La complexité croissante des systèmes informatiques dans le secteur de la santé engendre des coûts cachés et des risques accrus. Une stratégie de rationalisation des applications (AppRat) peut permettre aux établissements de santé de réaliser des économies significatives, d’améliorer leur efficacité et de renforcer leur sécurité, même avec des ressources limitées.
De nombreux hôpitaux ont déjà mis en place des programmes de rationalisation, mais les établissements ayant connu des changements de direction, des contraintes budgétaires ou des priorités fluctuantes se retrouvent souvent avec une « dette technique » : des systèmes obsolètes qui absorbent des ressources précieuses et augmentent les vulnérabilités. Un inventaire approfondi peut révéler l’ampleur du problème. Un hôpital régional, par exemple, a découvert plus de 700 applications, soit près du triple de son estimation initiale, après une analyse complète.
La cartographie des fonctions métier est une étape cruciale. Elle permet d’identifier les redondances et de cibler les domaines où des gains rapides peuvent être obtenus. Dans le cas de l’hôpital régional mentionné, la suppression d’applications inutiles, la renégociation des contrats et l’archivage des données ont permis de réaliser des économies de 17 millions de dollars la première année et de 72 millions de dollars sur cinq ans.
Les avantages de la rationalisation des applications dépassent largement la simple réduction des coûts. Elle améliore l’expérience des professionnels de santé, réduit la fatigue liée aux multiples identifiants et simplifie la formation. La normalisation des systèmes favorise l’interopérabilité, assure la conformité réglementaire et renforce la cybersécurité en limitant l’exposition aux failles de sécurité.
Cependant, la mise en œuvre d’une stratégie AppRat peut être freinée par des priorités concurrentes, la crainte de perturbations ou un manque d’expertise interne. Il est particulièrement important de documenter et de partager les connaissances concernant les applications internes, héritées ou nécessitant des compétences spécialisées. « De nombreuses organisations pensent que ces applications disparaîtront avant l’expert en la matière, mais la réalité est que des réorganisations, des départs à la retraite et des licenciements se produisent », souligne Amy Penning, analyste d’applications senior chez CereCore.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est essentiel de créer et de maintenir une documentation complète pour chaque application, en intégrant les mises à jour en temps réel. Cela permet non seulement de mieux gérer les applications en fin de vie, mais aussi d’améliorer leur support au quotidien. Des efforts de rationalisation peuvent ainsi entraîner une réduction de 30 % des tickets d’assistance informatique et une amélioration de 20 à 25 % de l’efficacité des flux de travail cliniques.
Il n’est pas nécessaire de disposer d’une équipe importante pour lancer une stratégie AppRat. Il est préférable de commencer par un simple inventaire, puis de l’enrichir progressivement en fonction des ressources et des priorités de l’organisation. L’implication des équipes informatiques, cliniques, financières et de conformité est essentielle pour garantir que les décisions sont éclairées et alignées sur les objectifs stratégiques.
L’utilisation d’outils et de cadres existants peut accélérer le processus et réduire la charge de travail. Il est crucial de mettre en place des flux de travail qui permettent de mettre à jour l’inventaire des applications en temps réel, en tenant compte des modifications de contrat, des mises à jour de version et des changements de propriété. Pour les organisations qui manquent de ressources internes, faire appel à un partenaire spécialisé peut être une solution efficace.
« La mise hors service d’une seule application peut entraîner des économies significatives et une réduction des risques », conclut Amy Penning. « Mais la rationalisation des applications n’est pas seulement un exercice informatique ; elle soutient les objectifs organisationnels les plus stratégiques et permet de réorienter les ressources vers des initiatives d’innovation. »
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