Kaiser Permanente a mené à bien une opération informatique d’envergure, regroupant ses systèmes de dossiers de santé électroniques (DSE) en Californie. Cette consolidation, qui concerne près de 40 millions de dossiers patients, a été réalisée sans la moindre interruption des soins.
Le géant de l’assurance maladie a unifié 12 instances distinctes de son DSE, précédemment réparties dans tout l’État, en seulement deux : une pour le nord de la Californie et une pour le sud. Chacune de ces migrations massives de données a été achevée en moins de trois heures, sans annulation de rendez-vous ni report de procédures médicales, a précisé Neil Cowles, responsable des technologies de l’information chez Kaiser Permanente.
« En fin de compte, cette consolidation permet à nos équipes soignantes de se concentrer davantage sur les soins aux patients et moins sur la navigation dans des systèmes complexes », a-t-il déclaré.
Cette restructuration s’explique par les limitations d’évolutivité rencontrées lors du déploiement initial des systèmes. Kaiser s’était retrouvé avec six instances de DSE dans chaque région, chacune présentant des configurations, des flux de travail et des données patients spécifiques aux zones qu’elles desservaient. Cette fragmentation complexifiait le travail des médecins et des équipes soignantes.
La transition s’est faite de manière virtuelle : les patients hospitalisés ont été temporairement « déconnectés » puis réintégrés dans la nouvelle instance du DSE, sans avoir à changer de chambre ou à subir la moindre interruption de leurs soins. Selon M. Cowles, cette approche a permis de centraliser les dossiers patients, facilitant ainsi l’accès aux antécédents médicaux complets, quel que soit le lieu de prise en charge.
La consolidation a également simplifié les tâches des cliniciens, harmonisé les données et amélioré la planification des rendez-vous. Les flux de travail sont désormais uniformes, les professionnels de santé utilisant la même interface et les mêmes processus dans tous les établissements de leur région, réduisant ainsi la confusion et les besoins en formation.
Par ailleurs, cette simplification se traduit par des gains d’efficacité significatifs en matière de maintenance informatique. Les mises à jour de configuration ou de code, qui nécessitaient auparavant 12 déploiements distincts, ne sont désormais déployées que deux fois, réduisant ainsi la complexité, les risques et les coûts associés.
Le succès de ce projet repose sur une étroite collaboration entre les cliniciens, les équipes opérationnelles et les experts techniques de Kaiser Permanente. L’équipe a répété le plan de migration, comportant plus de 600 étapes, à plus de 25 reprises, effectuant de nombreux transferts tests et contrôles qualité. L’automatisation des tâches répétitives, comme le transfert des paramètres de personnalisation et la validation de l’intégrité des données, a également joué un rôle clé, permettant de réduire le temps d’arrêt prévu de plus de 30 minutes.
« Lorsque les dirigeants se sont rendus dans les cliniques après le lancement, plusieurs membres du personnel ont demandé : « Quel basculement ? » C’est exactement le résultat que nous visions », a souligné Neil Cowles.
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