forte amélioration (71,4 points) après avoir lancé un programme de révision de la documentation infirmière suite à la mise en place du logiciel Epic.
L’hôpital a utilisé des données et des outils d’analyse des flux de travail pour identifier les points de friction et éliminer les redondances. Mercy, un réseau hospitalier de 50 établissements, a quant à lui permis à ses infirmières de gagner en moyenne 32 minutes par jour grâce à son projet ANEW, qui a impliqué des informaticiens, des analystes et des infirmières de terrain dans la refonte des processus et la suppression de la documentation superflue.
L’hôpital pour enfants de Philadelphie a amélioré son score Net DPE Experience Score de 13,3 points et réalisé plus de 21 millions de dollars d’économies en mettant les infirmières au cœur de la démarche de refonte, en partenariat avec Epic sur un projet de deux ans visant à éliminer les protocoles redondants et à simplifier les plans de soins.
L’étude identifie huit facteurs clés de succès : l’engagement de la direction, la mise en place d’une gouvernance multidisciplinaire, l’implication active des infirmières, l’évaluation des flux de travail à l’aide de données quantitatives et qualitatives, l’obtention de résultats rapides, la formation ciblée, la communication transparente et une planification rigoureuse des changements.
Les organisations qui ont réussi ont également utilisé des outils d’analyse et d’optimisation de la documentation pour identifier les champs redondants et mesurer l’impact des améliorations. Elles ont également mis à disposition des outils de personnalisation, tels que des macros et des modèles, pour rationaliser la documentation et réduire la saisie répétitive de données.
Des technologies émergentes, telles que la synthèse d’IA et la reconnaissance vocale, pourraient également jouer un rôle important dans l’optimisation de la documentation à l’avenir. Ces outils permettent de résumer automatiquement les informations clés et de convertir les observations orales en documentation structurée.
Selon le rapport, la réduction du fardeau de la documentation est une solution concrète et évolutive pour améliorer le bien-être des infirmières et lutter contre la pénurie de personnel soignant. « C’est comme si nous étions souvent obligés de doubler les dossiers et de vérifier deux endroits pour obtenir des informations, sinon des informations importantes seraient manquées. Puis à la fin, nous sommes épuisés avec très peu de résultats, après avoir passé beaucoup plus de temps que cela n’aurait dû prendre », conclut une infirmière.
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