Les autorités et les entreprises de Hesse peuvent désormais utiliser la suite bureautique Microsoft 365 en toute légalité, après l’approbation du délégué à la protection des données de l’État, Alexander Roßnagel. Cette décision intervient après des mois d’incertitude liés à la conformité de l’outil avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
L’utilisation de Microsoft 365 (MS 365) en tant que service cloud avait soulevé des questions cruciales en matière de protection des données. En novembre 2022, la Conférence allemande sur la protection des données avait identifié sept points de préoccupation majeurs, notamment le traitement des données personnelles par l’entreprise américaine et les transferts de données vers les États-Unis.
« Les problèmes fondamentaux de la protection des données ont été résolus de manière satisfaisante », a déclaré Alexander Roßnagel, soulignant que plus d’une douzaine de réunions ont eu lieu depuis janvier avec des représentants de Microsoft. Des solutions ont été trouvées conjointement pour garantir que l’utilisation de MS 365 respecte les réglementations en vigueur.
Roßnagel a précisé que son autorité n’avait pas procédé à une analyse technique approfondie de chaque service Microsoft, faute de ressources suffisantes. « Nous ne sommes pas en mesure de le faire en termes de personnel, mais nous avons résolu de manière satisfaisante les problèmes fondamentaux de la protection des données », a-t-il affirmé.
Il est essentiel que les utilisateurs configurent correctement Microsoft 365, en suivant les recommandations détaillées dans le rapport d’environ 120 pages publié par l’autorité de protection des données.
Microsoft a adapté ses pratiques de traitement des données pour se conformer aux exigences européennes. L’entreprise a également modifié son organisation interne afin que, dans la plupart des cas, les données soient traitées au sein de l’Union européenne. Lors du traitement des données personnelles à des fins commerciales, Microsoft s’engage à n’utiliser que des données agrégées et anonymisées.
Le transfert de données vers les États-Unis, qui avait été critiqué, ne pose plus de problème, en partie grâce aux évolutions du droit européen.
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