Augusta Health, principal employeur du comté d’Augusta en Virginie, entame une transformation profonde de ses systèmes informatiques et de l’organisation des soins, avec l’ambition de mieux servir sa communauté et d’alléger la charge de travail de son personnel. Ce projet de remplacement de son dossier patient électronique (DPE) est perçu comme une occasion unique de repenser en profondeur le fonctionnement de l’établissement.
Lors du forum CHIME Fall, Leigh Williams, directrice des systèmes d’information (CIO) d’Augusta Health, a détaillé cette initiative baptisée « Care Reimagined » (Soins Réinventés). L’objectif principal est d’améliorer l’expérience des patients, de simplifier les processus pour les équipes médicales et administratives, et d’optimiser l’utilisation des ressources locales.
« Nous sommes, comme j’aime le dire, de la communauté, pour la communauté, par la communauté », a souligné Leigh Williams. Cette philosophie guide les choix technologiques et organisationnels d’Augusta Health, qui est géré par un conseil communautaire jouant un rôle central dans la stratégie de l’hôpital.
Le programme « Care Reimagined » se concentre sur l’ensemble du parcours patient, des soins ambulatoires aux urgences, en passant par les soins aigus. Il englobe également la chaîne d’approvisionnement et les finances. Trois engagements clés ont été pris : améliorer les conditions de travail du personnel, offrir une meilleure expérience aux patients et garantir une gestion responsable des fonds locaux.
Concrètement, Augusta Health s’est engagée à réduire de 100 000 heures le temps consacré aux tâches administratives et de bureau l’année prochaine, en simplifiant les procédures et en automatisant certaines opérations. « La première chose que nous promettons à nos équipes, c’est d’améliorer considérablement leur quotidien », a précisé Leigh Williams.
Pour mener à bien cette transformation, l’hôpital a mis en place une équipe dédiée au changement organisationnel, en étroite collaboration avec les services des ressources humaines, l’informatique et les opérations. Des outils de communication variés sont utilisés pour tenir le personnel informé : un blog du CIO, une newsletter bimensuelle, un espace SharePoint et un chatbot.
La direction de l’hôpital s’implique activement dans le processus, en participant aux réunions de conception, aux sessions avec les fournisseurs et aux réunions d’équipe. Leigh Williams et le médecin-chef organisent également des déjeuners informels pour répondre aux questions du personnel et recueillir leurs suggestions.
La gouvernance du projet est fortement axée sur les opérations. Augusta Health a nommé un responsable médical de l’information (CMIO) et huit responsables de l’information médicale, qui disposent d’un temps dédié à la conception et au suivi du projet. Une trentaine d’équipes de construction, dirigées par des responsables opérationnels des différents services, travaillent en étroite collaboration avec le service informatique.
Au-delà de l’amélioration des processus internes, Augusta Health s’engage à mieux répondre aux besoins de sa communauté. Une équipe de science des données a identifié les quartiers présentant des taux élevés de maladies chroniques et un faible accès aux soins primaires. Cela a conduit à la création d’une clinique mobile, aménagée dans un camping-car, qui se rend sur 33 sites différents, notamment pour servir les populations LGBTQIA+, les immigrants latino-américains et les personnes sans abri.
« Nous avons vu des patients qui consultent désormais un médecin tous les mois grâce à cette clinique mobile et qui parviennent à mieux gérer des maladies comme le diabète ou l’insuffisance cardiaque », a témoigné Leigh Williams. Ces premiers résultats montrent que cette initiative contribue à améliorer la santé des populations les plus vulnérables.
En tant qu’hôpital communautaire indépendant, Augusta Health bénéficie d’une gouvernance spécifique, avec un conseil d’administration composé de membres issus de la communauté locale. Cela permet de prendre des décisions en accord avec les besoins et les valeurs de la population.
« Cela signifie que nous pouvons choisir de prodiguer des soins de la manière qui convient le mieux à cette communauté », a expliqué Leigh Williams. Les membres du conseil d’administration soutiennent notamment les initiatives visant à renforcer les services de santé mentale, à développer les soins à domicile et à améliorer l’accès aux soins pour les populations vulnérables.
Compte tenu des contraintes financières liées aux évolutions des politiques de santé et à la forte proportion de patients couverts par Medicare et Medicaid, Augusta Health accorde une attention particulière à la rentabilité de ses investissements technologiques. Chaque nouvel outil est évalué de manière rigoureuse, en tenant compte de son coût total de possession, y compris l’intégration et la maintenance.
Leigh Williams encourage ses pairs à aborder la stratégie numérique avec curiosité, en définissant des indicateurs clairs et en remettant en question les hypothèses sur la valeur ajoutée de la technologie. Pour elle, la technologie est un outil essentiel pour améliorer les soins de santé, face à la complexité croissante du système et aux pressions financières.
« Je pense en fait que la technologie est l’une des seules choses que nous pouvons faire de façon remarquablement différente et qui peuvent faire une différence dans notre système », a-t-elle conclu.