Le salaire minimum a augmenté de 3,5% en juillet, mais de nombreuses PME sont toujours confrontées à des demandes de sous-paiement malgré le paiement des taux d’attribution supérieurs.
Ce qui se passe: Les taux d’attribution modernes ont augmenté à tous les niveaux, affectant non seulement la rémunération de base, mais les heures supplémentaires, les taux de pénalité, les charges et les indemnités. De nombreuses PME utilisant des taux chargés ou des salaires annualisés restent à risque de non-conformité malgré le paiement de ce qui semble être un salaire généreux.
Pourquoi cela compte: Depuis le 1er janvier 2025, le vol de salaire intentionnel entraîne des sanctions criminelles, y compris l’emprisonnement potentiel. Même les employeurs bien intentionnés sont confrontés à de graves conséquences juridiques et financières s’ils ne peuvent pas prouver que leurs structures salariales répondent aux exigences de récompense modernes.
L’augmentation du salaire minimum de 3,5% qui est entrée en vigueur le 1er juillet 2025 a créé un champ de mines de conformité pour les petites et moyennes entreprises, avec 2,6 millions de travailleurs désormais couverts par des taux plus élevés. Mais le paiement des salaires inférieurs ci-dessus ne garantit pas la protection contre les réclamations sous-payés, et les enjeux n’ont jamais été plus élevés.
Stephen Roebuck, directeur associé du conseil à Peninsula, avertit que les PME tombent souvent dans un dangereux piège de conformité. «Pour les employeurs qui paient des tarifs chargés ou des salaires annualisés, le risque de non-conformité est plus élevé que beaucoup le réalisent. Malgré le paiement« au-dessus de la sentence », les entreprises peuvent toujours faire face à des réclamations sous-versement si les salaires ne reflètent pas correctement les droits en vertu de la sentence moderne applicable.»
Les risques s’étendent au-delà des sanctions financières. « En effet, le vol de salaire intentionnel porte désormais la menace des accusations criminelles et de l’emprisonnement potentiel », souligne Roebuck.
« C’est pourquoi il est si important pour les PME de rester sur le pied avant avec des chèques de paie, avant que les petites erreurs puissent se transformer en problèmes graves. »
L’augmentation des salaires affecte plus de tarifs horaires. «À partir du 1er juillet 2025, les taux de récompense modernes ont augmenté conformément au nouveau salaire minimum. Les employeurs doivent comprendre que cela n’affecte pas seulement la rémunération de la base, elle peut également avoir un impact sur les heures supplémentaires, les taux de pénalité, les charges et les indemnités.»
Le fait de ne pas mettre à jour les structures de rémunération, les contrats ou les listes pourrait entraîner une non-conformité accidentelle. « Et si une entreprise continue d’utiliser des taux de rémunération obsolètes ou fait des hypothèses basées sur les années précédentes, elle risque de ne pas être en deçà des minimums juridiques, même s’il semble payer ci-dessus. »
Risques à taux chargé
Les tarifs chargés, qui combinent la rémunération de base avec des extras attendus comme les heures supplémentaires et les pénalités en un montant horaire ou hebdomadaire plat, présentent des défis particuliers. De même, les salaires annualisés qui visent à couvrir tous les droits peuvent créer des lacunes de conformité.
« Un taux chargé est un montant horaire ou hebdomadaire plat qui comprend la rémunération de base plus les extras attendus comme les heures supplémentaires et les pénalités. De même, les salaires annualisés sont fixés des montants annuels qui visent à couvrir tous les droits », explique Roebuck.
«Sur le papier, ceux-ci peuvent sembler des moyens plus faciles de gérer la rémunération. Mais sans les enregistrements et la réconciliation clairs, ces méthodes sont souvent en deçà des exigences du prix moderne.»
Les exigences de réconciliation sont spécifiques et exigeantes. «Par exemple, certaines récompenses obligent les employeurs à comparer les heures réelles travaillées avec ce que l’employé aurait dû gagner en vertu de la récompense. S’il y a un déficit, même avec un taux ou un salaire chargé, les entreprises sont légalement tenues de le compléter.»
Les industries le plus à risque comprennent l’hospitalité, les soins de santé, la vente au détail et les métiers, où les heures supplémentaires et les travaux de changement de vitesse sont courants. «D’après mon expérience en conseillant les PME, ces industries peuvent involontairement sous-payés en raison de structures de rémunération mal documentées ou d’hypothèses selon lesquelles les taux« à plat »sont suffisants», explique Roebuck.
Les exigences de documentation sont strictes. « De plus, les employeurs qui choisissent de payer le style de paiement de taux chargé doivent s’assurer que leur documentation est étanche, chaque employé ayant un accord par écrit qui définit ce qui est inclus dans et compensé par le taux d’attribution ci-dessus. Obtenez vos accords et contrats rédigés par un expert! »
Mythes dangereux communs
Le plus grand mythe capture des PME est de croire que le paiement des taux d’attribution ci-dessus garantit la conformité. «L’un des plus grands mythes que je vois est la conviction que le paiement du taux d’attribution garantit la conformité. Ce n’est tout simplement pas vrai. Sans documentation pour prouver que les droits sont respectés, les employeurs restent exposés», prévient Roebuck.
La tenue de dossiers présente un autre défi critique. « Et n’oubliez pas, les enregistrements des heures travaillées doivent être maintenues en ligne avec la loi sur le travail de la foire 2009. De nombreuses PME sont en deçà lorsque l’on travaille en arrière pour prouver qu’il n’y avait pas de sous-paiement parce que leur tenue de dossiers n’était pas à la hauteur. »
Les bonnes intentions n’offrent aucune protection juridique. « En fin de compte, les bonnes intentions ne protègent pas une entreprise. Si vous ne pouvez pas prouver que vous avez payé ce qui est légalement dû, vous pourriez être responsable, même si votre employé ne soulève jamais de plainte. »
Processus d’audit simple
Pour les entreprises incertaines de leur statut de conformité, Roebuck fournit une solution pratique. « Si vous ne savez pas où se situe votre entreprise, voici un audit pratique en quatre étapes pour assurer la conformité. »
Le processus consiste à identifier le prix moderne applicable en examinant les «classifications des employés et les taux de rémunération pertinents, y compris les mises à jour de juillet 2025».
Deuxièmement, comparez les structures de rémunération en faisant correspondre «vos tarifs chargés ou salaires contre ce que les employés gagneraient sous attribution».
Troisièmement, vérifiez les heures réelles travaillées en utilisant «les listes, les feuilles de temps ou les outils numériques pour confirmer les heures travaillées». Enfin, «Ajuster et documenter: recalculer tout déficit, ajuster les contrats si nécessaire et tenir des enregistrements clairs de toutes les modifications».
Une surveillance régulière est essentielle. «Il est également de la meilleure pratique de procéder à des audits de paie au moins deux fois par an pour prendre des problèmes tôt et rester en avance sur les changements réglementaires.»
Lorsque le sous-paiement se produit
Une action rapide est critique lorsque le sous-paiement est découvert. «Si vous identifiez un sous-paiement, agissez rapidement et de manière transparente. Calculez le sacré à remboursement dû, communiquez ouvertement avec l’employé et documentez vos étapes pour résoudre le problème.»
La clarté du contrat aide à prévenir les problèmes futurs. «Vous pouvez également mettre à jour vos contrats de travail pour indiquer clairement comment le salaire est structuré et ce qui est inclus. Cela peut réduire la confusion pour vous et votre personnel.»
Les sanctions pénales ajoutent de l’urgence. « Surtout, depuis le 1er janvier 2025, le sous-paiement intentionnel des salaires est une infraction pénale, donc prendre des mesures proactives précoces est essentielle. En cas de doute, demandez conseil à votre partenaire RH ou à votre représentant légal pour s’assurer que tout est résolu correctement. »
Roebuck souligne que l’environnement axé sur la conformité d’aujourd’hui exige une gestion proactive. «L’augmentation des salaires de cette année est un rappel en temps opportun que même les employeurs bien intentionnels peuvent faire des erreurs. Payer« Abord »n’est pas un laissez-passer gratuit.»
La solution réside dans de meilleurs systèmes et compréhension. «D’après mon expérience, la plupart des PME veulent faire la bonne chose, ils ont juste besoin des bons outils et une meilleure compréhension des règles. Les avis de paie proactifs n’aident pas seulement à protéger votre entreprise contre les pénalités, ils renforcent la confiance opérationnelle, améliorent la confiance du personnel et travaillent à la sauvegarde de votre marque.»
L’investissement dans la conformité verse des dividendes. «Cela vaut la peine de prendre le temps maintenant de vérifier vos systèmes, les petits changements d’aujourd’hui peuvent faire une grande différence dans votre conformité et votre confiance demain.»
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