Les factures ne seront pas envoyées à KSeF. Cela signifie-t-il qu’ils reviendront en grâce ?

Publié le 19 octobre 2025. À partir de 2026, les entreprises françaises devront progressivement adopter le système national de facturation électronique (KSeF), une initiative visant à moderniser la gestion des transactions commerciales et à lutter contre la fraude fiscale, tout en laissant une marge de manœuvre pour certaines opérations spécifiques.

• L’obligation d’émettre des factures via KSeF sera échelonnée, débutant en février 2026 pour les entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à 200 millions de PLN (environ 46 millions d’euros) en 2024.
• Les factures dites « classiques », non structurées, ne seront pas concernées par cette obligation, notamment celles émises pour les opérations exonérées de TVA.
• Des seuils de chiffre d’affaires mensuel (10 000 PLN, soit environ 2 300 euros) permettront aux entreprises de continuer à utiliser des factures papier ou électroniques traditionnelles jusqu’à fin 2026.

Le système national de facturation électronique (KSeF) va progressivement remplacer les factures papier ou au format PDF actuellement utilisées par les entreprises. Cette transition, initiée par les autorités fiscales, a pour objectif de simplifier les échanges de documents commerciaux, d’améliorer la transparence des transactions et de réduire les risques de fraude à la TVA.

Conformément à l’article 106ga de la loi sur la TVA, les entreprises seront tenues d’émettre des factures structurées via le KSeF, y compris pour les acomptes. Cependant, la législation prévoit des exceptions permettant aux entrepreneurs de continuer à utiliser d’autres formats de documents dans certaines situations.

En pratique, cela signifie que les documents de vente prenant la forme de simples factures ne seront pas soumis à l’obligation d’être intégrés au KSeF. Les entreprises documentant des ventes exonérées de TVA pourront ainsi continuer à émettre des factures sous leur forme habituelle, quel que soit le système de facturation électronique. Le ministère des Finances le confirme d’ailleurs dans son Manuel KSeF 2.0, précisant que le système se concentre sur les factures structurées et ne s’applique pas à d’autres types de documents de vente. La section Questions et réponses KSeF 2.0 confirme également que le KSeF est dédié aux factures et aux factures anticipées, tandis que d’autres documents peuvent être utilisés selon les règles en vigueur.

Selon Piotr Juszczyk, conseiller fiscal chez inFakt,

« Les factures ne seront pas envoyées au KSeF. Une facture est un document qui atteste d’une vente de biens ou d’une prestation de services, généralement émis à la demande du client par des entreprises exonérées de TVA ou des particuliers, par exemple dans le cadre d’un bail privé. »

Par ailleurs, d’autres documents ne relèveront pas du champ d’application du KSeF, tels que les factures pro forma (qui constituent une offre et non un document fiscal) ou les notes de crédit – leur acceptation par l’émetteur rendrait le processus plus complexe dans un système électronique. Des factures de correction seront émises à la place des notes de crédit. Les documents TVA RR liés à l’achat de produits agricoles auprès des agriculteurs bénéficiant d’un régime forfaitaire en sont également exemptés, bien qu’il soit possible de les émettre volontairement via le KSeF, sous réserve de l’autorisation de l’agriculteur.

L’absence d’obligation d’inclure les factures dans le KSeF pourrait donc entraîner un regain d’intérêt pour ce type de document, notamment pour les ventes exonérées de TVA. Les experts recommandent aux entreprises d’analyser attentivement les documents qu’elles doivent saisir dans le KSeF afin d’éviter tout problème lors d’un contrôle fiscal. Il est également conseillé de suivre l’évolution de la réglementation, car le ministère des Finances pourrait envisager de développer davantage les fonctionnalités du KSeF et d’étendre ses obligations à l’avenir, notamment pour les factures simplifiées et les factures de consommation.

Pour les entreprises fournissant des services ou vendant des biens exonérés de TVA, l’émission de factures en dehors du système KSeF reste possible, leur permettant de conserver leurs procédures comptables existantes. Cela simplifie également la gestion de la documentation pour les ventes exonérées de TVA, tout en garantissant le respect de la réglementation fiscale. Dans le cas des ventes aux consommateurs, l’émission d’une facture via le KSeF reste facultative, la facture traditionnelle demeurant le document de vente de base.

Malgré l’absence d’obligation de déclaration des factures au KSeF, les entreprises doivent continuer à respecter les règles d’archivage et de tenue des livres comptables, en assurant le stockage approprié des documents et leur disponibilité en cas de contrôle fiscal. Une gestion rigoureuse de la documentation est essentielle pour éviter tout litige et garantir la conformité aux réglementations légales.